Статьи про работу в 1С. Делимся опытом

Нет ничего более эффективного, чем проверить реквизиты всех контрагентов на портале ФНС, а добавлять новых контрагентов только указав его ИНН. Посмотрите наш обзор на эту тему. Платформа 1С:Предприятие 8 позволяет эффективно организовать работу с объемной однородной справочной информацией, например, справочником контрагентов. К сожалению, большинство бухгалтеров не знают или не хотят использовать задуманный разработчиками функционал. В этой статье я дам несколько рекомендаций по оптимальной работе со справочником. Узнайте о новых функциях 1С для заведения новых контрагентов Для оптимальной работы со справочником нужно провести целый комплекс мероприятий 1. Организовать правильное именование контрагентов На картинке видно, что для наименования контрагента отведено два поля: "Наименование" (используется для быстрого поиска элемента в справочнике) и "Полное наименование" (используется при формировании экранных форм). Очевидно, что найти Фортуна проще, чем ООО "Фортуна", тем более, для поиска последнего варианта при помощи ввода на клавиатуре придется нажать ООО + пробел + кавычка и только потом начинаются значащие символы. Правила именования очень простые: в поле "Наименование" пишем название контрагента, начиная со значимых символов, и уже за ним пишем организационно-правовую форму, например, Фортуна, ООО. Это позволит нам быстро найти необходимого контрагента и не спутать с похожим названием, но другой ОПФ, например, Фортуна, ОАО в поле "Полное наименование" пишем краткое название контрагента, которое нам необходимо для вывода на печать, например при заведении нового контрагента рекомендуется в обязательном порядке указывать их ИНН и КПП для облегчения поиска возможных дублей контрагентов. Подробнее про дублирующихся контрагентов будет рассказано ниже. Если у вас достаточно большое количество неправильно именованных контрагентов и вы решили оптимизировать свою работу, вам будет целесообразно воспользоваться нашей разработкой, которая изменит наименования контрагентов в соответствии с вышеобозначенными правилами. 2. Использовать метод ввода по строке Большинство пользователей "1С" для выбора контрагента в документе используют привычный по версии 7.7 метод: Нажимают на кнопку "..." и ищут глазами нужного контрагента, иногда помогая себе вводом первых символов наименования с клавиатуры. В технологической платформе "1С:Предприятие 8" разработчики сильно упростили поиск необходимых элементов справочника при помощи метода "Ввод по строке". Его суть в том, что необходимый элемент можно выбрать, написав необходимое наименование в самом реквизите документа. Программа сама найдет и подставит необходимый элемент, причем можно писать наименование не полностью, а первые значащие символы; если найдутся совпадения, то появится список выбора, из которого нужно будет выбрать правильный элемент. Хочется заметить, что для полноценного использования метода ввода по строке необходимо привести в порядок наименования контрагентов. 3. Избавиться от дублей контрагентов Проблему дублирования контрагентов в справочнике многие несправедливо недооценивают. А ведь она является серьезной угрозой как учету, так и бизнесу в целом. Да, это смелое заявление, но давайте разберемся вместе. Допустим, контрагент Фортуна заплатил вам предоплату за товар 1 000 000 рублей. Сотрудник, который оформлял впоследствии отгрузку товара, не был в курсе правил именования контрагентов, недостаточно тщательно осуществил поиск и, ввиду срочности выписки документов, решил завести нового контрагента ООО "Фортуна". Впоследствии эта ситуация забылась и затерялась в потоке текущей работы. Обращаю ваше внимание, Фортуна и ООО "Фортуна" – совершенно разные и никак не связанные друг с другом контрагенты. Таким образом у нас будет "висеть" дебиторская задолженность по ООО "Фортуна" и кредиторская по Фортуне. Итого мы получаем следующую картину: контрагенту ООО "Фортуна" закрывают отгрузку из-за большой кредиторской задолженности на аванс 1 000 000 начисляется и уплачивается в бюджет 152 542,37 руб. НДС предоставляем неверный баланс в банк, учредителям и в налоговую инспекцию. Ситуация кажется неправдоподобной, но в моей практике действительно встречались подобные ситуации. Самое удивительное, что нередко встречаются дубли контрагентов с абсолютно идентичным наименованием. Выявлению подобных дублей будет способствовать использование метода "Ввод по строке" при заполнении реквизитов документов. Страшнее, когда наименование дублирующегося контрагента вводится вообще без связи с кратким наименованием организации (из учредительных документов), например, Магазин а не Фортуна, ООО. В этом случае может помочь поиск по полному наименованию или по ИНН/КПП. Лучший способ исправить этот вид ошибок – предотвратить их появление, например, жестко регламентировать заведение новых контрагентов в систему и периодически осуществлять контрольные проверки при помощи универсальных обработок, доступных на диске ИТС.

Что такое CRM? Если спросить 10 разных экспертов в области CRM, что они понимают под термином «CRM-система», мы получим 10 разных ответов. В общем случае, CRM-система обеспечивает получение, накопление и анализ информации о клиентах и закономерностях их покупательского поведения. Первыми пользователями CRM можно считать врачей. История болезни пациента, где фиксировались все контакты с пациентом, диагнозы, жалобы и назначенное лечение, являлась ничем иным, как упрощенной бумажной CRM системой. Более того, в истории болезни фиксировались планы по следующим визитам, тем самым осуществлялось простейшее планирование работы врача. Современная CRM – это клиентоориентированная стратегия, основанная на передовых управленческих и информационных технологиях, с помощью которых компания выстраивает отношения со своими клиентами и партнерами. Основные функции CRM-системы: Управление контактами. Регистрация всех видов контактов с клиентами: получение заказов, телефонные переговоры, почтовая переписка, выставление счетов, коммерческих предложений и т.д. Управление продажами. Анализ цепочки продаж, создание и распределение между сотрудниками списков потенциальных клиентов для телемаркетинга (массовых телефонных обзвонов) или планирования встреч. Встроенный почтовый клиент позволяет принимать и обрабатывать e-mail сообщения непосредственно в CRM-системе: сохраняется полная история отношений с клиентами, существует возможность персонализированной e-mail рассылки. Управление временем. Календарное планирование контактов с клиентами для каждого сотрудника и компании в целом, система напоминаний, формирование и контроль исполнения поручений, возможность анализа загрузки менеджеров. Управление маркетингом. Сегментация клиентской базы по различным параметрам; создание списка потенциальных клиентов и управление этим списком. Анализ в разрезе источников рекламы по годам позволяет руководителю понять, сколько клиентов привел каждый рекламный канал. Первопроходцами в использовании CRM в Смоленске стали стоматологические клиники – они первыми поняли важность налаживания регулярных контактов со своими пациентами. Стиль их работы стал для многих смолян определенным культурным шоком в хорошем смысле этого слова. Почти все крупные банки на сегодняшний день уже внедрили CRM и активно его используют, поскольку конкуренция на этом рынке крайне высока и важен каждый клиент. Широкое распространение CRM-системы нашли среди крупных оптовых компаний, которые имеют большие клиентские базы, часто за пределами Смоленского региона. Несомненным лидером на ниве внедрения и использования CRM-систем в России и в мире является сфера услуг, однако в Смоленске данное направление находится только в начале своего пути. Уже очень давно автор мечтает о том дне, когда ему позвонят из салона красоты, клиентом которого он является, и скажут: «Андрей Валерьевич, прошел месяц с тех пор, как вы были у нас в последний раз. Приглашаем вас на стрижку как обычно в пятницу вечером». Автор уверен, что продажи салонов существенно увеличатся, по крайней мере, за счет мужской части населения… По данным Gartner Group, в течение последних двух лет среди компаний розничной торговли CRM-решения лидируют в качестве главных стратегических инициатив: 52 % респондентов считают их приобретение высшим бизнес-приоритетом, 43 % – определяющим фактором развития бизнеса, и только 5 % относят к числу незначительных моментов стратегического развития компании. Что выбрать? На рынке представлено большое количество CRM-систем, все они обладают схожим функционалом, но могут сильно отличаться по цене. Основными игроками на рынке являются платные системы: 1C:CRM ПРОФ, Microsoft Dynamics CRM, CLIENManager, Terrasoft CRM, также существует множество условно бесплатных: SugarCRM, OpenERP и т.д. Уже 4-й год подряд продолжает удерживать лидирующие позиции на российском рынке CRM-систем российская разработка «1С:CRM». По данным компании DSS Consulting, доля внедрений«1С:CRM» в прошедшем году составила 36% от общей доли на российском рынке. С чего начать? Первое, с чего имеет смысл начинать внедрение CRM, это «Управление контактами». Данная подсистема является самой простой с технической точки зрения. Можно буквально за несколько часов научить любого пользователя основным приемам работы по сохранению контактной информации, регистрации взаимоотношений с клиентами («событий») и планированию будущих встреч, звонков и т.д. Но с организационной точки зрения эта задача самая непростая и может встретить наибольшее сопротивление персонала. Рассмотрим основные правила ведения истории взаимоотношений с клиентом: 1. Любая информация о клиенте и его контактных лицах должна быть сохранена. Вы позвонили директору вашего ключевого партнёра, и вам сказали, что он занят – его поздравляют коллеги с днем рождения. Таким образом, вы случайно узнали о дате рождения важного для вас человека – сохраните эту информацию и в следующем году вы будете в первых рядах поздравляющих. 2. Должны регистрироваться ВСЕ события с клиентом, не должно быть исключений. Нет важных и неважных звонков, любая информация может стать ключевой в дальнейшем. 3. Важно максимально кратко и при этом наиболее полно фиксировать суть контакта с клиентом, необходимо сохранять информацию как о содержании разговора (что говорилось, как говорилось), так и о достигнутых договоренностях – какое решение было принято, что планируется делать далее. 4. Высшим пилотажем является выстраивание связанных контактов в «цепочку событий», в таком случае на любом этапе можно проследить все контакты, связанные с переговорным процессом. Как видно из списка, требуется действительно тотальная регистрация всей информации о взаимоотношениях клиентами. Вся эта работа ложится на ваш персонал, что меняет и усложняет их привычный способ работы и часто встречает сильное сопротивление. Человеческая лень – главный двигатель прогресса, но одновременно и главный тормоз всех инноваций. Давайте рассмотрим несколько приемов, позволяющих упростить внедрение CRM-системы: 1. Хорошо, когда качество регистрации контактной информации введено в мотивацию ответственных за это сотрудников. Данный способ самый простой и самый эффективный 2. Важно «продать» CRM свои сотрудникам! При этом делать упор следует не на выигрыши для директора и компании (управление клиентской базой, контроль за текущей работой менеджера), а на плюсы для сотрудника – ему не нужно держать в голове огромное количество информации; он легко поднимет всю историю взаимоотношений с клиентом и обязательств, которые на себя брал партнер; у него будет система напоминаний, которая позволит не забыть отправить важный факс или совершить ключевой телефонный звонок, и, как результат, выполнить поставленный план. 3. Как вариант – выделение в компании специальных сотрудников, ответственных за регистрацию контактов и событий; это может быть call-центр, секретари или помощники. При этом желательно свести к минимуму звонки клиентов на личные мобильные телефоны, так как взять по контроль такое общение практически невозможно. 4. Помочь упростить данную работу могут и технические средства. Можно связать АТС компании с системой CRM, тем самым добиться определения номера звонящего, поиск соответствующего клиента и контактного лица. Интеграция CRM-системы с телефонией позволяет экономить при каждом исходящем звонке до 15 секунд, до 35 секунд на входящих и до 2 минут при переключении внутри компании. Как узнать, что вы близки к успешному завершению этапа внедрения блока «Управления контактами»? Если ваши менеджеры используют CRM для обмена сплетнями и свежими анекдотами, а для вас как для директора она стала главным источником информации о жизни ваших клиентов – это значит, что ваша компания прошла «боевое крещение» и можно продолжать дальнейшее движение по этому сложному, но интересному пути.

Публикации