Как быстро перейти на КЭДО и что нового в 1С:Кабинет сотрудника

Как работает переход на КЭДО

Сначала коротко о главном. С 2021 года Трудовой кодекс РФ официально разрешает КЭДО — кадровый электронный документооборот.

Это не обязаловка — переход добровольный. Но, если решили, придется действовать по правилам.

Сначала издаете локальный акт, например положение или приказ работодателя. В нем:

• указываете, через какую систему будете вести КЭДО (например, 1С:Кабинет сотрудника) и с какой даты
• прописываете, кто и как заходит в систему (по логину и паролю через браузер или приложение на телефоне)
• определяете, какие документы будут электронными и к каким категориям работников будет применяться КЭДО

Даже если всё ведете в цифре — форс-мажоры никто не отменял. Если сервис ляжет, документы нужно будет оформить в бумажном виде.

Что важно предусмотреть

После издания акта разрабатывается Положение о КЭДО — здесь фиксируются:

• сроки подписания электронных документов
• порядок обучения сотрудников работе в системе взаимодействия КЭДО
• исключительные случаи, когда можно оформить определенные кадровые документы на бумаге (например, при сбое системы)

Когда всё готово, уведомляете сотрудников — в письменном или электронном виде. Как именно — решаете сами.

Согласие или отказ, например на бумажном документе, работник может выразить одним из следующих способов:

• поставить отметку о согласии или отказе и подпись на уведомлении
• написать заявление в свободной форме

Конкретного способа ответа на это уведомление законодательством не предусмотрено. Хотите определенности — пропишите порядок в Положении о КЭДО.

Что нового в 1С:Кабинет сотрудника

Теперь — к практике. Расскажем о недавних обновлениях сервиса 1С:Кабинет сотрудника.

Согласие на КЭДО подписываем только на бумаге

В последних версиях сервиса изменился способ подписания Согласия на присоединение к КЭДО. Теперь подписать этот документ можно исключительно на бумажном носителе.

Если при приеме сотрудника его должность включена в публикацию, Согласие на присоединение к КЭДО формируется автоматически (если установлен соответствующий флажок) или вручную. Затем согласие отправляется в кабинет новому сотруднику. В разделе Документы он увидит такое сообщение:

Кликнув на него, сотрудник отмечает, что подписал согласие на бумажном носителе:

Потом бухгалтер отмечает наличие подписанного документа именно на бумажном носителе:

И только тогда сотрудник в своем кабинете может создать усиленную неквалифицированную подпись (УНЭП):

Новые настройки

Настройки функциональности сервиса дополнены новыми интересными фишками:

• можно подавать заявление на отпуск без оплаты, отгул, командировку задним числом (но разработчики не рекомендуют использовать эту настройку — в электронной подписи есть метка времени)
• можно скрывать лишние разделы и контакты
• наиболее полезные настройки, на наш взгляд:

• можно исключать отдельных сотрудников из правил публикации (в настройках публикации мы указываем именно должность, поэтому все принятые на эту должность сотрудники автоматически включаются в публикацию)

Задним числом — заманчиво. Но электронная подпись всё помнит. Не злоупотребляйте.

Интеграция с Госключом: зачем это вам

Если хотите сэкономить и дать сотрудникам больше гибкости — можно подключить сервис подписания xSign:

Это необходимо, если вы хотите использовать не только УНЭП, выпущенные в 1С:Кабинет сотрудника, но и сформированные в приложении Госключ.

После подключения информация о возможности использования приложения Госключ появится в личном кабинете сотрудников. В Профиле каждый из них сможет выбрать подходящий способ подписания документов:

Как это выглядит:

• сотрудник получает ЭП через приложение Госключ, без визита в удостоверяющий центр
• подписывает кадровые документы прямо в приложении
• вы всё видите в 1С:Кабинет сотрудника

Для сотрудника это удобно — не нужны токены, флешки, СМС-пароли.

Подписывать кадровые документы через Госключ — лайфхак для тех, кто не хочет тратить деньги на УКЭП и токены.

Воспользуемся сервисом Подписание документов в Госключе на сайте Госуслуги:

Выбираем Кадровые документы и прикладываем документы:

Выбираем файл, подписываем и отправляем.

Итог

КЭДО — история не про «включил и забыл». Если хотите, чтобы всё реально работало и не легло в самый неподходящий момент:

• настройте сервис правильно
• объясните сотрудникам, что и как делать
• пропишите форс-мажоры в Положении