ЭДО: как у нас устроен процесс учета электронных документов

Начиная работать с ЭДО, может возникнуть необходимость перестроить процессы, которые были в организации при обмене бумажным документами.

При переходе на ЭДО нужно определить, кто будет:
• настраивать ЭДО и решать технические вопросы связанные с ним
• принимать и подписывать входящие документы 
• делать сверку взаиморасчетов 
• отправлять документы покупателям
• организовывать хранение документов

Если компания небольшая и небольшой оборот документов, эти функции может выполнять один сотрудник. Мы распределили задачи по ЭДО между несколькими сотрудниками.

В этой статье рассказываем, как организовали работу с ЭДО в Простых решениях.

Подключение ЭДО

Чтобы подключить ЭДО, нужно знать много технических нюансов, поэтому данному процессу мы обучили наш отдел Сервис-инженеров.

Они помогают клиентам с подключением, смотрят ошибки ЭДО. Также они настраивали подключение для нашей компании.
Сейчас сервис-инженеры помогают нашим сотрудникам, ответственным за ЭДО, разбираться с ошибками и проблемами в приеме и отправке документов.

Входящие документы

Приемка

Прием документов у нас осуществляется в ручном режиме — принимать документы может любой менеджер.

Но данный процесс можно автоматизировать, настроив по расписанию загрузку документов в базу, чтобы не держать в голове постоянно задачу о необходимости принять документы. В этом случае ЭЦП и программы для работы с ними должны быть установлены на Сервере 1С.

Подписание документов

После получения документа он попадает на вкладку Утвердить.
Данную функцию могут выполнять несколько человек или один: все зависит от объема документов и ваших процессов.

Изначально у нас принимали документы все менеджеры без какой-либо схемы. Это приводило к тому, что многие документы могли быть долго неподписанными. Мы решили разделить входящие документы по определенным критериям и делегировали каждый блок отдельному человеку.

Возникла сложность: на рабочем столе были видны все документы. Менеджеры могли подписать не свой документ или не заметить неподписанный документ.

Мы сделали простую доработку, которая при записи электронного документа по заданному алгоритму представляла нужного ответственного менеджера.
После этой доработки сотрудник может настроить фильтр и на вкладке Утвердить видеть только те документы, которые ему нужно подписать.

Сверка взаиморасчетов

Приемом документов и утверждением у нас занимаются менеджеры, а сверку взаиморасчетов с поставщиками уже делает бухгалтер. 

Исходящие документы

Отправка документов

Отправка документов у нас разбита по ответственным менеджерам.
1. Если менеджер ведет сделку с покупателем, он и отправляет документы по ЭДО, а также контролирует, подписан ли документ со стороны клиента.
2. Также у нас имеется массовая выписка реализаций. Обработка сама отправляет документы по ЭДО, а ответственный за клиента менеджер контролирует документооборот.   

Хранение документов

Как правило, бумажные документы бухгалтеры хранят по папкам двумя способами:
1. Все поставщики в одной папке

2. Для каждого поставщика своя папка.

Мы предлагаем небольшой лайфхак: когда вы уже перешли на ЭДО с контрагентом, в папку с бумажными документами добавьте информацию, с какого числа вы перешли на ЭДО.

Это поможет при поиске быстро понять, что документов на бумажном носителе нет, и их стоит искать в хранилище системы ЭДО.

Переход на ЭДО упрощает жизнь бухгалтера, но нужно знать, что у него появятся новые задачи. На первом этапе внедрения ЭДО необходимо определить их:
• Кто загружает документы?
• Кто отправляет?
• Кто разбирает ошибки?
• Кто отправляет приглашения на обмен ЭДО контрагентом?
• Кто контролирует, что все сообщения разобраны?

После нужно назначить ответственного на каждую задачу, чтобы документы всегда были вовремя приняты, исправлены и отправлены.