Учет доходов и расходов в программе «Айлант:Управление ЖКХ»

Сразу хочется сделать небольшое уточнение, данная статья не о бухгалтерском учете доходов и расходов, а скорее об управленческом. Программа «Айлант:Управление ЖКХ»представляет собой грамотный симбиоз бухгалтерского и налогового учета с коммунальным учетом. Статья посвящена настройке и работе с «коммунальной» частью данной программы в части учета доходов и расходов.

Рассмотрим такие аспекты как:

Основные понятия в учете доходов и расходов

Настройка параметров коммунального учета, справочников и их взаимосвязь в программе:

Шаг 1. Настройка параметров учета
Шаг 2. Настройка справочников
Шаг 3. Работа с документами
Шаг 4. Построение отчетов для анализа доходов и расходов

Основные понятия в учете доходов и расходов

Прежде чем приступить к программе, нужно определиться с тем, насколько детально мы хотим видеть наши доходы и расходы. В идеале нужно набросать список статей доходов и расходов, которые имеет наша организация и постараться их структурировать и только после этого осуществлять настройку программы, так как включение лишней аналитики может привести к загромождению учета и не корректному отображению отчетов. Перечень доходов и расходов единый для всех зданий, и не нужно создавать индивидуальный список по каждому дому. Пример статей доходов:

Содержание и ремонт
Электроэнергия
Водоснабжение и водоотведение

Пример статей расходов:

Спецодежда и инвентарь
Ресурсоснобжающие организации
Работы
Материалы и прочие услуги
Заработная плат

Для целей учета доходов и расходов по зданиям в программу встроена система подомового учета. Она позволяет:

планировать расходы и доходы по зданиям
учитывать фактические расходы и доходы по зданиям
делать сравнительный план-фактный анализ доходов и расходов
распределять расходы и доходы между зданиями по различным характеристикам

Настройка параметров коммунального учета, справочников и их взаимосвязь в программе

Шаг 1. Настройка параметров учета

Первым делом нужно настроить параметры коммунального учета. Данные параметры являются основой всего и вся. Поэтому нужно внимательно отнестись к каждому из пунктов.

На этом этапе принимаются судьбоносные решения относительно:

Порядка учета доходов
Использования разделов учета
Отображение оплат в подомовом учете

Порядок учета доходов

Учет доходов может осуществляться по начислениям либо по фактической оплате.

В первом случае, доходом будет считаться сумма начислений, во втором — сумма фактически полученных денежных средств.

Что считать своим доходом принимает решение само предприятие, в соответствии с потребностями управленческого учета.

Вести учет с использованием разделов учета

При установке флага «Вести учет с использованием разделов учета» у организации появляется возможность ввести укрупненные разрезы аналитического учета своих доходов и расходов, то есть расходы и доходы по этим разделам будут учитываться раздельно, независимо друг от друга. Например выделяем такие разделы как: Благоустройство, Капитальный ремонт, Коммунальные услуги, Текущий ремонт.

В программе выбор этой настройки повлечет за собой доступ к полю «Раздел учета» в карточке вида начисления на закладке «Учет доходов» и в учетных регистрах будут заполнены соответствующие поля.

Отражать оплаты в подомовом учете после регистрации

Эта настройка отвечает за то, чтобы автоматически отражать в учете доходы при способе учета «по фактической оплате» при проведении документов по оплатам. Если не устанавливать эту настройку, то для того, чтобы доходы были учтены нужно будет в конце месяца сделать дополнительный документ по их учету — «Учет доходов по зданиям».

Шаг 2. Настройка справочников

В подомовом учете используются справочники двух типов:

служат для раскрытия перечня доходов и расходов с нужной степенью детализации: «Разделы учета», «Виды расходов», «Виды доходов»
служат для задания правил распределения расходов и определения доходов: «Источники доходов и расходов», «Способы распределения по зданиям».

Рассмотрим подробнее назначение этих справочников.

Разделы учета — содержит разделы учета, в разрезе которых формируются доходы и расходы по зданиям
Виды доходов — содержит перечень видов доходов
Виды расходов — содержит перечень расходов по обслуживанию здания

Элементы справочников выбираются в документах и позволяют классифицировать:

каждый понесенный нами расход в разрезе: разделов учета, видов расхода
каждый понесенный нами доход в разрезе: разделов учета, видов дохода

Разделы учета — самый крупный разделитель наших доходов\расходов, в качестве его элементов могут выступать, например:

коммунальные услуги
капитальный ремонт
текущий ремонт
благоустройство

Виды расходов — второй уровень детализации расходов. В этом справочнике мы должны разбить все наши расходы в соответствии с нашей деятельностью.

Можно создать в нем иерархическую структуру: группы и в каждой группе необходимые элементы:

Группы:

Спецодежда и инвентарь
Ресурсоснобжающие организации
Работы
Материалы и прочие услуги
Заработная плата

И в каждой из групп можно по необходимости создать более детальные элементы:

Справочник «Виды доходов» — второй уровень детализации доходов. В этом справочнике мы должны разбить все наши доходы в соответствии с нашей деятельностью.
В данном справочнике так же можно создать более крупные разделы — группы.
И более детальные элементы групп, например:

Рассмотрим справочники, служащие для распределения расходов.

Справочник «Источники доходов и расходов» содержит информацию о видах источников доходов и расходов. Например можно выделить такие источники доходов как:

Справочник служит для автоматического заполнения документов «Учет доходов» и «Учет расходов по зданиям».
В справочнике «Источники доходов и расходов» указываем виды начислений, из которых будет формироваться доход этому источнику.
То есть источник доходов нужен для того чтобы обобщить доходы по нескольким видам начислений в одном источнике дохода и автоматически сформировать по нему документ, отражающий доход в учетной системе.
Например рассмотрим настройку для источника дохода «Поступления за водоснабжение и водоотведение»:

Справочник «Способы распределения по зданиям». Часть расходов организации можно однозначно отнести к конкретному зданию, но некоторые расходы должны распределяться между зданиями(так как доля расхода относится к каждому из зданий). За порядок распределения этих доходов отвечает справочник «Способы распределения по зданиям». Распределять расходы/доходы по зданиям можно в равных долях либо пропорционально характеристикам здания. «Способ расчета» — способ распределения суммы (или количества) доходов/расходов между зданиями.
Рассмотрим примеры способов расчета, в приведенной ниже таблице:

Например:

Подробнее о заполнении справочников можно прочитать в пособии Айлант: «Подомовой учет»

Шаг 3. Работа с документами

Для учета доходов:

методом начисления используются документ: Документ «Учет доходов по зданиям»
методом «по фактической оплате» , БЕЗ установленного признака «Отражать оплаты в подомовом учете после регистрации» : Документ «Учет доходов по зданиям»
методом «по фактической оплате» , при установленном признаке «Отражать оплаты в подомовом учете после регистрации» :«Регистрация оплаты по лицевому счету»;«Регистрация оплаты списком»; «Регистрация возврата по лицевому счету»;«Зачет авансов и переплат»; «Приходный кассовый ордер», «Поступление на расчетный счет»

ВАЖНО: в карточке видов начисления на закладке «Учет доходов» должен быть указан вид дохода, на который буду отнесены суммы оплаты.

Для учета расходов используются документы:

Стандартные бухгалтерские документы:

«Поступление товаров и услуг» — расходы по полученным услугам
«Авансовый отчет» — расходы по полученные через подотчетника
«Требование-Накладная» — расходы по МПЗ

Специализированный документ коммунального учета:

«Учет расходов по зданиям» — расходы по заработной плате, выполненным работам и прочие расходы, которые не возможно зарегистрировать перечисленными выше бухгалтерскими документами.

Учет доходов

Метод учета по фактической оплате, с установленным признаком «Отражать оплаты в подомовом учете после регистрации»

При данной настройке параметров учета доходы в учетной системе будут автоматически фиксироваться при проведении документов, регистрирующих оплаты. Таких как:

Регистрация оплаты по лицевому счету
Регистрация оплаты списком
Регистрация возврата по лицевому счету
Зачет авансов и переплат
Приходный кассовый ордер, Поступление на расчетный счет

Однако ВАЖНО обратить внимание на настройку справочника видов начисления, в нем на закладке «Учет доходов» ОБЯЗАТЕЛЬНО должен быть указан вид дохода, на который буду отнесены суммы оплаты. Подробнее о отражении оплат можно прочитать на сайте поддержки Айлант ЖКХ.

При данной настройке параметров учета доходы в учетной системе будут фиксироваться только документом «Учет доходов по зданиям».
Данный документ создается раз в месяц, в конце месяца по каждому из источников дохода. Существует два способа заполнения данного документа: автоматически и вручную.
Для автоматического заполнения выбираем источник доходов и нажимаем кнопку «Заполнить» — «По источнику дохода» , после чего табличная часть документа заполнится данными по начислениям и оплатам, включенным в данный источник доходов. Программа понимает что считать доходом по этому источнику из настройки справочника «Источники доходов и расходов» закладка «Виды начислений».

Учет расходов

Учет расходов бухгалтерскими документами
Расходы в подомовом учете могут быть отражены бухгалтерскими документами: «Поступление товаров и услуг», «Требование-Накладная» и «Авансовый отчет».

Если известны дома на которые должны распределяться конкретные суммы расхода, то в табличной части документа указывается конкретное здание, вид расхода и раздел учета. Например:

Если нужно пропорционально распределить расход по нескольким зданиям, то мы указываем в табличной части поступления «вид расхода», «раздел учета»и нажимаем кнопку «подомовой учет» для распределения.

после нажатия кнопки выполнить заполняется список зданий и необходимо выбрать способ распределения по зданиям и нажать «Рассчитать»- «Рассчитать все».

После расчета нужно нажать кнопку «ОК». И провести документ.

Учет расходов специализированным документом коммунального учета «Учет расходов по зданиям»

Предназначен для учета предоставляемых работ и услуг и распределения расходов здания по статьям затрат. Документ можно использовать например для отражения расходов по заработной плате. Табличная часть документа заполняется вручную.

Для того, чтобы распределить этот расход по зданиям нужно выбирать способ, которым он будет распределяться на закладке «Настройки».

После чего заполняется закладка “здания”, либо каждое здание добавляется вручную, либо по кнопке “заполнить” - “списком зданий”.

После чего заполняется закладка «Распределение по зданиям» , по нажатию кнопки «По зданиям» — «Распределить».

Так же есть возможность в программе создать смету учета, для этого используется специализированный документ - «Смета доходов и расходов». Подробнее об этом документе и оформлении выше перечисленных документов можно прочитать на сайте Айлант ЖКХ.

Шаг 4. Построение отчетов для анализа доходов и расходов

Отчеты данного раздела делятся на три категории:
Отчеты по денежным средствам

Отчет «Движение денежных средств по зданиям» содержит информацию о движении денежных средств по зданиям в разрезе разделов учета, в том числе информацию об остатках денежных средств на начало и на конец периода, суммы доходов и расходов.

Отчет «Движение денежных средств видам расходов» содержит информацию о движении денежных средств по зданиям и видам расходов, в том числе информацию об остатках денежных средств на начало и на конец периода, суммы доходов и расходов.

Отчеты по расходам

Отчет «Реестр расходов» содержит информацию о видах расходов по зданиям за выбранный период.

В данном отчете настраиваем группировки:

При этом можно вывести виды расходов с типом группировки «Без иерархии», в этом случае в отчет попадут виды расхода без групп, то есть элементы справочника.
В этом случае отчет выводится в виде:

При этом можно вывести виды расходов с типом группировки «Только иерархия», в этом случае в отчет попадут виды расхода по группам.
В этом случае отчет выводится в виде:

Отчет по доходам

Для того, чтобы проанализировать доходы специализированного отчета нет, но можно удобно настроить универсальный отчет для их анализа. Для этого:

Нажимаем настройки

Получаем отчет:

Нажимаем на кнопку сохранить отчет:

Для того, чтобы в дальнейшем использовать эту настройку, нужно открыть универсальный отчет, нажать на кнопку и выбрать сохраненную настройку.

Сводные отчеты по доходам и расходам

Универсальный отчет так же можно построить для сводного анализа доходов и расходов, если его построить:

В этом отчете приход - наш доход, а расход - наши расходы.

Отчет «План-фактный анализ сметы» предназначен для получения детальной информации о доходах и расходах за указанный период.

Заключение

Таким образом, управленческий учет доходов и расходов сводится к четырем простым шагам, надеемся, что наша статья помогут вам значительно облегчить свою работу с данным разделом. Если вам необходима помощь во внедрении данного функционала, оставьте заявку и мы с радостью вам поможем.