Настроили KPI и автоматизировали расчет премии по итогам выполнения плана для менеджеров

Зачем вообще нужен KPI?

Сейчас всё большей популярностью пользуется функционал KPI — установка и мониторинг ключевых показателей эффективности работы организации.

Каждая компания индивидуально определяет свои ключевые показатели. Чтобы отразить их в учёте, в программе есть несколько шаблонов: показатели выручки, рентабельности, задолженности и другие. Но для работы менеджеров важно не только отслеживать показатели KPI, но и устанавливать планы на каждого сотрудника.

KPI с установленным планом и премированием сотрудников по результатам его выполнения – это отличная система мотивации, к которой приходит всё большее число компаний.

Установить целевые показатели и настроить планы для сотрудников можно с типовым функционалом 1С:Управления торговлей — в подсистеме «Финансовый результат и контроллинг». Мы часто настраиваем целевые показатели нашим клиентам, помогаем разобраться с функционалом установки планов.
Однако типовой функционал не позволяет настроить премии сотрудникам по итогам значений KPI. Получается, что руководители в программе просто получают оценку, и уже «на листе бумаге» или в таблицах Excel идут все необходимые расчеты. Это дополнительное время и отсутствие единого информационного рабочего пространства.

Клиент хотел автоматизировать контроль KPI и начисление премий

Наш клиент ООО «СИЭЛЭС ИНТЕРНЕШНЛ» — оптовый продавец изделий, применяемых в медицинских целях. Клиенту нужно было автоматизировать контроль над выполнением планов и премирование по результатам работы. 

Учёт ведётся в конфигурации 1С:Управление торговлей 11.4. Мы помогли клиенту с настройками в типовом функционале и доработали программу под его задачи.

Что мы сделали:

• Настроили целевые показатели: выручка по менеджеру — типовой шаблон показателя
  количество продаваемой номенклатуры определённых брендов — наша разработка, так как в типовом функционале нет возможности работы с количественными показателями
• Разработали свой внешний отчет, в который заложили алгоритмы и формулы клиента. Эти формулы можно гибко изменить под премиальную политику каждой компании. Этот отчёт по заданным параметрам рассчитывает размер премии по каждому сотруднику
• Разработали специальную роль доступа для установки значений месячных планов для всех показателей – пользователи со специальными правами доступа могут устанавливать, изменять значения планов. Делать это можно в течение месяца и ещё несколько дней по истечении месяца. После этого любая корректировка планов прошлых периодов становится недоступной.

Теперь рассмотрим некоторые типовые настройки – с чего начиналась настройка KPI –  и опишем основные возможности внешнего отчета для расчета премий. 

Настраиваем KPI в программе 1С:Управление торговлей

Шаг 1. Создание показателей и установка плана

Установка планов производится из рабочего места в подсистеме Финансовый результат и контроллинг → Целевые показатели → Варианты анализа целевых показателей

Целевой показатель Выручка — типовые настройки

Шаблоны анализа целевых показателей «Выручка» — типовые, без каких либо доработок. В нашем случае мы настроили только отбор по менеджеру.

На каждого сотрудника уже заведен свой вариант анализа — показатель. Это сделали, чтобы можно было установить персональное значение плана пользователю.

На каждого пользователя будет заранее задаваться месячный план на следующий месяц. Для этого нужно зайти в каждый вариант и перейти на вкладку Целевые значения (диапазоны) - Создать

Для примера зададим план по выручке менеджеру Алмазовой на сентябрь месяц в размере 3 560 000.

После нажимаем команду Записать и закрыть. В списке целевых значений появится новая строка с новым планом на месяц. Также в этой вкладке можно будет посмотреть размер установленных планов за все ранние месяцы.

Также создать новый план можно и путём копирования плана за любой прошлый месяц. При этом не забываем менять дату начала действия и при необходимости размер целевого показателя. Устанавливаем курсор на нужной строке и нажимаем команду, как на скриншоте:

Так выглядит успешно заданный показатель плана на сентябрь:

Аналогичным образом задается план по выручке на каждого менеджера.

Если в команде появится новый сотрудник, новый пользователь базы, для него нужно будет завести отдельный вариант анализа целевого показателя. Для этого копируем имеющийся показатель.

Переименовываем его по фамилии нового пользователя и по гиперссылке «Отбор» выбираем нужного пользователя.

Целевой показатель Количество номенклатуры — наша разработка

Данного показателя нет в типовых шаблонах, его разработали под потребности клиента.

Для указания показателей по количественному плану продаж также заведены на каждого менеджера персональные варианта анализа.

Планы по количеству устанавливаем аналогичным образом, как и для выручки. 

Шаг 2. Работа с внешним отчетом по оценке выполнения плана и расчета премии

В отчете можно изменять период (месяц), выбирать значение для индивидуального размера премии — предопределенные варианты в отчете, вводить размер индивидуальной премии вручную.

В текущей версии отчета заложены конкретные размеры премии, они есть в таблице с легендой перед основной таблицей отчета с показателями, формулы понижения или повышения премии в зависимости от процента выполнения планов по показателям. Всё это можно гибко поменять. 

Как работать с индивидуальным признаком:

1. Либо устанавливаем курсор в поле на уровне группировки по менеджеру, двойной клик по полю «размер надбавки, руб», чтобы его активировать, и вводим с клавиатуры значение премии. После ввода нажимаем на клавиатуре «enter». Итоговая сумма премии пересчитается в колонке «премия»

2. Либо можем выбрать имеющиеся значения. Устанавливаем курсор в поле «Значение», правой кнопкой мыши открываем выпадающий список значений. 1 = 10000, 2 = 20000 и так далее.

После анализа всех показателей, установки индивидуального признака отчет можно сохранить в файл в различных форматах