Учет доходов и расходов в программе «Айлант:Управление ЖКХ»

Сразу хочется сделать небольшое уточнение, данная статья не о бухгалтерском учете доходов и расходов, а скорее об управленческом. Программа «Айлант:Управление ЖКХ» представляет собой грамотный симбиоз бухгалтерского и налогового учета с коммунальным учетом. Статья посвящена настройке и работе с «коммунальной» частью данной программы в части учета доходов и расходов.

Рассмотрим такие аспекты как:

Основные понятия в учете доходов и расходов

Настройка параметров коммунального учета, справочников и их взаимосвязь в программе:

Шаг 1. Настройка параметров учета
Шаг 2. Настройка справочников
Шаг 3. Работа с документами
Шаг 4. Построение отчетов для анализа доходов и расходов

Основные понятия в учете доходов и расходов

Прежде чем приступить к программе, нужно определиться с тем, насколько детально мы хотим видеть наши доходы и расходы. В идеале нужно набросать список статей доходов и расходов, которые имеет наша организация и постараться их структурировать и только после этого осуществлять настройку программы, так как включение лишней аналитики может привести к загромождению учета и не корректному отображению отчетов. Перечень доходов и расходов единый для всех зданий, и не нужно создавать индивидуальный список по каждому дому. Пример статей доходов:

Содержание и ремонт
Электроэнергия
Водоснабжение и водоотведение

Пример статей расходов:

Спецодежда и инвентарь
Ресурсоснобжающие организации
Работы
Материалы и прочие услуги
Заработная плат

Для целей учета доходов и расходов по зданиям в программу встроена система подомового учета. Она позволяет:

планировать расходы и доходы по зданиям
учитывать фактические расходы и доходы по зданиям
делать сравнительный план-фактный анализ доходов и расходов
распределять расходы и доходы между зданиями по различным характеристикам

Настройка параметров коммунального учета, справочников и их взаимосвязь в программе

Шаг 1. Настройка параметров учета

Первым делом нужно настроить параметры коммунального учета. Данные параметры являются основой всего и вся. Поэтому нужно внимательно отнестись к каждому из пунктов.

На этом этапе принимаются судьбоносные решения относительно:

Порядка учета доходов
Использования разделов учета
Отображение оплат в подомовом учете

Порядок учета доходов

Учет доходов может осуществляться по начислениям либо по фактической оплате.

В первом случае, доходом будет считаться сумма начислений, во втором — сумма фактически полученных денежных средств.

Что считать своим доходом принимает решение само предприятие, в соответствии с потребностями управленческого учета.

Вести учет с использованием разделов учета

При установке флага «Вести учет с использованием разделов учета» у организации появляется возможность ввести укрупненные разрезы аналитического учета своих доходов и расходов, то есть расходы и доходы по этим разделам будут учитываться раздельно, независимо друг от друга. Например выделяем такие разделы как: Благоустройство, Капитальный ремонт, Коммунальные услуги, Текущий ремонт.

В программе выбор этой настройки повлечет за собой доступ к полю «Раздел учета» в карточке вида начисления на закладке «Учет доходов» и в учетных регистрах будут заполнены соответствующие поля.

Отражать оплаты в подомовом учете после регистрации

Эта настройка отвечает за то, чтобы автоматически отражать в учете доходы при способе учета «по фактической оплате» при проведении документов по оплатам. Если не устанавливать эту настройку, то для того, чтобы доходы были учтены нужно будет в конце месяца сделать дополнительный документ по их учету — «Учет доходов по зданиям».

Шаг 2. Настройка справочников

В подомовом учете используются справочники двух типов:

служат для раскрытия перечня доходов и расходов с нужной степенью детализации: «Разделы учета», «Виды расходов», «Виды доходов»
служат для задания правил распределения расходов и определения доходов: «Источники доходов и расходов», «Способы распределения по зданиям».

Рассмотрим подробнее назначение этих справочников.

Разделы учета — содержит разделы учета, в разрезе которых формируются доходы и расходы по зданиям
Виды доходов — содержит перечень видов доходов
Виды расходов — содержит перечень расходов по обслуживанию здания

Элементы справочников выбираются в документах и позволяют классифицировать:

каждый понесенный нами расход в разрезе: разделов учета, видов расхода
каждый понесенный нами доход в разрезе: разделов учета, видов дохода

Разделы учета — самый крупный разделитель наших доходов\расходов, в качестве его элементов могут выступать, например:

коммунальные услуги
капитальный ремонт
текущий ремонт
благоустройство

Виды расходов — второй уровень детализации расходов. В этом справочнике мы должны разбить все наши расходы в соответствии с нашей деятельностью.

Можно создать в нем иерархическую структуру: группы и в каждой группе необходимые элементы:

Группы:

Спецодежда и инвентарь
Ресурсоснобжающие организации
Работы
Материалы и прочие услуги
Заработная плата

И в каждой из групп можно по необходимости создать более детальные элементы:

Справочник «Виды доходов» — второй уровень детализации доходов. В этом справочнике мы должны разбить все наши доходы в соответствии с нашей деятельностью.
В данном справочнике так же можно создать более крупные разделы — группы.
И более детальные элементы групп, например:

Рассмотрим справочники, служащие для распределения расходов.

Справочник «Источники доходов и расходов» содержит информацию о видах источников доходов и расходов. Например можно выделить такие источники доходов как:

Справочник служит для автоматического заполнения документов «Учет доходов» и «Учет расходов по зданиям».
В справочнике «Источники доходов и расходов» указываем виды начислений, из которых будет формироваться доход этому источнику.
То есть источник доходов нужен для того чтобы обобщить доходы по нескольким видам начислений в одном источнике дохода и автоматически сформировать по нему документ, отражающий доход в учетной системе.
Например рассмотрим настройку для источника дохода «Поступления за водоснабжение и водоотведение»:

Справочник «Способы распределения по зданиям». Часть расходов организации можно однозначно отнести к конкретному зданию, но некоторые расходы должны распределяться между зданиями(так как доля расхода относится к каждому из зданий). За порядок распределения этих доходов отвечает справочник «Способы распределения по зданиям». Распределять расходы/доходы по зданиям можно в равных долях либо пропорционально характеристикам здания. «Способ расчета» — способ распределения суммы (или количества) доходов/расходов между зданиями.
Рассмотрим примеры способов расчета, в приведенной ниже таблице:

Например:

Подробнее о заполнении справочников можно прочитать в пособии Айлант: «Подомовой учет»

Шаг 3. Работа с документами

Для учета доходов:

методом начисления используются документ: Документ «Учет доходов по зданиям»
методом «по фактической оплате» , БЕЗ установленного признака «Отражать оплаты в подомовом учете после регистрации» : Документ «Учет доходов по зданиям»
методом «по фактической оплате» , при установленном признаке «Отражать оплаты в подомовом учете после регистрации» :«Регистрация оплаты по лицевому счету»;«Регистрация оплаты списком»; «Регистрация возврата по лицевому счету»;«Зачет авансов и переплат»; «Приходный кассовый ордер», «Поступление на расчетный счет»

ВАЖНО: в карточке видов начисления на закладке «Учет доходов» должен быть указан вид дохода, на который буду отнесены суммы оплаты.

Для учета расходов используются документы:

Стандартные бухгалтерские документы:

«Поступление товаров и услуг» — расходы по полученным услугам
«Авансовый отчет» — расходы по полученные через подотчетника
«Требование-Накладная» — расходы по МПЗ

Специализированный документ коммунального учета:

«Учет расходов по зданиям» — расходы по заработной плате, выполненным работам и прочие расходы, которые не возможно зарегистрировать перечисленными выше бухгалтерскими документами.

Учет доходов

Метод учета по фактической оплате, с установленным признаком «Отражать оплаты в подомовом учете после регистрации»

При данной настройке параметров учета доходы в учетной системе будут автоматически фиксироваться при проведении документов, регистрирующих оплаты. Таких как:

Регистрация оплаты по лицевому счету
Регистрация оплаты списком
Регистрация возврата по лицевому счету
Зачет авансов и переплат
Приходный кассовый ордер, Поступление на расчетный счет

Однако ВАЖНО обратить внимание на настройку справочника видов начисления, в нем на закладке «Учет доходов» ОБЯЗАТЕЛЬНО должен быть указан вид дохода, на который буду отнесены суммы оплаты. Подробнее о отражении оплат можно прочитать на сайте поддержки Айлант ЖКХ.

При данной настройке параметров учета доходы в учетной системе будут фиксироваться только документом «Учет доходов по зданиям».
Данный документ создается раз в месяц, в конце месяца по каждому из источников дохода. Существует два способа заполнения данного документа: автоматически и вручную.
Для автоматического заполнения выбираем источник доходов и нажимаем кнопку «Заполнить» — «По источнику дохода» , после чего табличная часть документа заполнится данными по начислениям и оплатам, включенным в данный источник доходов. Программа понимает что считать доходом по этому источнику из настройки справочника «Источники доходов и расходов» закладка «Виды начислений».

Учет расходов

Учет расходов бухгалтерскими документами
Расходы в подомовом учете могут быть отражены бухгалтерскими документами: «Поступление товаров и услуг», «Требование-Накладная» и «Авансовый отчет».

Если известны дома на которые должны распределяться конкретные суммы расхода, то в табличной части документа указывается конкретное здание, вид расхода и раздел учета. Например:

Если нужно пропорционально распределить расход по нескольким зданиям, то мы указываем в табличной части поступления «вид расхода», «раздел учета»и нажимаем кнопку «подомовой учет» для распределения.

после нажатия кнопки выполнить заполняется список зданий и необходимо выбрать способ распределения по зданиям и нажать «Рассчитать»- «Рассчитать все».

После расчета нужно нажать кнопку «ОК». И провести документ.

Учет расходов специализированным документом коммунального учета «Учет расходов по зданиям»

Предназначен для учета предоставляемых работ и услуг и распределения расходов здания по статьям затрат. Документ можно использовать например для отражения расходов по заработной плате. Табличная часть документа заполняется вручную.

После чего заполняется закладка «Распределение по зданиям» , по нажатию кнопки «По зданиям» — «Распределить».

Так же есть возможность в программе создать смету учета, для этого используется специализированный документ - «Смета доходов и расходов». Подробнее об этом документе и оформлении выше перечисленных документов можно прочитать на сайте Айлант ЖКХ.

Шаг 4. Построение отчетов для анализа доходов и расходов

Отчеты данного раздела делятся на три категории:
Отчеты по денежным средствам

Отчет «Движение денежных средств по зданиям» содержит информацию о движении денежных средств по зданиям в разрезе разделов учета, в том числе информацию об остатках денежных средств на начало и на конец периода, суммы доходов и расходов.

Отчет «Движение денежных средств видам расходов» содержит информацию о движении денежных средств по зданиям и видам расходов, в том числе информацию об остатках денежных средств на начало и на конец периода, суммы доходов и расходов.

Отчеты по расходам

Отчет «Реестр расходов» содержит информацию о видах расходов по зданиям за выбранный период.

В данном отчете настраиваем группировки:

При этом можно вывести виды расходов с типом группировки «Без иерархии», в этом случае в отчет попадут виды расхода без групп, то есть элементы справочника.
В этом случае отчет выводится в виде:

При этом можно вывести виды расходов с типом группировки «Только иерархия», в этом случае в отчет попадут виды расхода по группам.
В этом случае отчет выводится в виде:

Отчет по доходам

Для того, чтобы проанализировать доходы специализированного отчета нет, но можно удобно настроить универсальный отчет для их анализа. Для этого:

Нажимаем настройки

Получаем отчет:

Нажимаем на кнопку сохранить отчет:

Для того, чтобы в дальнейшем использовать эту настройку, нужно открыть универсальный отчет, нажать на кнопку и выбрать сохраненную настройку.

Сводные отчеты по доходам и расходам

Универсальный отчет так же можно построить для сводного анализа доходов и расходов, если его построить:

В этом отчете приход - наш доход, а расход - наши расходы.

Отчет «План-фактный анализ сметы» предназначен для получения детальной информации о доходах и расходах за указанный период.

Заключение

Таким образом, управленческий учет доходов и расходов сводится к четырем простым шагам, надеемся, что наша статья помогут вам значительно облегчить свою работу с данным разделом. Если вам необходима помощь во внедрении данного функционала, оставьте заявку и мы с радостью вам поможем.