Учёт расходов по зарплате на УСН в 1С:Бухгалтерии: все что вы хотели знать, но стеснялись спросить

Учёт расходов по зарплате: теория

Очень много вопросов вызывает зарплата при применении УСН. Рассмотрим на простом примере как ведет себя программа и какие регистры задействует при отражении операции по зарплате в программе Бухгалтерия предприятия, редакция 3.0

Для отражения зарплаты в бухгалтерском учете используются регистры бухгалтерии (проводки Дт и Кт), для расчета налога УСН используются специальные дополнительные регистры Расходы при УСН, Прочие расчеты, КУДиР раздел I. (т.к. данные бухгалтерского учета не позволяют рассчитать УСН)

В НК РФ условия признания расходов в пользу сотрудников определены точно. В налоговом учете расходы признаются после фактической оплаты и двустороннего прекращения обязательств. Это значит, что расход должен быть начислен и оплачен. (подп.1 п. 2ст. 346.17 НК РФ).

Как провести выплаты в программе: рассматриваем на примере

Рассмотрим взаимодействие регистров на примере:
• 4000 ₽ — аванс сотруднику
• 10 000 ₽ зарплата и 5000 ₽ премия, не принимаемая для УСН
• 6 000 ₽ выплатили сотруднику

№	Дата	Операция	Документ 1С	Дт	Кт	Сумма	Регистр "Прочие расчеты" + приход - расход	Регистр "Расходы при УСН"	Отражение в КУДиР, Отражение в декларации по УСН
1	25.01.2018	Выдача аванса	Выдача наличных	70	50	4000	+
2	31.01.2018	Начисление зарплаты	Начисление зарплаты	26	70	6980	-	+
		Начисление Страховых взносов	Начисление зарплаты	26	69	3020	-	+
		Начисление необлагаемой премии	Начисление зарплаты	26	70	5000	-	+ - Расход происходит в виду зачета аванса
3	10.02.2018	Выдача зарплаты	Выдача наличных	70	50	6000	+	-

1. Выдача аванса

При выплате аванса в КУДиР попадает сумма аванса, в колонку Расходы всего. Это значит, что запись об авансе в КУДиР будет, но принять в расходы мы пока не можем, потому что не было начисления зарплаты. По этой причине не образуется запись в регистре Расходы при УСН.

При выплате аванса формируется приходное движение регистра Прочие расчеты (+) на сумму выплаты сотруднику по расчетному документу Выдача наличных.

2. Начисление зарплаты

Настроим начисления:
• Зарплата 10 000 ₽ принимается для целей УСН
• Премия 5 000 ₽ не принимается для целей УСН

При начислении ЗП не формируется запись в КУДиР, хоть у нас и сработало условие Зарплата начислена и оплачена.
Ответ на вопрос почему так произошло мы получим, проанализировав регистр Расходы при УСН, записи в котором образуется при начислении ЗП.

1. В регистре образуются две приходные записи по виду расхода Зарплата с разными статусами отражения в НУ.
   Принимаются — зарплата 10 000 - 13% НДФЛ = 8 700
   Не принимаются — премия 5 000 - 13%НДФЛ = 4 350
2. Образуются приходные записи по виду расхода Налоги.
3. Образуется расходная запись на сумму выплаченного аванса. При зачете аванса первой закрывается не принимаемая часть зарплаты.

Получается, что у нас зачлась часть не принимаемой в УСН зарплаты, поэтому мы не можем принять ничего в расходы и запись в КУДиР не образуется.

Также при начислении заработной платы формируется расходное движение регистра Прочие расчеты (-) по расчетным документам Выдача наличных и Начисление зарплаты. Эти записи будут использоваться для контроля оплаты и определения налоговой базы.

Из Универсального отчета по регистру Расходы при УСН видно, что осталось зачесть — выплатить:
350 ₽ по не принимаемой части зарплаты,
8 700 ₽ по принимаемой части в УСН.

3. Выплата сотруднику

Выплачиваем сотруднику 6 000 рублей.
Формируется запись в КУДиР, 5650 попадает в расходы.

В регистр Прочие расчеты вносится приходная запись по расчетному документу Начисление зарплаты.

Подытожим:
• Выплатили 6000 ₽ сотруднику
• Зачлось 350 ₽ не принимаемой премии
• Оставшаяся часть пошла в расходы по УСН: 6000-350=5650 ₽

Проверка УСН перед заполнением декларации

• 1 этап — проверка отражения в базе всех документов по начислению и выплате зарплаты.
  
• 2 этап — актуализация данных — перепроведение документов с восстановлением последовательности документов и закрытие месяцев.
  
• 3 этап — проверка Расходов по Зарплате, отраженных в УСН

1. Проверяем сходимость БУ и НУ (УСН)

На конец года остаток в отчете Анализ состояния налогового учета по УСН должен идти с ОСВ по 70 счету или любым другим отчетом, который вам нравится, в нашем примере это Обороты счета

Эту проверку мы делаем, чтобы понять идет БУ и НУ. Данные могут расходиться, если были сделаны ручные операции или была корректировка движений документов.

2. Проверяем принятые расходы по Зарплате

Для проверки расходов по ЗП воспользуемся отчетом Анализ состояния налогового учета УСН. Из отчета перейдем в расшифровку оплаты труда.

В стандартной расшифровке непонятно почему у нас начислено 8 700 принимаемых расходов на оплату труда, выплачено 10 000, а к расходам принято только 6 000. Логично предположить, что должны были приняться все 8 700 рублей.

Строим расшифровку за январь 2018 и видим:
начислено 4 350 ₽ не принимаемых расходов
остатка по не принимаемым расходам не осталось
в расходы принята сумма, уменьшенная на сумму не принимаемых начислений.

Без дополнительных настроек это было бы непонятно. 

Чтобы проверить сумму части оплаты труда, которая попадет в расходы за весь год, нужно сравнить Сумму начисленной и выплаченной зарплаты (в принимаемой к УСН части). Меньшая из сумм это и есть наш расход в УСН за год.

Сумма начисленной зарплаты принимаемой в УСН очевидна из отчета 
Чтобы выяснить, сколько мы выплатили по УСН, нужно сложить Принимаемый начальный остаток с Принимаемыми начислениями и вычесть конечный остаток.

+

-

=

6000

Мы выплатили 5650, начислили 8700. 5650<8700. Значит 5650 наш расход, на который можем уменьшить налог УСН 
Данные по отчету Анализ состояния налогового учета УСН берутся из регистра Расходы при УСН. 

Если данные в этом отчете не сходятся с бухгалтерским учетом, значит, есть ошибки в регистре Расходы при УСН, и механизм автоматического расчета налога УСН не будет работать.

Если у вас нашлись такие ошибки, лучше обратиться к специалистам. Они помогут скорректировать регистр Расходы при УСН и настроить корректный расчет налоговой базы УСН. Сделать это самостоятельно может быть сложно.  

Вывод

Несмотря на название системы налогообложения — Упрощенная, вести учет довольно сложно. Данная система налогообложения требует внимательности и проверок для исчисления правильной налоговой базы.