Берем под контроль «списание в минус» товаров и материалов в 1С:УНФ

Если продавать товары со склада, не контролируя отрицательные остатки, это приведёт сразу к нескольким проблемам. Появится неразбериха на складе, с отрицательными остатками не получится закрыть месяц, все финансовые показатели будут отображаться неправильно. Тогда придётся останавливать продажи, разбираться с остатками, исправлять всю информацию.

Мы часто сталкиваемся с проблемами от отрицательных остатков, поэтому придумали несколько способов проконтролировать отрицательные остатки и привести учёт в порядок::

• Контроль остатков на дату документа (а не на текущий момент)
• Уведомление о снятом флаге контроля остатков
• Отключение контроля остатков по взаиморасчетам
  
  Теперь подробнее о каждом инструменте. 

Контроль остатков на дату документа
(а не на текущий момент)

Иногда непонятна логика: почему 1С:УНФ даёт проводить документы, если на остатках товара нет. Самая частая причина в том, что УНФ контролирует остатки не на дату документа, а на текущую. Что это значит?

Например, вы купили 5 февраля коробку айфонов — они поступили на склад, в программе провели приходную накладную. Менеджеры начинают эти айфоны продавать. Если при продаже менеджеры будут выписывать расходные накладные только датой позже 5 февраля, проблем не будет.

Если же менеджер захочет провести расходную накладную с датой в январе, программа не ругнётся и спокойно проведёт такой документ. Почему? Потому что в феврале остаток есть на складе, это главное. И не важно, какой датой выписывается накладная.

К каким проблемам это может привести?

• в январе у вас будет неверная прибыль и неверный остаток на складе
• в 1С:Бухгалтерии такой документ не проведётся: в бухучёте важны даты и порядок документов. Соответственно, будут проблемы с налогом на прибыль. 

Можно устанавливать даты, после которых редактировать прошлый месяц не получится. Тогда, например, в феврале программа не позволит редактировать январские документы. Но это тоже не панацея, иногда приходится выписывать документы задним числом.

Уведомление о снятом флаге контроля остатков

А что делать, если нужно отключить контроль остатков на время? Например, если:

• важно сейчас отгрузить, а потом уже разбираться с остатками в программе
• нужно поправить что-то в прошлых периодах. 1С:УНФ контролирует остатки в обе стороны — даже если делаете приход товара, и после проведения остаётся минус на текущий момент, то такой документ не проведётся.

В этом случае можно снять флаг контроля. Но если в потоке бесконечных дел контроль не вернуть, можно получить много ошибок в учёте и потом долго и монотонно их исправлять.

В этом случае спасает расширение для УНФ:Уведомление о снятом флаге контроля остатков.
Обработка проверяет контроль остатков каждый раз, когда пользователь с правами администратора входит в систему. И если контроль отключён, программа покажет уведомление об этом.

Напоминание можно прекратить или отложить. А если нажать на него, от откроется журнал регистрации, в котором будет видно кто трогал галочку контроля остатков.

Отключение контроля остатков по взаиморасчётам

Есть специфический сценарий: компании отключают контроль остатков при проведении. Дело в том, что в 1С:УНФ контроль остатков идёт на все контуры учёта и, например, контролируются взаиморасчёты. Те компании, которые не могут справиться с корректным учётом взаиморасчётов часто снимают флаг контроля, чтобы документы проводились. При этом снимается контроль и с товарных остатков.

У нашей компании специфический учет — мы ведём взаиморасчеты по периодам (чтобы понимать кто за какой месяц оплатил абонентское обслуживание), а ведение расчётов по документам нам не нужно. Поэтому мы сделали 2 вещи:

• отключили контроль остатков взаиморасчетов 
• сделали автоматический зачёт авансов/долгов (кстати, мы продаём такое расширение и многим оно спасает учёт)

Отключение контроля остатков для взаиморасчётов

Доступно в 1С:ФРЕШ

Инструкция: Как установить расширение из магазина расширений в 1С:Фреш