Работа с взаиморасчетами в 1С:УНФ — автоматический зачет авансов

В этой статье рассказываем, как работать в УНФ, чтобы:

• не было не зачтенных авансов
• не разбухала дебиторка и кредиторка

Мы рассмотрим два варианта, причем подробнее расскажем про второй —  действительно автоматический (у кого мало времени можете 1-й вариант пропустить и сразу читать про второй)

А еще мы провели вебинар по механизму взаиморасчетов в 1С:УНФ, где помимо функционала нашего расширения, который позволит раз и навсегда забыть о проблеме незакрытых авансов, мы рассказали о том - почему "врет" пульс бизнеса - почему бывают незачтенные авансы - какие есть аналитики взаиморасчетов и для чего они нужны - и как правильно организовать работу.

Вариант 1. Почти автоматический зачет авансов

Например, в Поступлении на счет можно не указывать конкретные накладные, которые оплачивает клиент. А можно поставить вариант “Авто”, и программа при проведении документа сама подберет нужные документы по ФИФО.

Обычно, именно такой вариант все и ожидают.

Звучит все очень красиво и кажется, что достаточно поставить для всех контрагентов Автоматически, и все всегда будет хорошо:

• при оплате подберутся все необходимые долги
• при отгрузке найдутся все авансы

Но давайте рассмотрим, в каких ситуациях что-то пойдет не так.

Бардак во взаиморасчетах

Если у вас на текущий момент бардак во взаиморасчетах, прежде чем ожидать автоматической работы нужно исправить все неверные остатки хотя бы на текущий момент. Причем, очень часто это сделать трудно или даже невозможно без помощи программистов.

Если у вас не совсем запущенная ситуация, можно попробовать зачесть авансы и долги при помощи Корректировки долга (операция зачет авансов) по каждому проблемному контрагенту.

И после того, как по этому контрагенту вы ситуацию исправите, то, можно ожидать чего-то дельного от автоматического поведения программы.

Специфические операции: Возвраты или Корректировки долга

К сожалению, не во всех документах есть автоматический зачет авансов/долгов.

• Корректировка долга фиксирует конкретные документы и при перепроведении их не актуализирует.
• Возвраты вообще не оформить без помощи специально обученных людей, там совсем все не очевидно

Изменения задним числом

Мы уверены, что вы не сверх-человек и порой “залезаете” в прошлые периоды — что-то удаляете, или наоборот добавляете. В этот момент ваши взаиморасчеты сбиваются (получается, что документы, которые автоматически зачли какие-то долги теперь должны зачесть какие-то другие долги).

Соответственно, чтобы все исправить, нужно просто перепровести документы, но:

• в программе нет специальных удобных механизмов для перепроведения документов (возможность в меню Администрирование - Корректировка данных - Групповое перепроведение документов не в счет, т.к. это инструмент для специалистов)
• вы не знаете, с какого периода перепроводить документы, и программа никак не подскажет вам
• если у вас по контрагенту были специфические операции, они автоматически не актуализируются, и придется их как-то вручную переделывать, а потом как-то опять перепроводить документы

Вывод может быть только один:
⇨ Автозачет от разработчиков УНФ, конечно, сильно упростил работу, но панацеей не стал. Во многих случаях он совсем не поможет.

Вариант 2. Расширение для автоматического зачета авансов

Мы сами столкнулись с недостатками автозачета от разработчиков и решили придумать кардинально другой вариант, чтобы действительно все само работало.

Мы исходили из следующего:

• важно минимизировать ручные действия
• зачет авансов и долгов должен быть примерно по ФИФО (если в каких-то случаях будет иначе, то это не критично)
• важно, чтобы расчеты были верны на текущий момент. Если что-то не так в прошлых периодах, это не сильно важно, все-таки у нас система оперативного учета
• нам не важно, как в счет-фактуре/УПД заполнится поле “к платежно-расчетному документу №” (тут два довода, во-первых, мы на УСН, во-вторых, заполнение этого поля -- очень спорный вопрос и, кажется, карго-культ)

Концепция доработки

Поэтому мы пришли к такой концепции:

• Отключили контроль остатков по взаиморасчетам (иногда программа не дает провести документы из-за того, что срабатывает контроль остатков, а в “ругательных” сообщениях может разобраться только гений)
• Каждую ночь анализируются расчеты и автоматически:
• исправляются ошибки расчетов (например, если был какой-то минусовой долг он перенесется на аванс)
• авансы зачитываются на долги по ФИФО
• В начале месяца создается “пачка” документов Корректировка регистров и Операций, которые в течение месяца актуализируются в соответствии с выбранным расписанием. В начале следующего месяца создается новый документ.

На данный момент есть один минус у этого решения — довольно сложная работа с документами Корректировка долга. Это один из самых сложных документов в УНФ и учесть все нюансы в доработке не получается. На данный момент при необходимости вырабатываем дополнительную логику работы и контроля на конкретных внедрениях за дополнительную плату.

Автоматический зачет работает в два этапа:

1. анализируются и исправляются все отрицательные остатки (минусовой долг переносится на аванс, а минусовой аванс - на долг)
2. выявляются авансы и по ФИФО закрываются на долги, пока не кончатся либо долги, либо авансы

При этом корректируются не только регистры взаиморасчетов (по которым строятся все отчеты по долгам), но и движения по Управленческому регистру (чтобы баланс тоже строился корректно).

Как запустить зачет авансов

Рекомендуемый вариант — настроить регламентное задание, которое будет делать все автоматически.

Пользователи коробочных решений могут настроить регламентное задание в специальной внешней обработке в меню Компания - Администрирование - Печатные формы, отчеты и обработки - Дополнительные отчеты и обработки - Зачет авансов взаиморасчетов (Автовыполнение).

Рекомендуемые настройки:

• Повторять: каждые 1 день
• Время начала: 01:00 ночи

Чтобы регламентное задание работало, у вас должна быть серверная версия 1С или или облачная 1С, например 1С:ФРЕШ.

Пользователи облачных 1С смогут настроить расписание выполнения автоматического зачета при установки расширения из Магазина расширений.

Обработку можно запустить вручную, для этого заходим в меню Компания - Сервис - Зачет авансов взаиморасчетов

Почему нам можно доверять?

• Мы давно и много занимаемся УНФ и пишем много продуманных методических статей
• Проблему ведения взаиморасчетов в УНФ мы обсуждаем с разработчиками уже лет 6 и многие доработки были сделаны именно по нашей инициативе
• Наша разработка протестирована на нескольких крупных базах УНФ с масштабным документооборотом, и мы уверены в наших алгоритмах

Инструкция по установке

Доработка выполнена в форме расширения и устанавливается через меню Компания - Администрирование - Печатные формы, отчеты и обработки - Расширение возможностей программы

Расширение доступно и для облачной версии 1С:ФРЕШ.

Обновления

Мы предоставляем новые версии разработки в течение года после покупки бесплатно.

Год дополнительной поддержки - 3 000 рублей. 

Внимание, мы не гарантируем работоспособность разработки, у которой не оплачен период дополнительной поддержки.

Актуальную версию разработки можно получить, написав нам на почту info@1eska.ru. Менеджеры проверят наличие у вас доступа к поддержке, отправят новую версию или счет.