Дубли в 1С:Управление торговлей — как найти и свернуть

В программах 1С могут задваиваться любые элементы: банковские счета, номенклатура и договоры, валюты. 

В статье рассказываем, как находить и удалять дубли на самых частых примерах: контрагентах и номенклатуре. Работать будем в программе 1С:Управление торговлей ред. 11.4. 

Почему появляются дубли

Дубли в программе обусловлены двумя факторами:

1. Человеческий фактор — ситуации, при которых дубли создавались пользователями вручную. Примеры: большая база данных – большой список элементов, стоял определенный отбор по справочнику, вследствие чего сотрудник не увидел нужный объект и решил создать его заново. Или просто новый сотрудник, который ещё плохо ориентируется в базе. Таким образом, мы имеем в системе два или более одинаковых элемента.
2. Технический — настраиваемый программный обмен данными между несколькими информационными базами 1С. Или непосредственно работа в базах, между которыми есть активная синхронизация. Но это уже другая история.

Как находить и удалять дубли номенклатуры?

❌ искать дубли вручную и удалять их. Проверить все справочники и отсмотреть все элементы практически невозможно. К тому же, это может только добавить проблем: по дублям могли уже провести какие-то документы.

✅ удобнее и быстрее использовать обработку в 1С для автоматического поиска и удаления дублей.

Обработка «Поиск и удаление дублей»

В 1С:Управлении торговлей справляться с дублями помогает специальная обработка – «Поиск и удаление дублей». Обработка быстро находит дублирующиеся элементы и ссылки на них, и объединяет дубли в единый элемент и автоматически подставляет правильный во все ссылки.

Как пользоваться обработкой

Обработку можно открыть в разделе НСИ и администрирование – Администрирование – Обслуживание – Корректировка данных – Поиск и удаление дублей.

Открываем обработку и заполняем поля для поиска.

• в поле «Искать в» выбираем объект, в котором будем искать дубли. Это могут быть справочники в системе или документы определённого вида.

В нашем первом примере предположим, что мы нашли дубли в номенклатуре. Между элементами есть небольшие отличия, но мы сравнили карточки и точно знаем, что это один и тот же элемент. Значит, в поле «Искать в» выбираем справочник «Номенклатура».

• в поле «Отбирать» ставятся условия отбора элементов в справочнике. 

Вариантов отбора много: нужно выбрать подходящие, установить вид сравнения и значение. Можно оставить и «Все элементы», но так как мы знаем конкретные дубли, у нас есть возможность установить отбор «Наименование содержит 1С:Бухгалтерия 8. Базовая версия». 

Чем это полезно? Такой отбор значительно сократит условия поиска дублей во всём справочнике, и время поиска будет в разы меньше.

• В последнем поле «Сравнивать» необходимо кликнуть по ссылке и установить правила, по которым программа будет сравнивать объекты и определять дубли.  

Условий, как и при отборе – много. Для справочника номенклатуры оптимально сравнивать элементы по наименованию. Это ключевой критерий сравнения. Но иногда бывают ситуации, когда необходимо провести сравнение например, по виду номенклатуры или единице измерения. 

Важно: при сравнении по наименованию есть два варианта сравнивать реквизиты: 

• «Совпадает» — совпадение будет строгим, слово в слово и буква в букву (регистр букв не учитывается).
• «Совпадает по похожим словам» совпадение может быть частичным, неполным.

В нашем примере совпадения будем искать по наименованию номенклатуры и посмотрим результаты. Также снимем галку «Скрывать помеченные на удаление и без мест использования». Настройка выполнена, запускаем обработку по кнопке «Найти дубли». 

В форме отображаются все совпадения в справочнике и количество ссылок на них. 

Программа признаёт как оригинал тот элемент справочника, на который в программе больше всего ссылок. Он отмечается синей стрелкой, дубли отмечаются флажками. 

Бывают ситуации, когда программа может неверно выбрать оригинал. Например, объект может быть новым, и ссылок с его участием будет также немного, как и с дублем – в таком случае можно воспользоваться кнопкой на форме «Отметить как оригинал» и вручную выбрать нужный элемент.

В нижней части формы есть сведения о количестве всех дублей и действии, которое произведётся на втором завершающем шаге обработки. Также по ссылке «Все места использования» можно посмотреть отчёт для получения более детальной информации по ссылкам на номенклатуры.

Что мы видим? Только два элемента распознаны обработкой как дубль, хотя нам известно, что их точно три. Этот пример очень наглядно демонстрирует, как важны условия сравнения. Не будем пока сворачивать дубли, давайте изменим условия следующим образом:

В этот раз найдены все дубли. Можно завершать обработку по команде – Удалить дубли.

Как находить и удалять дубли контрагентов?

Во втором примере посмотрим, как сворачивать дубли контрагентов. Тут есть свои особенности. 

Выберем нужный справочник. В условиях сравнения выберем поиск по наименованию.

В поиске по наименованиям есть свои минусы:

Ещё один минус такого поиска - если названия дублей-контрагентов сильно отличаются, обработка не отметит их как дубли.

Поэтому в контрагентах дубли лучше искать уникальным реквизитам: ИНН и КПП. Если они совпадают, нет сомнений в задвоенности элемента. 

И ещё один лайфхак - при таком критерии сравнения в поле «Отбирать» необходимо поставить условие – ИНН Заполнено.

После того, как убедитесь, что все элементы в списке формы правильно соотнесены по критерию оригинал-дубль, проведите их свёртку нажатием кнопки «Удалить дубли».  После проведения обработки контрагенты-двойники будут помечены в справочнике на удаление. Их нужно будет удалить из базы совсем.

Свёртка дублей по контрагентам имеет свой нюанс. Если весь описанный выше алгоритм является достаточным и полным для 1С:Бухгалтерия предприятия, то для конфигурации Управление торговлей нужно провести дополнительное действие.

Важным моментом в Управлении торговлей становится функциональная настройка независимого (раздельного) ведения партнёров и контрагентов. И совершенно неважно включена ли она в базе или нет, после свёртки дублей контрагентов мы проводим поиск дублей среди справочника Партнеры.

Как избежать появления дублей?

В заключение пару слов о том, с помощью каких простых инструментов/методов можно избежать дублирования элементов в системе 1С, вызванного человеческим фактором:

1) Самое банальное – более тщательное обучение новых пользователей базовому курсу 1С.

2) Ограничение прав доступа - чтобы с программой работали только самые опытные и аккуратные сотрудники. 

3) Использование механизмов контроля уникальности, предусмотренных разработчиками.