Отзыв о внедрении 1С:УНФ, настройке синхронизации и обмена данными с 1С:Бухглатерия
Козачок Инна Владимировна, главный бухгалтер
Зачет предоплаты и разнесение оплат
В предыдущей статье мы подробно разобрали аналитики учета взаиморасчетов с нашими контрагентами. А как же быть с непонятным зачетом оплат, который мы видели в примере? Давайте разбираться дальше.
В программе 1С:УНФ есть два способа выполнения зачета предоплат и разнесения оплат: вручную либо автоматически. Их настройки вы уже могли заметить ранее при рассмотрении вопроса аналитик взаиморасчетов с контрагентами. Но на всякий случай посмотрим их еще раз.
Одно из таких мест, это карточка контрагента в разделе Взаиморасчеты.
Но это опять же частная настройка для отдельного контрагента. Общая для всех наших контрагентов настройка доступна по пути Деньги - Еще больше возможностей под настройками аналитик взаиморасчетов с контрагентами.
Пара важных замечаний!
Замечание 1
Вы должно быть заметили, что в настройках программы есть возможность включения автозачета авансов (Деньги - Еще больше возможностей сразу над настройками аналитик взаиморасчетов с контрагентами). У данной настройки должно быть строго установлено значение НЕТ. Данная настройка относится к более старым версиям программы и для текущей работает некорректно. Ее включение может вызвать у вас множество трудностей и проблем с зачетом оплат.
Замечание 2
Ниже мы с вами рассмотрим особенности работы с автоматическим разнесением оплат и зачетом предоплат, но пока все оплаты и предоплаты лучше зачитывать вручную. Автоматический зачет авансов и оплат мы рекомендуем вам включать ТОЛЬКО после того, как полностью от и до разберетесь с логикой работы программы при ручном выполнении данной операции. Но обо всем по порядку.
Посмотрим сначала как же нам вручную внести оплату или предоплату, полученную от покупателя.
Ручной зачет предоплаты и разнесение оплат
Итак, у нас есть заказ покупателя, по которому мы должны отгрузить определенный товар. На его основании нам поступает от покупателя. Чтобы отразить поступление предоплаты мы на основании заказа покупателя создаем документ Поступление на счет (или в кассу). Сформированный документ автоматически заполняется всеми данными по заказу, в том числе и полной суммой к оплате. Предположим, покупатель оплачивает нам только часть суммы. Для того, чтобы указать ее в открывшемся окне переходим в режим редактирования, нажав соответствующую кнопку.
Теперь нужно убедиться в том, что у нас поступающая сумма действительно является предоплатой. В табличной части документа в поле Документ к зачету должно стоять значение <предоплата>.
Указать поступающую от покупателя сумму вы можете в поле Сумма над табличной частью, либо же в самой табличной части в поле Сумма расчета.
Теперь мы можем отгрузить нашему покупателю заказанный товар. На основании заказа покупателя создаем расходную накладную. Формируемый документ автоматически заполнится всеми необходимыми данными по заказу и нам остается только указать на вкладке Оплата поступившую ранее предоплату. Для это вы можете воспользоваться несколькими способами.
Зачет предоплаты
Способ 1
Воспользуйтесь кнопкой Подобрать для автоматического подбора документов оплаты для зачета.
В открывшемся окне Зачет предоплаты в табличную часть Авансы автоматически попадут все незачтенные авансы покупателя. По кнопке Заполнить подобранные документы отразятся в табличной части К зачету с автоматически рассчитанной суммой для зачета. По кнопке Ок подбор документов для зачета предоплаты будет завершен.
Способ 2
Воспользуемся кнопкой Добавить для выбора документов для зачета предоплаты вручную.
В открывшемся окне Выбор типа данных выберите тип документа и затем в списке документов выберите документы к зачету.
Нам остается только указать заказ в рамках которого осуществляется зачет предоплаты.
Способ 3
Можно также воспользоваться Помощником зачета предоплаты (кнопка Помощник), помощник подберет все незачтенные авансы покупателя по заказу.
Отметьте флажками документы из предложенного списка и завершите работу с помощником по кнопке Перенести в документ.
После проведения документа сумма задолженности покупателя уменьшится на сумму зачтенной предоплаты.
Проанализировать взаиморасчеты с покупателем можно в отчете Долги (раздел: Деньги – Отчеты).
Отлично, предоплату мы зачли и нам остается только получить от покупателя оставшуюся часть суммы.
Предположим, у нас есть еще один заказ данного покупателя и он одновременно вносит нам на счет сумму часть которой идет в оплату первого заказа, а другая часть - в предоплату второго заказа. Как оформить эту оплату?
Создаем поступление на счет (или в кассу, в зависимости от того куда поступают деньги) и переходим в режим редактирования, нажав соответствующую кнопку Редактирование.
Пока сумма поступления не привязана ни к одному из заказов и считается предоплатой. Для того, чтобы ее разнести по нужным заказам, мы также можем воспользоваться несколькими способами.
Способ 1
Мы можем воспользоваться помощником разнесения предоплаты, нажав на кнопку Помощник.
Откроется окно, в котором указаны все сведения о неоплаченных заказах, суммы долга и т.д. Здесь нам необходимо выбрать расходную накладную по которой необходимо отразить окончательную оплату и заказ покупателя по которому вносится предоплата, и нажать кнопку Перенести в документ.
Программа автоматически отнесет часть суммы, которую осталось оплатить по уже отгруженному товару на расходную накладную, а оставшуюся часть суммы отразит как предоплату по другому заказу.
Способ 2
Также можем разнести оплату, нажав на кнопку Заполнить. После этого программа автоматически заполнит табличную часть данными по оплате реализации и добавит строку по оставшейся сумме, где необходимо вручную заполнить заказ по которому вносится предоплата.
Способ 3
Также есть возможность полностью ручного заполнения табличной части разнесения оплат путем добавления строк путем нажатия кнопки Добавить, которая добавляет в табличную часть строки, где вы можете самостоятельно указать по какой реализации производится оплата, по каким заказам вносится предоплата и в каких размерах.
Автоматический зачет предоплат и разнесение оплат
Начиная с версии 1.6.14 в 1С:УНФ произошли значительные изменения по ведению расчетов с контрагентами, которые теперь позволяют быстро решать такие задачи, как зачет авансов, учет существующих оплат и их привязка к заказам.
Настройка автоматического зачета предоплат и разнесения оплат
Также как и в предыдущих ситуациях, есть несколько способов по включению функционала по автоматическому зачету.
Общая для всех наших контрагентов настройка доступна по пути Деньги - Еще больше возможностей под настройками аналитик взаиморасчетов с контрагентами.
Помимо этого, мы можем включать и отключать его отдельно для каждого контрагента в его карточке.
Работа с автоматическим разнесением оплат
Ну что ж, посмотрим еще одну ситуацию по продаже товаров и их оплате. У нас есть два заказа покупателя от разных дат на продажу ему столов. При этом по одному из заказов уже была произведена отгрузка.
Покупатель вносит нам оплату в сумме, полностью покрывающей задолженность по первому заказу (оплата) и частично покрывающей сумму по второму заказу (предоплата). Создадим документ Поступление на счет. Можем заметить, что в отличие от ручного режима разнесения оплат, поля значения полей Тип оплаты и Документ будут заполнены автоматически при проведении документа, о чем говорит значение <Авто>.
Так, после проведения сумма долга покупателя была полностью отнесена на соответствующие расходную накладную и заказ покупателя, тип оплаты установлен как Оплата.
А что же с суммой предоплаты?
Более интересная ситуация складывается с суммой, которую мы предполагали относить на второй имеющийся у нас заказ покупателя в качестве предоплаты по нему. Но вот если посмотрим строку в документе Поступление на счет, то увидим, что поступившая сумма не была отнесена ни на какой из заказов или документов.
На первый взгляд может сложиться впечатление, что это какая-то ошибка, ведь мы же включили автоматическое разнесение оплат. Но нет, все корректно.
Пара слов о настройках и их значении
Давайте внимательно посмотрим на саму настройку и названия полей, напротив которых мы ставили значение Автоматически. Первое из них звучит как Разнесение оплат. Да, действительно, программа разносит поступающие оплаты от покупателей по соответствующим расходным накладным и заказам (уже после реализации товаров). При этом, если у вас есть несколько неоплаченных расходных накладных, сначала оплата будет разнесена на первую по дате неоплаченную расходную накладную и так далее последовательно по каждой неоплаченной накладной, переходя от самой ранней к самой поздней (классический метод ФИФО).
Второе значение - Зачитывать предоплату. Обратим внимание, не Разносить предоплату, именно Зачитывать. Это означает, что программа будет зачитывать имеющиеся суммы ранее внесенных предоплат в оплату реализаций в момент проведения расходных накладных. До того, как расходная накладная будет проведена, предоплата будет числиться только за контрагентом, внесшим ее, без отнесения на какой-либо документ.
Давайте теперь посмотрим, как будет вести себя программа при отгрузке товаров по заказу покупателя при условии наличия у нас предоплаты от него.
После того, как мы проведем расходную накладную, в ней на вкладке Оплата (Автоматически) уже будет отражено, что данная реализация уже частично оплачена. То есть при проведении расходной накладной был осуществлен автоматический зачет ранее внесенной предоплаты.
Но вот если мы перейдем к заказу покупателя, по которому была произведена реализация, то увидим, что на вкладке Оплата у нас нет никакой суммы. При этом индикатор оплаты в списке заказов частично закрашен.
В данном случае также все верно. В том случае, если вы используете автоматическое разнесение оплат и зачет предоплат, то вкладка Оплата заказа покупателя может быть заполнена только при ручном разнесении оплат и предоплат. При анализе того оплачен ли тот или иной заказа, следует ориентироваться либо на индикаторы оплаты в списке заказов, либо с помощью соответствующих отчетов (например, Оплата заказов покупателей).
Небольшое замечание! После того, как мы получаем окончательную оплату от покупателя по рассматриваемой реализации и проводим поступление денежных средств, все индикаторы оплаты в списках и заказов покупателей, и расходных накладных становятся полностью закрашенными. Но вот если мы зайдем внутрь заказа покупателя на вкладку оплата, то можем увидеть, что оплата произведена только частично.
Без паники. Вспоминаем о том, что мы говорили ранее. Данная вкладка при автоматическом разнесении оплат и предоплат не отражает максимально корректную информацию. В табличной части будет отражаться только информация по суммам, поступившим в виде окончательных оплат. При этом, не смотря на то, что видна только частичная оплата, обратите внимание на верхний правый угол рассматриваемой вкладки, где мы можем увидеть, что на данный момент покупатель нам ничего не должен.
Ну и также отчеты помогут нам окончательно убедиться в том, что оплата полностью произведена.
А как же быть, если нужно отнести ту или иную оплату на заказ по которому не было отгрузки?
Все очень просто. Мы можем включить режим ручного разнесения оплат отдельно для того или иного документа. Применительно к нашей ситуации, при создании поступления на счет, мы указываем сумму поступления и переходим в режим редактирования табличной части Разнесение оплаты. Затем, двойным кликом мыши по полю Способ открываем меню выбора способа разнесения оплат и выбираем значение Вручную.
Далее уже вручную выбираем заказ к которому необходимо отнести данную предоплату, кликнув дважды по полю Заказ в табличной части Разнесение оплаты и проводим документ.
В итоге, если перейдем в справочник документов Заказы покупателей, то сможем увидеть, что несмотря на то, что по заказу еще не было отгрузки, индикатор оплаты показывает нам, что заказ уже был частично оплачен.
