Как учитывать расходы по зарплате при УСН в 1С:Бухгалтерии

Расходы при УСН	Прочие расчеты	КУДИР раздел I
Хранение остатков совершенных остатков, которые еще не признаны в УСН + Совершенные затраты - Признание затраты	Сбор информации о расходах, которые могут быть отражены КУДиР + Погашение задолженности - Образование обязательства	Хранение расходов, которые будут отражены в КУДиР

В НК РФ условия признания расходов в пользу сотрудников определены точно. В налоговом учете расходы признаются после фактической оплаты и двустороннего прекращения обязательств. Это значит, что расход должен быть начислен и оплачен. (подп.1 п. 2ст. 346.17 НК РФ).

Рассмотрим на рисунке какие расходы в пользу сотрудников мы можем признать в УСН

Как провести выплаты в программе: рассматриваем на примере

Рассмотрим взаимодействие регистров на примере:

Выплачен аванс сотруднику 4000
Начислена зарплата сотруднику 10000 и премия 5000 не принимаемая для УСН
Выплачено сотруднику 6000

№	Дата	Операция	Документ 1С	Дт	Кт	Сумма	Регистр "Прочие расчеты" + приход - расход	Регистр "Расходы при УСН"	Отражение в КУДиР, Отражение в декларации по УСН
1	25.01.2018	Выдача аванса	Выдача наличных	70	50	4000	+
2	31.01.2018	Начисление зарплаты	Начисление зарплаты	26	70	6980	-	+
		Начисление Страховых взносов	Начисление зарплаты	26	69	3020	-	+
		Начисление необлагаемой премии	Начисление зарплаты	26	70	5000	-	+ - Расход происходит в виду зачета аванса
3	10.02.2018	Выдача зарплаты	Выдача наличных	70	50	6000	+	-

1. Выдача аванса

При выплате аванса в КУДиР попадает сумма аванса, в колонку Расходы всего. Это значит, что запись об авансе в КУДиР будет, но принять в расходы мы пока не можем, т. к. не было начисления зарплаты. По этой причине не образуется запись в регистре Расходы при УСН.

Также при выплате аванса формируется приходное движение регистра Прочие расчеты (+) на сумму выплаты сотруднику по расчетному документу «Выдача наличных».

2. Начисление зарплаты

Настроим начисления:

Зарплата (10 000 р) принимается для целей УСН
Премия (5 000 р) не принимается для целей УСН

При начислении ЗП не формируется запись в КУДиР, хоть у нас и сработало условие Зарплата начислена и оплачена.
Ответ на вопрос почему так произошло мы получим, проанализировав регистр Расходы при УСН, записи в котором образуется при начислении ЗП.

В регистре образуются две приходные записи по виду расхода Зарплата с разными статусами отражения в НУ «Принимаются» (зарплата, принимаемая в УСН — 10 000 — 13%НДФЛ = 8 700) и «Не принимаются» (премия, не принимаемая в УСН — 5 000 — 13%НДФЛ = 4 350).
Образуются приходные записи по виду расхода Налоги.
Образуется расходная запись на сумму выплаченного аванса. При зачете аванса первой закрывается не принимаемая часть зарплаты.

Получается, что у нас зачлась часть не принимаемой в УСН зарплаты, поэтому мы не можем принять ничего в расходы и запись в КУДиР не образуется.

Также при начислении заработной платы формируется расходное движение регистра Прочие расчеты по расчетным документам «Выдача наличных…» и «Начисление зарплаты…». Эти записи будут использоваться для контроля оплаты и определения налоговой базы.

Из универсального отчета по регистру УСН видно, что осталось зачесть (выплатить) 350 р. по не принимаемой части зарплаты, зачесть 8 700 по принимаемой части в УСН.

3. Выплата сотруднику

Выплачиваем сотруднику 6 000 рублей.

Формируется запись в КУДиР, сумма попадает в расходы. т. к. З/П начислена и оплачена.

Возникает вопрос

Почему попала вся сумма оплаты в КУДиР, если у нас еще 350 р. не выплачено в части не принимаемой зарплаты. Т. е. по логике должно приняться только 5 650 (6 000 — 350), т. к. сначала зачитывается не принимаемая зарплата, а после принимаемая в УСН. Но в программе на данный момент логика совсем другая:

если мы зачитываем аванс, то первым этапом закрывается не принимаемая ЗП.
если мы закрываем долг, то сначала зачитывается принимаемая часть, после не принимаемая.

По данному вопросу мы написали разработчикам. Они согласились с тем, что данная логика может запутать пользователя, и в ближайших релизах ситуацию по зачету авансов и долгов в УСН они изменят.

В регистре Расходы при УСН образуется расходная запись с видом расхода Зарплата. Принимаются в расходы 6 000

В регистр Прочие расчеты вносится приходная запись по расчетному документу «Начисление зарплаты…»

Проверяем УСН перед заполнением декларации

1 Этап. Проверка отражения в базе всех документов по начислению и выплате зарплаты.
2 Этап. Актуализация данных — перепроведение документов с восстановлением последовательности документов и закрытие месяцев.
3 Этап. Проверка Расходов по Зарплате, отраженных в УСН

1. Проверяем сходимость БУ и НУ (УСН)

На конец года остаток в отчете «Анализ состояния налогового учета по УСН» должен идти с обороткой по 70 счету. Эту проверку мы делаем для того, чтобы понять идет БУ и НУ. Данные могут расходится в случае, если были сделаны ручные операции или была корректировка движений документов.

2. Проверяем принятые расходы по Зарплате

Для проверки расходов по ЗП воспользуемся отчетом «Анализ состояния налогового учета УСН». Из отчета перейдем в расшифровку оплаты труда.

В стандартной расшифровке непонятно почему у нас начислено 8 700 принимаемых расходов на оплату труда, выплачено 10 000, а к расходам принято только 6 000. Логично предположить, что должны были приняться все 8 700 рублей.

Добавляем необходимые строчки.

Строим расшифровку за январь 2018 и видим, что было начислено 4 350 не принимаемых расходов и по ним уменьшается конечный остаток. Значит зачлись начисления по не принимаемой части зарплаты, поэтому в январе нет принятых к расходам затрат. Без дополнительных настроек это было бы непонятно.

Проверить сумму части оплаты труда, которая попадет в расходы за весь год, можно сравнив Сумму начисленной и выплаченной зарплаты (в принимаемой к УСН части). Меньшая из сумм это и есть наш расход в УСН за год.

Сумма начисленной зарплаты принимаемой в УСН очевидна из отчета
Чтобы выяснить сколько мы выплатили по УСН, нужно сложить Принимаемый начальный остаток с Принимаемыми начислениями и вычесть конечный остаток.

6000

Для отражения зарплаты в бухгалтерском учете используются регистры бухгалтерии (проводки ), для расчета налога УСН используются специальные дополнительные регистры Расходы при УСН, Прочие расчеты, КУДиР раздел I. (т. к. данные бухгалтерского учета не позволяют рассчитать УСН) Расходы при УСН Прочие расчеты КУДИР раздел I Хранение остатков совершенных остатков, которые еще не признаны в УСН + Совершенные затраты - Признание затраты Сбор информации о расходах, которые могут быть отражены КУДиР + Погашение задолженности - Образование обязательства Хранение расходов, которые будут отражены в КУДиР В НК РФ условия признания расходов в пользу сотрудников определены точно. В налоговом учете расходы признаются после фактической оплаты и двустороннего прекращения обязательств. Это значит, что расход должен быть начислен и оплачен. (подп.1 п. 2ст. 346.17 НК РФ). Рассмотрим на рисунке какие расходы в пользу сотрудников мы можем признать в УСН Как провести выплаты в программе: рассматриваем на примере Рассмотрим взаимодействие регистров на примере: Выплачен аванс сотруднику 4000 Начислена зарплата сотруднику 10000 и премия 5000 не принимаемая для УСН Выплачено сотруднику 6000 № Дата Операция Документ 1С Дт Кт Сумма Регистр "Прочие расчеты" + приход - расход Регистр "Расходы при УСН" Отражение в КУДиР, Отражение в декларации по УСН 1 25.01.2018 Выдача аванса Выдача наличных 70 50 4000 + 2 31.01.2018 Начисление зарплаты Начисление зарплаты 26 70 6980 - + Начисление Страховых взносов Начисление зарплаты 26 69 3020 - + Начисление необлагаемой премии Начисление зарплаты 26 70 5000 - + - Расход происходит в виду зачета аванса 3 10.02.2018 Выдача зарплаты Выдача наличных 70 50 6000 + - 1. Выдача аванса При выплате аванса в КУДиР попадает сумма аванса, в колонку Расходы всего. Это значит, что запись об авансе в КУДиР будет, но принять в расходы мы пока не можем, т. к. не было начисления зарплаты. По этой причине не образуется запись в регистре Расходы при УСН. Также при выплате аванса формируется приходное движение регистра Прочие расчеты (+) на сумму выплаты сотруднику по расчетному документу «Выдача наличных». 2. Начисление зарплаты Настроим начисления: Зарплата (10 000 р) принимается для целей УСН Премия (5 000 р) не принимается для целей УСН При начислении ЗП не формируется запись в КУДиР, хоть у нас и сработало условие Зарплата начислена и оплачена. Ответ на вопрос почему так произошло мы получим, проанализировав регистр Расходы при УСН, записи в котором образуется при начислении ЗП. В регистре образуются две приходные записи по виду расхода Зарплата с разными статусами отражения в НУ «Принимаются» (зарплата, принимаемая в УСН — 10 000 — 13%НДФЛ = 8 700) и «Не принимаются» (премия, не принимаемая в УСН — 5 000 — 13%НДФЛ = 4 350). Образуются приходные записи по виду расхода Налоги. Образуется расходная запись на сумму выплаченного аванса. При зачете аванса первой закрывается не принимаемая часть зарплаты. Получается, что у нас зачлась часть не принимаемой в УСН зарплаты, поэтому мы не можем принять ничего в расходы и запись в КУДиР не образуется. Также при начислении заработной платы формируется расходное движение регистра Прочие расчеты по расчетным документам «Выдача наличных…» и «Начисление зарплаты…». Эти записи будут использоваться для контроля оплаты и определения налоговой базы. Из универсального отчета по регистру УСН видно, что осталось зачесть (выплатить) 350 р. по не принимаемой части зарплаты, зачесть 8 700 по принимаемой части в УСН. 3. Выплата сотруднику Выплачиваем сотруднику 6 000 рублей. Формируется запись в КУДиР, сумма попадает в расходы. т. к. З/П начислена и оплачена. Возникает вопрос Почему попала вся сумма оплаты в КУДиР, если у нас еще 350 р. не выплачено в части не принимаемой зарплаты. Т. е. по логике должно приняться только 5 650 (6 000 — 350), т. к. сначала зачитывается не принимаемая зарплата, а после принимаемая в УСН. Но в программе на данный момент логика совсем другая: если мы зачитываем аванс, то первым этапом закрывается не принимаемая ЗП. если мы закрываем долг, то сначала зачитывается принимаемая часть, после не принимаемая. По данному вопросу мы написали разработчикам. Они согласились с тем, что данная логика может запутать пользователя, и в ближайших релизах ситуацию по зачету авансов и долгов в УСН они изменят. В регистре Расходы при УСН образуется расходная запись с видом расхода Зарплата. Принимаются в расходы 6 000 В регистр Прочие расчеты вносится приходная запись по расчетному документу «Начисление зарплаты…» Проверяем УСН перед заполнением декларации 1 Этап. Проверка отражения в базе всех документов по начислению и выплате зарплаты. 2 Этап. Актуализация данных — перепроведение документов с восстановлением последовательности документов и закрытие месяцев. 3 Этап. Проверка Расходов по Зарплате, отраженных в УСН 1. Проверяем сходимость БУ и НУ (УСН) На конец года остаток в отчете «Анализ состояния налогового учета по УСН» должен идти с обороткой по 70 счету. Эту проверку мы делаем для того, чтобы понять идет БУ и НУ. Данные могут расходится в случае, если были сделаны ручные операции или была корректировка движений документов. 2. Проверяем принятые расходы по Зарплате Для проверки расходов по ЗП воспользуемся отчетом «Анализ состояния налогового учета УСН». Из отчета перейдем в расшифровку оплаты труда. В стандартной расшифровке непонятно почему у нас начислено 8 700 принимаемых расходов на оплату труда, выплачено 10 000, а к расходам принято только 6 000. Логично предположить, что должны были приняться все 8 700 рублей. Добавляем необходимые строчки. Строим расшифровку за январь 2018 и видим, что было начислено 4 350 не принимаемых расходов и по ним уменьшается конечный остаток. Значит зачлись начисления по не принимаемой части зарплаты, поэтому в январе нет принятых к расходам затрат. Без дополнительных настроек это было бы непонятно. Проверить сумму части оплаты труда, которая попадет в расходы за весь год, можно сравнив Сумму начисленной и выплаченной зарплаты (в принимаемой к УСН части). Меньшая из сумм это и есть наш расход в УСН за год. Сумма начисленной зарплаты принимаемой в УСН очевидна из отчета Чтобы выяснить сколько мы выплатили по УСН, нужно сложить Принимаемый начальный остаток с Принимаемыми начислениями и вычесть конечный остаток. + - = 6000

Учёт расходов по зарплате на УСН в 1С:Бухгалтерии: все что вы хотели знать, но стеснялись спросить