Как мы автоматизировали работу 16 филиалов Госветслужбы с помощью 1С:Бухгалтерии и БИТ.Айболит

У государственной ветеринарной службы есть филиалы по всей области и центральный офис в Смоленске. Раньше каждый филиал выбирал программу для ведения бухгалтерского учета и занимался учетом самостоятельно. С недавних пор центральный офис стал вести учет за все филиалы, но при этом у сотрудников на местах остались некоторые бухгалтерские функции. Возникла ситуация, когда сотрудники дублировали часть действий и тратили на это время, а в основной учетной системе не всегда была актуальная информации.

Рассказываем, какие доработки мы сделали в 1С:Бухгалтерии и в БИТ.Айболит для удобства Ветслужбы.

Создали рабочий стол для менеджеров с простым функционалом

Сначала в каждом отделении была своя бухгалтерия, а потом главный бухгалтер стал один, в центральном офисе в Смоленске. Ей неудобно было использовать разрозненные данные из филиалов, к тому же она не полностью им доверяла для отчетности. Кассиры на местах действительно могли в чем-то ошибиться, просто потому что в бухгалтерских программах функционал обычно объемный, в нем сложно разобраться без специальных знаний. Тем более сотрудники филиалов работали в разных программах: кто-то в Экселе, кто-то в 1С:БГУ 1.0 или другой бухгалтерской программе. Так что в центральном офисе все данные по первичке вбивали в 1С:Бухгалтерию заново.

Что мы сделали. Создали рабочий стол, который упрощает функционал программы, чтобы продавцы легко находили нужные операции. Ошибиться там практически негде.

• счета на оплату;
• акты об оказании услуг;
• внутренние перемещения и списания материалов.

Мы разграничили филиалы, чтобы работник видел информацию только по своему отделению и случайно не внес данные куда-то еще.

Поначалу в центральном офисе были опасения, что  даже с простым Рабочим столом пользователи на местах сформируют неверные проводки, которые попадут в отчетность. Мы сделали промежуточный вариант: вводить данные можно было в филиале, но центральный офис всё проверял и только потом делал проводки. Но по факту оказалось, что в этом нет необходимости. Сотрудники быстро разобрались, как работать с простым рабочим столом и ошибок не было, так что они стали делать всё это сами.

Автоматизировали нумерацию документов

Филиалам нужно было вести единую нумерацию счетов-фактур. И пока не было доступа к общей базы, номер узнавали в центральном офисе, если нужно было распечатать счет-фактуру. Буквально, продавцы звонили из райцентра в Смоленск и спрашивали, какой номер следующий по порядку. А сотрудник в главном офисе в Смоленске вел пометки, что номер уже использовали.

Что мы сделали. Сейчас документы автоматически нумеруются по порядку в базе, ничего узнавать не нужно.

Доработали отчеты по товарам, которые Ветслужба берет на реализацию

Госветслужба не просто покупает товары у поставщика, а получает их на реализацию у комитента. На то, чтобы продать товары есть три месяца. После этого нужно либо заплатить за проданные препараты, либо вернуть остатки. Нужно контролировать, когда пришла каждая упаковку препарата и когда её купили.

Раньше продавцы помечали себе во время рабочего дня на листочках, например, что в такой-то день использовали глюкозу из такой-то партии. И раз в неделю переносили эти данные в отчет. Бумажной работы было много, и такие пометки легко можно было потерять.

Что мы сделали. Сейчас такой отчет автоматически формируется в БИТ.Айболите. Когда продавец пробивает товар, в программе фиксируется информация, из какой он партии и когда поступил.

Загрузка накладных. Поступление товаров и услуг

Госветслужба получает от комитента накладные. Предположим, в накладной около 60 позиций, а их может прийти 10 штук за неделю. Чтобы внести данные, нужно положить ее перед собой и вручную вбивать какой препарат пришел, сколько, по какой цене и с каким сроком годности, заводить характеристики и серии. Мало того, в разных партиях цена на один и тот же препарат может отличаться, а отчитываться нужно, сколько по какой цене продали.

Что мы сделали. Мы сделали доработку, чтобы данные из таблицы с нашим заказом или из накладной, полученной по ЭДО, загружались в 1С и автоматически подставлялась верная цена. Вручную вносить данные о поставке не нужно.

Подключили кассовое оборудование

В чеке должен быть указан товарный состав покупки. Он был забит в кассе, каждый препарат под своим номером, и продавцу нужно было записывать или запоминать эти номера.

Что мы сделали. Сейчас кассовый аппарат подключен к компьютеру, так что продавец в программе выбирает нужные позиции и просто нажимает «Распечатать чек».

В будущем мы хотим автоматизировать работу ветеринаров: в БИТ. Айболит можно искать свободное место в расписании, записываться ко врачу, делать записи о приеме, указывать лекарства, которые дали животному, и оформлять чеки в конце приёма.