Баланс в УНФ: как проверить и расшифровать

Механизм двойной записи и Баланса — одно из главных преимуществ 1С:Управление нашей фирмой с точки зрения финансового учёта.

В этой статье сконцентрируемся на том, как связан Баланс и данные учёта в УНФ. А также разберёмся, как расшифровать Баланс и как понять почему в нём такие цифры.
Разбирать будем на демонстрационном примере учета торговой компании.

Как открыть Баланс в 1С:УНФ?

Данные баланса в Оборотно-сальдовой ведомости (ОСВ)

Первый вариант расшифровки — посмотреть отчёт Оборотно-сальдовая ведомость. Открываем Компания - Отчёты - Оборотно-сальдовая ведомость.

Именно по данным ОСВ строится Баланс.

Этот отчёт показывает обороты и остатки по всем счетам управленческого учёта. 

Общие выводы из оборотно-сальдовой ведомости

Вот выводы, которые можно сделать из анализа оборотно-сальдовой ведомости, идём сверху вниз:


1. Остатки введены верно, т.к. нет остатка по 000 счету. Это значит, что баланс получить гипотетически можно
2. Суммовой остаток по складу примерно на 2 миллиона, наверное, это близко к правде
3. Есть остатки по кассе и банку — это хорошо
4. Есть остаток по 57 счёту, скорее всего, ждём каких-то поступлений от эквайринговых компаний (бывают еще нюансы с курсовой разницей, но в этом примере валюты нет)
5. Видна дебиторка и кредиторка, можно оценить её объём
6. Есть минуса по займам, скорее всего, не начислены проценты, нужно детальнее разбираться
7. Есть большое дебитовое сальдо по налогам — это значит, что скорее всего налоги выплачиваются, но не начисляются
8. Есть долг по зарплате, это нормально, так как зарплата будет выплачиваться в январе следующего года
9. Подотчётники должны нам 80 тысяч рублей — нужно попросить их отчитаться
10. Есть остаток по прочим расчетам, надо детальнее анализировать правильные ли это долги
11. Финансовый результат нормально не рассчитан, т.к. есть остаток на 90 и 91 счете (его быть не должно, все должно перенестись на 99 счет — финансового результата)
12. Есть минус по расходам будущих периодов, в этом участке что-то ведётся некорректно
13. Прибыль компании примерно 160 миллионов, но ей доверять нельзя, т.к. видим проблемы в других местах учёта

Главный профит от анализа ОСВ — быстро понять, можно ли доверять рассчитанной прибыли, не пропущено ли что-то в учёте.

Получить детальную информацию из ОСВ не получится

К сожалению, получить детальную информацию из ОСВ нельзя. Расшифровать показатели мы можем только до документов-«регистраторов». Это документы, которые сделали проводки в управленческом учёте.
Например, непонятно, почему остаток на складе 2 миллиона рублей.

Поэтому и встаёт вопрос о том, как расшифровать и перепроверить эти цифры.

Расшифровываем показатели Баланса

Каждый документ в 1С:УНФ помимо проводок в управленческий учет делает еще много аналитических движений на которых и строится сам учет в УНФ и из которых появляются необходимые цифры для баланса.

Регистров в УНФ очень много, но мы будем делать упор только на те, которые важны для расшифровки баланса.

Из всех этих движений остановимся на трёх:
• Управленческий регистр — это как раз та информация, которая попадает в ОСВ без аналитики.
• Запасы и затраты — это основной регистр всей себестоимости в УНФ. Он поможет расшифровать строку Запасы из Баланса.
• Расчёты с поставщиками позволяют нам расшифровать счёт 60. На нём учитываются долги и авансы поставщикам

Для расшифровки баланса нам нужно подобрать такие аналитические отчёты, которые по сумме будут сходиться с ОСВ, но при этом будут давать нам нужную аналитику.

Актив баланса

Раздел имущество

Это довольно специфический раздел, далеко не все компании им пользуются, но если у вас есть основные средства и расходы по ним должны попадать не сразу, а частями (через механизм амортизации), то вам надо воспользоваться отчетом Начисленная амортизация.

Сначала кажется, что цифры в отчетах не сходятся. Но имущество — хитрый раздел. Оно попадает в баланс по Остаточной стоимости.

Остаточную стоимость на 01.01.2020 мы можем понять если вычтем из начальной стоимости ОС накопленную на начало периода амортизацию 1 753 000 - 183 603,2 = 1 569 396,80. А это как раз цифра, которую мы видим в Балансе.

Остаточная стоимость на 31.12.2020 видна в отчете сразу, но вычисляется она по такому же принципу.

Раздел Оборотные активы.Запасы

В демо-примере мы не выделяем в балансе разные виды запасов по группам: материалы, товары, продукция. 

Этот раздел расшифровывается при помощи одноименного отчета Запасы. 
Если посмотреть цифры на начало и конец периода, то они сходятся.

Цифры в этом отчете нужно перепроверять ответственным пользователям. Подробно об этом рассказываем в статье Как избежать ошибок в себестоимости в 1С:УНФ.

Раздел Оборотные активы.Дебиторская задолженность

Этот раздел довольно объёмный. Чтобы правильно его расшифровать, понадобится несколько отчётов.

Долги и авансы покупателей и поставщиков можно увидеть в одном отчёте. Он называется Взаиморасчёты.

Отчёт нужно правильно настроить. Выделить поставщиков и покупателей, а также авансы и долги.

В дебиторку попадают авансы поставщикам и долги покупателей. Если внимательно посчитать, цифры сходятся.

Раздел взаиморасчётов требователен к качеству ведения учёта. Мы пишем об этом много статей, а в декабре выпускали подборку статей про работу с взаиморасчётами

Данные ОСВ и Взаиморасчётов могут расходиться из-за неверного разнесения первички. Выявить эти проблемы можно при помощи нашей разработки.

Данные для баланса, как я уже говорил берутся первично из ОСВ.
В отчёте мы видим как раз аванс на 1 000 рублей и долг на 637 тысяч.

Для расшифровки этого показателя воспользуемся отчётом Расчёты с подотчётниками. В данном примере у нас цифры не сходятся: нужно уделить время, чтобы найти проблему и решить её.

Обычно это расчеты по займам или кредитам, расчеты с таможней. Для них понадобится отчёт Расчёты по прочим операциям.

В отчёте нужно добавлять группировку Счёт учёта. 

В этой расшифровке не все данные сходятся с ОСВ. Чтобы найти проблему, нужно сравнить движения по каждому документу или воспользоваться специальным отчётом.

Раздел Оборотные активы.Денежные средства

Это один из самых простых разделов учёта. Для расшифровки воспользуемся отчётом Деньги.

В отчете можно увидеть группировку по кассам, банковским счетам и аналитику движения денег по статьям.

А вот Переводы в пути расшифровать аналитически не получится. Можно включить детальные расчёты по эквайрингу, но на практике так работают нечасто, и не все обороты так можно расшифровать.

Соответственно, тут только один вариант: смотреть ОСВ по 57 счёту в разрезе регистраторов.

Раздел Прочие оборотные активы

Это тоже довольно специфический раздел, и он часто пустует у компаний.

В нашем примере в этот раздел попали остатки по 97 счету Расходы будущих периодов. Работа с этим механизмом в УНФ не автоматизирована. Поэтому для расшифровки можем использовать только отчет ОСВ.

Пассив баланса

Раздел Капитал и резервы

Этот раздел расшифровать специальными отчётами не получится. Для анализа используем ОСВ.

Частично Нераспределённую прибыль расшифровать нам поможет отчёт Доходы и Расходы. Но в этом отчёте будет прибыль, полученная в текущем году. Чтобы правильно сопоставить эти данные, нужно знать теорию Управленческого финансового учёта.

Раздел Долгосрочные обязательства

Этот раздел расшифровывается также отчётом Расчёты по прочим операциям.

Но тут также легко неверно разнести операцию и получить расхождение.

Например, может быть такое разнесение, как на скриншоте ниже. В данном случае в Управленческом учёте сумма расхода отразится, а вот в Прочие расчеты не попадёт. Для правильного отражения операций обычно используется операция Прочему контрагенту.

Раздел Краткосрочные обязательства

Этот раздел тоже захватывает много областей учёта: будем разбираться по частям.

Этот раздел работает аналогично долгосрочным займам, отдельно описывать не будем. Аналогично с разделом про Расчёты с разными кредиторами и Расчёты по выплате доходов.

Тут тоже не будем повторяться. Логика описана в разделе про дебиторскую задолженность.

Для расшифровки этого раздела используем отчет Расчёты по налогам. По расшифровке мы как раз и видим, что начисление налогов не производилось.

Расчёты с персоналом можно расшифровать одноименным отчётом Расчёты с персоналом.

Подведем итог

Метод двойной записи и Баланс помогают получить корректный и выверенный учёт. Без этого механизма получить верные цифры невозможно.

Выстроить корректный баланс в управленческом учёте это не просто задача со звёздочкой, это задача с большим количеством звёздочек. Поэтому всё внедряется постепенно, участками.