Статьи и кейсы по 1С и автоматизации бизнеса

Проблема Компания решила перейти с одной облачной базы 1С:УНФ на другую — с иначе устроенным учетом: новым планом счетов, другой аналитикой по проектам, отказом от части старых механизмов. Обе базы находятся в 1С:Фреш, то есть прямого доступа к файлам или конфигуратору нет, есть только программный интерфейс. Стандартный сценарий перехода в такой ситуации выглядит рискованно: выгрузить остатки на дату отсечки вручную и надеяться, что дата отсечки не сдвинется второй раз вручную вводить все текущие операции с этого момента до реального переключения в новую базу начинать сверку заново, если в процессе перехода что-то поменялось в старой базе (а оно почти всегда меняется) если после переключения выяснилось, что часть данных не перенесли, — вручную искать, что именно и почему Штатный обмен данными между базами здесь тоже не спасает: он переносит документы как есть, вместе со всем мусором старой базы, и не учитывает, что в новой базе другая структура учета — свой план счетов, справочники и правила. При объеме в тысячи документов в месяц это потребует неделю ручной работы бухгалтерии или приведет к ошибкам, которые всплывут через квартал при закрытии периода. А нам надо было перенести множество связанных документов: банковские выписки заказы покупателей, поставщикам приходные и расходные накладные движения по складу Что мы сделали Мы разработали инструмент, который умеет читать одну базу 1С и писать в другую напрямую через API, без выгрузок в Excel и ручного ввода. Три ключевых свойства инструмента: Можно гонять сколько угодно раз до реального перехода. Инструмент понимает, что уже перенесено, а что нет. Тестово прогнали сегодня — посмотрели, как это выглядит в новой базе, показали заказчику. Через неделю прогнали еще раз — перенеслось только то, что появилось за неделю, старое не задвоилось. Финальный прогон в день переключения — с помощью той же команды, только с более узким временным окном Ничего не портит то, что уже есть в новой базе. Если в новой базе документ уже завели вручную или его перенес кто-то другой, инструмент его не трогает. Если документ изменили в старой базе после первого переноса — обновляет. Если правки внесли с обеих сторон — помечает как требующий внимания пользователя После каждого прогона — отчет о том, что и как перенеслось. В таблице есть информация о том, сколько документов было в старой базе и сколько появилось в новой, есть ли расхождения по суммам и ссылки, которые ни на что не указывают. Отдельно — что не смогли перенести и почему, чтобы пользователь сам решил, что с этим делать Комментарий эксперта “ Мы позаботились и о безопасности исходной базы: в ней в это время работают люди, и переносить в нее что-либо нельзя. Поэтому наш инструмент не умеет писать в старую базу — канала для записи туда просто нет. Сергей Мордвин Собственник компании «Простые решения», эксперт по автоматизации налогового учета и 1С:УНФ Результат Документов перенесено за полтора месяца 1 384 Расхождений после сверки 0 Объектов справочников создано автоматически (номенклатура, контрагенты, счета, сотрудники и т. п.) 460 Время полного прогона вместе со сверкой ~15 минут В процессе заказчик попросил расширить охват — добавить еще один тип документов, которого изначально не было в плане. Это заняло несколько часов: мы использовали тот же инструмент и принцип «прогнать — сверить». Что неожиданное нашли в процессе Инструмент обнаружил, что кто-то еще параллельно переносит данные в новую базу — несколько сотен документов появились помимо нашей работы. Вместо того чтобы задвоить их, инструмент сверил чужую работу с исходной базой, убедился, что она корректна, и принял ее как уже перенесенную. Также интрумент нашел пару документов, которые ссылались на объекты, отсутствующие в новой базе, — их создали вручную, без учета связей между документами. Такие места инструмент выносит в отчет для проверки человеком. Часть решений мы сознательно оставили за заказчиком. Например, мы не стали автоматически раскладывать новые позиции номенклатуры по старым учетным категориям, потому что они тянут за собой счета учета. Слепой перенос по старой логике сломал бы проводки в новой структуре. Мы дали клиенту заготовку с подсказками, чтобы он принял решение самостоятельно. Чем наше решение отличается от скрипт-выгрузки Сопоставление объектов не по одному признаку. Один и тот же контрагент или склад в двух базах — это разные объекты с разными внутренними номерами. Сопоставлять только по названию опасно: одинаковые названия иногда означают разные объекты, а разные названия — один и тот же. Правильный подход — каскад: точное совпадение → решение человека, зафиксированное один раз → служебные признаки → и в последнюю очередь — название с проверкой уникальности кандидата Проверка ссылок — забота инструмента, а не платформы. 1С не мешает записать документ со ссылкой на несуществующий объект и создает «пустое место». Отслеживать это нужно самим до записи, а не через месяц при закрытии периода Всё обратимо. Любой прогон можно откатить, не трогая ни чужие документы, ни то, что уже приняли как перенесенное. Это позволяет пробовать перенос на реальной боевой базе Когда можно использовать инструмент Инструмент можно применять не только при переезде между двумя базами в 1С:Фреш. Тот же подход работает в случаях: слияния или разделения компаний, когда нужно свести две базы в одну или наоборот смены типовой конфигурации с изменением структуры учета переноса между разными способами размещения (облако → сервер, сервер → облако) любой ситуации, где перенос данных — это не разовая операция, а процесс, который нужно контролировать в течение недель #BLOCK_LINK# У вас есть похожая задача? Оставьте заявку — обсудим, что именно нужно перенести и в какие сроки Оставить заявку

Платежное поручение прошло, товар получен, всё документально оформлено — но в помощнике 3-НДФЛ сумма не изменилась. Или изменилась, но меньше, чем должна была. Материальные расходы — самая запутанная строка декларации ИП. Она складывается из трех потоков, и в каждом из них свое правило признания. Разобравшись один раз, вы сможете самостоятельно объяснять любое расхождение между тем, что «оплачено» по выпискам, и тем, что видит декларация. Партионный учет МПЗ из всего учета ИП сильнее всего завязан на хронологию. Одна накладная задним числом — и пересчитывается вся цепочка партий; на больших объемах перепроведение месяца растягивается на дни. Если уперлись в это — напишите нам. Три потока — три правила В декларации 3-НДФЛ строка Материальные расходы одна. В 1С:Бухгалтерии за ней скрываются три абсолютно разных механизма: Товары для перепродажи. Купили готовый товар, продали без переработки. Расход признается в момент оплаты поставщику. Реализация покупателю для этого не нужна — это прямое следствие решения ВАС РФ № ВАС-9939/10 (разберем ниже) Сырье и материалы для производства. Купили материалы, из них что-то произвели. Расход признается в момент выпуска готовой продукции — при условии, что материалы к этому моменту уже оплачены Иные материальные расходы (ИМР). Материалы, которые списываются напрямую в расходы, минуя производство: канцелярия, расходники для оборудования, бытовая химия. Расход признается, когда и оплачено, и списано — оба условия одновременно Почему так важно понимать разницу? Потому что типичная ошибка в разборах — применять правило одного потока к другому. «Оплатил — значит расход» работает только для товаров, но не для производственных материалов. «Списал — значит расход» не работает ни для одного потока без оплаты. Три потока мат. расходов ИП в 1С: разные правила признания для товаров (оплачено + получено + продано + покупатель оплатил), материалов (оплачено + списано), иных мат. расходов (оплачено + принято) Товары для перепродажи: расход по оплате поставщику Механизм простой: получили товар, оплатили поставщику — расход зафиксирован. 1С ведет по этому потоку регистр накопления и при проведении платежного поручения делает соответствующую запись. Важный нюанс про настройку: в карточке вида деятельности (Настройки налогов и отчетов — НДФЛ (ИП)) есть флаг Получение дохода от реализации (оплаты покупателя). По умолчанию он снят. Если его включить — программа потребует еще и факт продажи покупателю. Рядом с этим флагом 1С честно пишет, что он основан на положении Порядка учета Минфина, признанном недействующим решением ВАС РФ. Держать этот флаг включенным — консервативная позиция, которая занижает расходы текущего года. Учетная политика ИП: флаг Получение дохода от реализации в карточке вида деятельности при включении требует факта оплаты покупателем до признания мат. расхода Почему расход по оплате, а не по реализации Это самый частый вопрос по товарам. В интернете и в части старых материалов встречается утверждение, что расход по товарам ИП признается только после реализации покупателю. Так было — до 2010 года. Книга учета доходов и расходов ИП ведется по форме из Порядка учета доходов и расходов и хозяйственных операций для индивидуальных предпринимателей, утвержденного совместным приказом Минфина России № 86н и МНС России № БГ-3-04/430 от 13.08.2002. В исходной редакции Порядка пункт 13 и подпункты 1–3 пункта 15 требовали признавать материальные расходы (в том числе стоимость товаров) только в том периоде, когда получен доход от их реализации. Решением ВАС РФ от 08.10.2010 № ВАС-9939/10 эти нормы признаны недействующими как противоречащие Налоговому кодексу — пункту 1 статьи 221 и статье 273 НК РФ. Логика суда: глава 23 НК (НДФЛ) для состава расходов отсылает к главе 25 (налог на прибыль); при кассовом методе (статья 273 НК) материальный расход признается по факту оплаты, и дополнительного условия «дождаться реализации» Кодекс не содержит — значит, вводить его подзаконным актом Минфин был не вправе. Поэтому позиция по умолчанию в 1С такая: товар оприходован и оплачен поставщику — расход признан, реализация покупателю не требуется. Флаг Получение дохода от реализации как раз и переключает программу обратно на отмененную судом редакцию Порядка. Купили 10 единиц, оплатили поставщику, а к концу года продали только 5 — при снятом флаге в расход уйдут все 10, при установленном — только 5. Если товары позднее передаются в производство или списываются в хозяйственные нужды — они выходят из потока «Товары» и уходят в производство или в иные материальные расходы. Двойного счета нет: 1С отслеживает такие «превращения». Когда товар меняет поток Есть ситуации, когда один и тот же товар не проходит классический путь «купили → оплатили → продали». Вместо этого он уходит в другой поток, и расход считается уже по правилам того потока. Товар списали на собственное потребление. Например, взяли со склада расходники или бытхимию для собственных нужд, а не для продажи. В 1С это оформляется как списание в хозяйственные нужды — товар переходит в категорию иных материальных расходов. В декларации он появится в строке ИМР, а не в товарах. Из суммы потока «Товары» эта сумма вычтется Из товара выпустили продукцию. Купили комплектующие как товар для перепродажи, а потом часть ушла в производство — собрали из них готовый продукт. В 1С такое превращение фиксируется через регистр оборотов МПЗ. Расход по таким товарам попадет в поток «Производство» и будет признан в момент выпуска продукции, а не при оплате поставщику Комплектация товаров. Из нескольких позиций собрали один товарный набор. Здесь товары превращаются в другие товары. Все они остаются в потоке «Товары», но перераспределяются между партиями Во всех трех случаях расширение «Расчет налога ИП НДФЛ» показывает вычитаемые суммы отдельными строками прямо в карточке Товары: «Товары в производство» и «Списано в иные мат.расходы (учтено в строке ИМР)». Итоговая сумма потока — это оплаченный приход минус всё ушедшее в другие потоки. Сырье и материалы: расход в момент выпуска продукции Здесь цепочка длиннее. Результат в декларации появляется не когда купили и не когда оплатили, а когда выпустили продукцию из оплаченных материалов. Схема (рекомендуемый режим — материалы списываются в самом выпуске): купили материалы → запись о поступлении, оплата пока не зафиксирована оплатили поставщику → партия материала помечается как оплаченная выпустили продукцию (Отчет производства за смену) → на закладке Материалы этого же документа списываете израсходованное сырье, привязывая его к выпущенной продукции. Создается партия готовой продукции, которая «помнит» оплаченность исходных материалов Именно выпуск — точка признания расхода: оплаченные материалы, ушедшие в выпуск, попадают в декларацию. Реализовывать готовую продукцию для этого не нужно — основание то же, что у товаров (решение ВАС РФ № ВАС-9939/10). Комментарий эксперта “ Ключевой момент: списывать материалы нужно прямо в Отчете производства за смену, а не отдельным Требованием-накладной. Только в выпуске сырье привязывается к конкретной продукции и «помнит» свою оплаченность. Если списать материалы Требованием-накладной, эта привязка теряется — и в расходы на производство они не попадут (об этом ниже). Требование-накладная уместна лишь для вспомогательных материалов, которые в саму продукцию не входят (про исключение ниже). Сергей Мордвин Собственник компании «Простые решения», эксперт по автоматизации налогового учета и 1С:УНФ Про даты. Расход привязан к периоду выпуска, но входит в него только оплаченная часть материалов. Выпустили в декабре, а с поставщиком рассчитались в январе — расход уйдет в следующий год, по дате оплаты. Перед закрытием года стоит свести выпуски и оплаты поставщикам в один период. Контрольная цифра. Оборот по дебету счета 20 примерно равен расходу по этому потоку в декларации + стоимость выпуска с неоплаченными материалами. Если в БУ Дт 20 заметно больше суммы в декларации — часть выпуска сделана из материалов, за которые еще не расплатились с поставщиком. Частичная оплата. Если к моменту выпуска материалы оплачены только частично, в расходы войдет пропорциональная доля. Купили материалов на 100 000 ₽, выпустили продукцию в сентябре, но оплатили поставщику 50 000 ₽ — в расходы сентября попадет 50 000 ₽. Доплатили остаток в ноябре — еще 50 000 ₽ войдут в расходы ноября, хотя выпуск давно закрыт. Практическая рекомендация для ИП с производством Поведение зависит от флага в учетной политике Учет выпуска продукции по данным продаж. Если флаг включен, 1С сама берет состав материалов из спецификации при реализации готовой продукции. Материалы в Отчет производства за смену заполнять не нужно. Если флаг не включен, материалы обязательно нужно перечислять на закладке Материалы документа Отчет производства за смену. Если этого не сделать (например, списать материалы через отдельный документ Требование-накладная), то таблица 1.5а КУДиР не заполнится — эти материалы просто не войдут в расходы на производство. Программа при попытке провести документ без заполненной закладки предупредит, но если предупреждение обойти — последствие именно такое: расход потеряется. Исключение: Требование-накладная правомерно для материалов на общепроизводственные и общехозяйственные нужды, для спецодежды и спецоснастки. Такие материалы в производство готовой продукции не входят — они идут в поток «Иные материальные расходы» и попадают в КУДиР по правилам ИМР (оплачено + списано + закрытие месяца). Независимо от способа: материалы должны быть оплачены поставщику. Неоплаченные в КУДиР не попадут ни при каком варианте. Иные материальные расходы: оплачено и списано Канцтовары, расходники, хозтовары — всё, что списывается в расходы напрямую, без выпуска продукции, — в бухучете идут на 26-й или 44-й счет. В этот же поток попадают два вида расходов, которые часто относят не туда: дополнительные расходы на приобретение (доставка, погрузка, транспорт при закупке) — это ИМР, а не отдельная строка. Они включаются в себестоимость конкретных партий товаров или материалов и влияют на расчет при списании по FIFO комиссионное вознаграждение маркетплейса (то, что посредник удерживает из выручки) — тоже ИМР. Признается при проведении документа Отчет комиссионера о продажах, а не отдельным платежом Правило жесткое: и оплачено, и списано. Купили и оплатили, но на склад еще не дали в работу — ноль. Взяли со склада, но оплатили через месяц — ноль, пока не оплатите. При этом запись в налоговый регистр делает регламентная операция, а не документ списания. Если закрытие месяца не выполнено — по ИМР в декларации будет ноль, даже если все условия фактически выполнены. Проверяйте это в первую очередь, когда суммы ИМР «пропадают». Аванс поставщику: когда он становится расходом Частая ситуация: перечислили поставщику аванс, но товар пришел позже. В 1С при получении товара в ИП МПЗ появится запись с «оплатой», но пустой (не зафиксированной). Только когда аванс зачтется в счет поставки, запись обновится, и товар станет «оплаченным». Если зачет аванса прошел некорректно (например, при ручных операциях или исправлениях задним числом), партия может зависнуть в состоянии «получено, но не оплачено» и в расходы не пойдет. Проверить это можно через сверку: если по счету 60 задолженность закрыта, а товар в декларации не отражается — значит, зачет аванса не сработал. Отрицательные остатки учета МПЗ: как незаметно теряются расходы Это серьезная проблема, которую видно не сразу. В налоговом учете МПЗ у ИП применяется партионный метод FIFO: каждая партия товара или материала «помнит» дату оплаты. Расход признается, только когда списывается именно оплаченная партия. Если в учете накапливаются ситуации, когда материал списывается раньше, чем приходит в систему — появляются отрицательные остатки партий. По сути, программа видит: «списываем то, чего формально еще нет». Такое бывает при: включенной настройке Разрешить списание запасов при отсутствии остатков по данным учета (Администрирование — Проведение документов): она позволяет провести документ реализации без фактических остатков и нередко остается включенной, после того как «срочно понадобилась один раз» исправлении документов задним числом ручных списаниях без привязки к партии поступления загрузке данных из внешних систем без соблюдения хронологии Чем это опасно для налога: при отрицательном остатке партии 1С не может корректно выполнить расчет по FIFO, и часть расходов просто не попадает в декларацию. Налог оказывается завышенным. Один из наших клиентов — ИП из сферы общественного питания — несколько лет вел учет с накопленными расхождениями. На момент диагностики 44 % позиций в налоговом учете МПЗ находились в минусе, отрицательные остатки превысили 24 млн ₽. Значительная часть реальных расходов в декларации не отражалась — ИП переплачивал НДФЛ. Исправление потребовало последовательной перепроводки документов и нескольких итераций корректировки регистров. Как проверить: в 1С можно сформировать отчет по остаткам регистра ИП МПЗ с отбором отрицательные остатки. Если такие позиции есть — это сигнал для разбора хронологии документов. Быстрая диагностика материальных расходов Все ли месяцы закрыты — без регламентной операции ИМР не пройдут в декларацию никогда Нет ли отрицательных остатков в налоговом учете МПЗ — они означают, что часть расходов потеряна Зачет авансов поставщикам — если аванс перечислен, товар получен, но в декларации его нет — смотреть на корректность зачета по 60-му счету Дата выпуска продукции — не дата списания материалов, а именно выпуск определяет период расхода Виды МПЗ при поступлении — если товар оприходован как материал или наоборот, цифры разойдутся по потокам Сверка с 60-м счетом: поступило (Дт 10 + Дт 41) минус прирост кредиторки ≈ материальные расходы в декларации Наше расширение Расчет налога ИП НДФЛ показывает материальные расходы с разбивкой на три потока. По каждой сумме — детализация по поставщикам и документам. Если расход потерялся — можно найти, на каком именно шаге. В следующей статье разберем амортизацию: почему в бухучете начислено 2–3 млн, а в декларации оказывается в разы меньше — и что с этим делать. #BLOCK_LINK# Нужна помощь консультанта или программиста 1С? Наши специалисты готовы решить ваши задачи Оставить заявку

Публикации