Как легко и быстро объединить дубли у номенклатуры в 1С:УНФ

Дубли номенклатуры могут привести к неприятным последствиям, например:

• Неконтролируемое увеличение размера справочников

• Некорректная информация в отчетах, которая выстроиться из-за дробления документов между оригиналом и дублем. В дальнейшем могут быть проблемы с остатками. Может получиться так, что вы спишете товар, которого у вас нет в наличии. Остатки были по одной номенклатуре, а в расходной накладной вы указали дубль. В итоге будут отрицательные остатки и некорректная себестоимость продукции.

Почему могут появляться дубли

• В программе работает много пользователей, и работа не регламентирована. В программе работает много пользователей, и работа не регламентирована. Например, при закупке одинаковых товаров у разных поставщиков каждый раз создается новая номенклатура, потому что у разных поставщиков на называется по-разному. При этом по факту, для вашей компании этот товар является совершенно одинаковым.

• Первичная настройка синхронизации с другой конфигурацией, например с Бухгалтерией Предприятия. Во время синхронизации номенклатура из УНФ может не сопоставится с номенклатурой из БП из-за небольшого различия в наименовании, и в итоге продублируется.

• Из-за неправильно организованной работы с уже настроенной синхронизацией. Когда работа пользователей не упорядочена, и они создают одну и ту же номенклатуру одновременно и в БП и в УНФ, это также может привести созданию дублей.

• Загрузка данных из внешних файлов Excel. В этом случае загружаемые данные могут не свериться с уже имеющимися значениями в базе, и будут созданы дублирующиеся элементы.

Давайте рассмотрим варианты, как можно найти и объединить дубли.

Ситуация № 1. Объединение в списке

Представим ситуацию, вы зашли в справочник номенклатуры и обнаружили, что несколько позиций дублируют друг друга. Для того, чтобы объединить дубли, необходимо выделить данные позиции в списке, перейти во вкладку Ещё и нажать на Объединить выделенные.

После этого программа предложит выбрать, какая из номенклатур должна заменить собой остальные дублирующие значения:

На этом этапе происходит отсеивание номенклатуры оригинала от дублей. Это можно сделать, кликнув на конкретную позицию, а затем нажать на Отметить как оригинал. Номенклатура, напротив которой стоит стрелка, и будет являться оригиналом, а дубль будет помечен на удаление.

Можно посмотреть, в каких документах задействованы эти элементы номенклатуры. Нажмите на число, которое расположено ниже Мест использования. После того, как мы определились с оригиналом номенклатуры, можно смело объединять элементы в один.

Такой способ подходит, когда вам удобно визуально определить и выделить вручную все дубли по отдельно взятой позиции номенклатуры.

Ситуация № 2. Поиск дублей по конкретной позиции

Для поиска дублей по конкретной номенклатуре необходимо настроить критерии отбора, на которые программа будет ссылаться при сопоставлении дубля с оригиналом. Для настройки отбора нужно перейти в Настройки → Ещё больше возможностей → Общее → Контроль дублей номенклатуры. В открытом окне выбираем поля, по которым будет осуществляться поиск дублей. По умолчанию они не помечены.

После настройки контроля дублей можем приступать к проверке. Для этого переходим в справочник номенклатура, открываем карточку номенклатуры, по которой собираемся осуществить поиск. Далее жмём на Ещё ⟶ Проверить номенклатуру на дубли

После проверки, в карточке появится окно, которое сообщит о найденных дублях

Ситуация № 3. Поиск дублей во всем справочнике

Если мы хотим выполнить глобальный поиск по всему справочнику номенклатуры, чтобы выявить все возможные дубли, то для этого нужно перейти в справочник номенклатуры, открыть вкладку Ещё, и нажать на Поиск и удаление дублей. После поиска по всему справочнику программа предложит объединить дублирующиеся элементы.

В открывшемся окне можно задать условия отбора и сравнения дублей номенклатуры.

1. Искать в: справочник по которому будет осуществляться поиск
2. Отбирать: исключение элементов отбора, которые не будут включены в область поиска
3. Сравнивать: Предназначена для изменения правил поиска дублей в выбранном списке. С помощью этих правил программа определяет, что элементы являются дублями. Можно ужесточить правила, т. е. ввести сравнение еще по нескольким Реквизитам в дополнение к установленным по умолчанию.

После установки отбора и сравнения производим поиск дублей по всему справочнику.

После этого программа предложит выбрать оригиналы номенклатуры, а дубли пометить на удаление, как и при поиске дублей по конкретной номенклатурной позиции.

Подобный глобальный поиск можно осуществлять и по другим справочникам программы, например, по контрагентам, шаблонам, пользователя и т. д.

Для поиска дублей по другим справочникам переходим в Настройки ⟶ Корректировка данных ⟶ Поиск и удаление дублей

Откроется диалоговое окно, где нужно будет выбрать соответствующий справочник, отбор и сравнение по нему.

Итог

Мы выяснили, что дубли могут появляться:

• Из-за большого количества пользователей, работающих в программе
• Первичной настройки синхронизации между конфигурациями
• Загрузки данных из внешних файлов Excel

Чтобы объединить возникшие дубли можно:

• Объединить их в списке
• Произвести поиск дублей по конкретной позиции
• Произвести поиск дублей по всему справочнику номенклатуры