Сразу хочется сделать небольшое уточнение, данная статья не о бухгалтерском учете доходов и расходов, а скорее об управленческом. Программа «Айлант:Управление ЖКХ» представляет собой грамотный симбиоз бухгалтерского и налогового учета с коммунальным учетом. Статья посвящена настройке и работе с «коммунальной» частью данной программы в части учета доходов и расходов.
Рассмотрим такие аспекты как:
- Основные понятия в учете доходов и расходов
- Настройка параметров коммунального учета, справочников и их взаимосвязь в программе:
Шаг 2. Настройка справочников
Шаг 3. Работа с документами
Шаг 4. Построение отчетов для анализа доходов и расходов
Основные понятия в учете доходов и расходов
Прежде чем приступить к программе, нужно определиться с тем, насколько детально мы хотим видеть наши доходы и расходы. В идеале нужно набросать список статей доходов и расходов, которые имеет наша организация и постараться их структурировать и только после этого осуществлять настройку программы, так как включение лишней аналитики может привести к загромождению учета и не корректному отображению отчетов. Перечень доходов и расходов единый для всех зданий, и не нужно создавать индивидуальный список по каждому дому. Пример статей доходов:
- Содержание и ремонт
- Электроэнергия
- Водоснабжение и водоотведение
- Спецодежда и инвентарь
- Ресурсоснобжающие организации
- Работы
- Материалы и прочие услуги
- Заработная плат
- планировать расходы и доходы по зданиям
- учитывать фактические расходы и доходы по зданиям
- делать сравнительный план-фактный анализ доходов и расходов
- распределять расходы и доходы между зданиями по различным характеристикам
Настройка параметров коммунального учета, справочников и их взаимосвязь в программе
На этом этапе принимаются судьбоносные решения относительно:
- Порядка учета доходов
- Использования разделов учета
- Отображение оплат в подомовом учете
Шаг 2. Настройка справочников
В подомовом учете используются справочники двух типов:- служат для раскрытия перечня доходов и расходов с нужной степенью детализации: «Разделы учета», «Виды расходов», «Виды доходов»
- служат для задания правил распределения расходов и определения доходов: «Источники доходов и расходов», «Способы распределения по зданиям».
Разделы учета — содержит разделы учета, в разрезе которых формируются доходы и расходы по зданиям
Виды доходов — содержит перечень видов доходов
Виды расходов — содержит перечень расходов по обслуживанию здания
Элементы справочников выбираются в документах и позволяют классифицировать:
- каждый понесенный нами расход в разрезе: разделов учета, видов расхода
- каждый понесенный нами доход в разрезе: разделов учета, видов дохода
Разделы учета — самый крупный разделитель наших доходов\расходов, в качестве его элементов могут выступать, например:
- коммунальные услуги
- капитальный ремонт
- текущий ремонт
- благоустройство
Виды расходов — второй уровень детализации расходов. В этом справочнике мы должны разбить все наши расходы в соответствии с нашей деятельностью.
Можно создать в нем иерархическую структуру: группы и в каждой группе необходимые элементы:
Группы:
- Спецодежда и инвентарь
- Ресурсоснобжающие организации
- Работы
- Материалы и прочие услуги
- Заработная плата
И в каждой из групп можно по необходимости создать более детальные элементы:
Справочник «Виды доходов» — второй уровень детализации доходов. В этом справочнике мы должны разбить все наши доходы в соответствии с нашей деятельностью.
В данном справочнике так же можно создать более крупные разделы — группы.
И более детальные элементы групп, например:
Рассмотрим справочники, служащие для распределения расходов.
Справочник «Источники доходов и расходов» содержит информацию о видах источников доходов и расходов. Например можно выделить такие источники доходов как:
Справочник служит для автоматического заполнения документов «Учет доходов» и «Учет расходов по зданиям».
В справочнике «Источники доходов и расходов» указываем виды начислений, из которых будет формироваться доход этому источнику.
То есть источник доходов нужен для того чтобы обобщить доходы по нескольким видам начислений в одном источнике дохода и автоматически сформировать по нему документ, отражающий доход в учетной системе.
Например рассмотрим настройку для источника дохода «Поступления за водоснабжение и водоотведение»:
Справочник «Способы распределения по зданиям». Часть расходов организации можно однозначно отнести к конкретному зданию, но некоторые расходы должны распределяться между зданиями(так как доля расхода относится к каждому из зданий). За порядок распределения этих доходов отвечает справочник «Способы распределения по зданиям». Распределять расходы/доходы по зданиям можно в равных долях либо пропорционально характеристикам здания. «Способ расчета» — способ распределения суммы (или количества) доходов/расходов между зданиями.
Рассмотрим примеры способов расчета, в приведенной ниже таблице:
Например:
Подробнее о заполнении справочников можно прочитать в пособии Айлант: «Подомовой учет»
Шаг 3. Работа с документами
Для учета доходов:
- методом начисления используются документ: Документ «Учет доходов по зданиям»
- методом «по фактической оплате» , БЕЗ установленного признака «Отражать оплаты в подомовом учете после регистрации» : Документ «Учет доходов по зданиям»
- методом «по фактической оплате» , при установленном признаке «Отражать оплаты в подомовом учете после регистрации» :«Регистрация оплаты по лицевому счету»;«Регистрация оплаты списком»; «Регистрация возврата по лицевому счету»;«Зачет авансов и переплат»; «Приходный кассовый ордер», «Поступление на расчетный счет»
Для учета расходов используются документы:
- Стандартные бухгалтерские документы:
- «Поступление товаров и услуг» — расходы по полученным услугам
- «Авансовый отчет» — расходы по полученные через подотчетника
- «Требование-Накладная» — расходы по МПЗ
- Специализированный документ коммунального учета:
- «Учет расходов по зданиям» — расходы по заработной плате, выполненным работам и прочие расходы, которые не возможно зарегистрировать перечисленными выше бухгалтерскими документами.
Учет доходов
Метод учета по фактической оплате, с установленным признаком «Отражать оплаты в подомовом учете после регистрации»
При данной настройке параметров учета доходы в учетной системе будут автоматически фиксироваться при проведении документов, регистрирующих оплаты. Таких как:
- Регистрация оплаты по лицевому счету
- Регистрация оплаты списком
- Регистрация возврата по лицевому счету
- Зачет авансов и переплат
- Приходный кассовый ордер, Поступление на расчетный счет
Данный документ создается раз в месяц, в конце месяца по каждому из источников дохода. Существует два способа заполнения данного документа: автоматически и вручную.
Для автоматического заполнения выбираем источник доходов и нажимаем кнопку «Заполнить» — «По источнику дохода» , после чего табличная часть документа заполнится данными по начислениям и оплатам, включенным в данный источник доходов. Программа понимает что считать доходом по этому источнику из настройки справочника «Источники доходов и расходов» закладка «Виды начислений».
Учет расходов
Расходы в подомовом учете могут быть отражены бухгалтерскими документами: «Поступление товаров и услуг», «Требование-Накладная» и «Авансовый отчет».
Если нужно пропорционально распределить расход по нескольким зданиям, то мы указываем в табличной части поступления «вид расхода», «раздел учета»и нажимаем кнопку «подомовой учет» для распределения.
после нажатия кнопки выполнить заполняется список зданий и необходимо выбрать способ распределения по зданиям и нажать «Рассчитать»- «Рассчитать все».
После расчета нужно нажать кнопку «ОК». И провести документ.
Учет расходов специализированным документом коммунального учета «Учет расходов по зданиям»
Предназначен для учета предоставляемых работ и услуг и распределения расходов здания по статьям затрат. Документ можно использовать например для отражения расходов по заработной плате. Табличная часть документа заполняется вручную.
После чего заполняется закладка «Распределение по зданиям» , по нажатию кнопки «По зданиям» — «Распределить».
Так же есть возможность в программе создать смету учета, для этого используется специализированный документ - «Смета доходов и расходов». Подробнее об этом документе и оформлении выше перечисленных документов можно прочитать на сайте Айлант ЖКХ.
Шаг 4. Построение отчетов для анализа доходов и расходов
Отчеты по денежным средствам
Отчет «Движение денежных средств видам расходов» содержит информацию о движении денежных средств по зданиям и видам расходов, в том числе информацию об остатках денежных средств на начало и на конец периода, суммы доходов и расходов.
Отчеты по расходам
Отчет «Реестр расходов» содержит информацию о видах расходов по зданиям за выбранный период.
В данном отчете настраиваем группировки:
При этом можно вывести виды расходов с типом группировки «Без иерархии», в этом случае в отчет попадут виды расхода без групп, то есть элементы справочника.
В этом случае отчет выводится в виде:
При этом можно вывести виды расходов с типом группировки «Только иерархия», в этом случае в отчет попадут виды расхода по группам.
В этом случае отчет выводится в виде:
Отчет по доходам
Для того, чтобы проанализировать доходы специализированного отчета нет, но можно удобно настроить универсальный отчет для их анализа. Для этого:
Нажимаем настройки
Получаем отчет:
Нажимаем на кнопку сохранить отчет:
Для того, чтобы в дальнейшем использовать эту настройку, нужно открыть универсальный отчет, нажать на кнопку 
и выбрать сохраненную настройку.
Сводные отчеты по доходам и расходам
Универсальный отчет так же можно построить для сводного анализа доходов и расходов, если его построить:
В этом отчете приход - наш доход, а расход - наши расходы.
Отчет «План-фактный анализ сметы» предназначен для получения детальной информации о доходах и расходах за указанный период.
Заключение
Таким образом, управленческий учет доходов и расходов сводится к четырем простым шагам, надеемся, что наша статья помогут вам значительно облегчить свою работу с данным разделом. Если вам необходима помощь во внедрении данного функционала, оставьте заявку и мы с радостью вам поможем.
