Взаиморасчеты в УНФ (Часть 1) или Почему врет начальная страница (Пульс бизнеса)

Это первая статья из цикла и мы тут больше будем говорить о постановке проблемы, чем о ее решении.

Лучше всего ситуацию иллюстрирует скриншот =)

И теперь очевидный вопрос: «Откуда такие долги?! Причем есть какие-то наши и нам, а на самом деле долгов никаких нет».

И в подтверждение этого показывают справочник покупателей / поставщиков и подкладывают Акты сверки.

Примечание: Для упрощения рассказа у нас один контрагент — покупатель.

Такое ощущение, что действительно никаких долгов нет, а программа об этом не в курсе.

Давайте попробуем посмотреть мощные аналитические отчеты программы Управление нашей фирмой.

Начнем с Отчета «Взаиморасчеты» (кратко).
Этот отчет по нашим оценкам наиболее часто используется для контроля за долгами.

Опять двадцать пять.

Я заранее извиняюсь, что так долго подвожу к проблеме, но мой основной посыл в том, что есть правильные места, где надо смотреть важные цифры, а есть не правильные места.

Так вот, самое правильное место для анализа долгов покупателей — это Отчет «Расчеты с покупателями».

В-о-о-о-т, уже кое-что. Мы видим, что в группе «Конечный остаток» у нас как-то две одинаковых цифры. Есть и задолженность и предоплата.

А может ли так быть вообще?!
Может. В одном из двух случаев:

Если с контрагентом ведутся расчеты по нескольким договорам (по одному договору висит долг, а по другому — предоплата)
Если с контрагентом ведутся расчеты по нескольким заказам (соответственно, по одному заказу висит долг, а по другому — предоплата)

А если договор один и по заказам расчеты не ведутся, то одновременный долг и аванс на покупателе (бухгалтера еще называют это «одновременным сальдо») — это чисто техническая ошибка, которая ничего не означает экономически.

Построим Отчет «Расчеты с покупателями» специальным образом, чтобы сделать проблему очевидной.

Мы добавили очень важную аналитику «Документ расчетов».

Программа каждый долг (например, выписанный Акт выполненных работ) учитывает обособленно и потом обязательно этот долг закрывается какой-то конкретной оплатой (через кассу и банк или еще как-то).

С авансами та же история — они учитываются обособленно, а потом зачитывают какой-нибудь долг.

В этом отчете мы как раз и видим, что ни один из долгов (Акты выполненных работ 1,2,3) не оплачены, а все оплаты стали авансами. Вот и получается, что долгов на 8 млн. и авансов на столько же.

Почему так произошло?

28.02.2018 — был выписан акт выполненных работ
05.03.2018 — была совершена оплата за этот акт

Для программы очень важно, что бы в документе оплаты было прямо указано, что оплачивается именно этот акт, а у нас стоит что эта оплата — предоплата.

Поменяем разнесение оплаты на правильный акт и посмотрим, как будет выглядеть отчет.

Мы видим, что теперь именно по этому акту прошла оплата и в конечном остатке мы видим, что долг больше не висит.

Повторим подобное с Актом № 2 и Оплатой № 2.

Видим, что Поступление на расчетный счет № 2 пропало из отчета (точнее показывается как оплата в 500 000 Акта № 2) и остался долг.

Посмотрим внимательно на оплату № 3. Это сложный платеж. Во-первых это оплата долга по второму акту и предоплата за 3-й. Именно так мы и должны заполнить Поступление на расчетный счет № 3.

Нам остался последний штрих — сказать что в Акте № 3 мы зачитываем аванс в 7 000 000 рублей.

Во-первых, мы видим тут что заработала колонка «Зачтено» и во-вторых наконец наступила красота — нет никаких долгов и авансов (сравните с первым построением отчета).

Вот именно такой работы с долгами и оплатами ожидает программа и теперь посмотрим на итог нашей работы — начальную страницу «Пульс бизнеса».

Ну наконец пульс бизнеса стучит верно и не врет.

Под конец остается как минимум два вопроса:

А вообще для чего так сложно (аккуратно и внимательно) вести расчеты?

Основная идея в том, что очень много пользователей (собственников, руководителей отделов продаж, менеджеров) хочет использовать замечательный механизм отсрочек и «давности» долгов. То есть отчет который скажет —есть ли просроченная задолженность, или на сколько дней задолженность просрочена и можно ли делать новую отгрузку / давать скидку или еще чего-то в этом духе.

Так вот, для этого отчета критически важно знать когда именно был оплачен какой долг. Причем, в идеале это решение должен принимать человек (именно этим мы с вами сейчас и занимались).
Соответственно, без уверенности в том, что у вас «красивые» взаиморасчеты ожидать адекватных цифр в Отчете «Задолженность покупателей по срокам долга» не стоит.

Неужели нет других вариантов и надо так сильно заморачиваться?

Скажу так:

В прошлых версиях программы Управление Нашей Фирмой можно было выполнять эту работу только вручную
Практически никто с этим не справлялся и во взаиморасчетах всегда была каша

В новой версии УНФ (начиная с 1.6.14) можно организовать работу так, что бы авансы и долги закрывались автоматически (по методу ФИФО), но:

Это будет тема моей следующей статьи по УНФ
Автоматические механизмы программ вовсе не отменяют контроль ответственного человека

С любовью к SMB

Мордвин Сергей

преподаватель 1С:УНФ, специалист-консультант

mors@1eska.ru

+7(499) 653-71-10

Один из самых частых вопросов у внимательных пользователей УНФ (Управление нашей фирмой), которые рассматривают цифры, которые выдает им программа — «Почему врет стартовая страница УНФ? Откуда у нас такие долги?!». Это первая статья из цикла и мы тут больше будем говорить о постановке проблемы, чем о ее решении. Лучше всего ситуацию иллюстрирует скриншот =) И теперь очевидный вопрос: «Откуда такие долги?! Причем есть какие-то наши и нам, а на самом деле долгов никаких нет». И в подтверждение этого показывают справочник покупателей / поставщиков и подкладывают Акты сверки. Примечание: Для упрощения рассказа у нас один контрагент — покупатель. Такое ощущение, что действительно никаких долгов нет, а программа об этом не в курсе. Давайте попробуем посмотреть мощные аналитические отчеты программы Управление нашей фирмой. Начнем с Отчета «Взаиморасчеты» (кратко). Этот отчет по нашим оценкам наиболее часто используется для контроля за долгами. Опять двадцать пять. Я заранее извиняюсь, что так долго подвожу к проблеме, но мой основной посыл в том, что есть правильные места, где надо смотреть важные цифры, а есть не правильные места. Так вот, самое правильное место для анализа долгов покупателей — это Отчет «Расчеты с покупателями». В-о-о-о-т, уже кое-что. Мы видим, что в группе «Конечный остаток» у нас как-то две одинаковых цифры. Есть и задолженность и предоплата. А может ли так быть вообще?! Может. В одном из двух случаев: Если с контрагентом ведутся расчеты по нескольким договорам (по одному договору висит долг, а по другому — предоплата) Если с контрагентом ведутся расчеты по нескольким заказам (соответственно, по одному заказу висит долг, а по другому — предоплата) А если договор один и по заказам расчеты не ведутся, то одновременный долг и аванс на покупателе (бухгалтера еще называют это «одновременным сальдо») — это чисто техническая ошибка, которая ничего не означает экономически. Построим Отчет «Расчеты с покупателями» специальным образом, чтобы сделать проблему очевидной. Мы добавили очень важную аналитику «Документ расчетов». Программа каждый долг (например, выписанный Акт выполненных работ) учитывает обособленно и потом обязательно этот долг закрывается какой-то конкретной оплатой (через кассу и банк или еще как-то). С авансами та же история — они учитываются обособленно, а потом зачитывают какой-нибудь долг. В этом отчете мы как раз и видим, что ни один из долгов (Акты выполненных работ 1,2,3) не оплачены, а все оплаты стали авансами. Вот и получается, что долгов на 8 млн. и авансов на столько же. Почему так произошло? 28.02.2018 — был выписан акт выполненных работ 05.03.2018 — была совершена оплата за этот акт Для программы очень важно, что бы в документе оплаты было прямо указано, что оплачивается именно этот акт, а у нас стоит что эта оплата — предоплата. Поменяем разнесение оплаты на правильный акт и посмотрим, как будет выглядеть отчет. Мы видим, что теперь именно по этому акту прошла оплата и в конечном остатке мы видим, что долг больше не висит. Повторим подобное с Актом № 2 и Оплатой № 2. Видим, что Поступление на расчетный счет № 2 пропало из отчета (точнее показывается как оплата в 500 000 Акта № 2) и остался долг. Посмотрим внимательно на оплату № 3. Это сложный платеж. Во-первых это оплата долга по второму акту и предоплата за 3-й. Именно так мы и должны заполнить Поступление на расчетный счет № 3. Нам остался последний штрих — сказать что в Акте № 3 мы зачитываем аванс в 7 000 000 рублей. Во-первых, мы видим тут что заработала колонка «Зачтено» и во-вторых наконец наступила красота — нет никаких долгов и авансов (сравните с первым построением отчета). Вот именно такой работы с долгами и оплатами ожидает программа и теперь посмотрим на итог нашей работы — начальную страницу «Пульс бизнеса». Ну наконец пульс бизнеса стучит верно и не врет. Под конец остается как минимум два вопроса: А вообще для чего так сложно (аккуратно и внимательно) вести расчеты? Основная идея в том, что очень много пользователей (собственников, руководителей отделов продаж, менеджеров) хочет использовать замечательный механизм отсрочек и «давности» долгов. То есть отчет который скажет —есть ли просроченная задолженность, или на сколько дней задолженность просрочена и можно ли делать новую отгрузку / давать скидку или еще чего-то в этом духе. Так вот, для этого отчета критически важно знать когда именно был оплачен какой долг. Причем, в идеале это решение должен принимать человек (именно этим мы с вами сейчас и занимались). Соответственно, без уверенности в том, что у вас «красивые» взаиморасчеты ожидать адекватных цифр в Отчете «Задолженность покупателей по срокам долга» не стоит. Неужели нет других вариантов и надо так сильно заморачиваться? Скажу так: В прошлых версиях программы Управление Нашей Фирмой можно было выполнять эту работу только вручную Практически никто с этим не справлялся и во взаиморасчетах всегда была каша В новой версии УНФ (начиная с 1.6.14) можно организовать работу так, что бы авансы и долги закрывались автоматически (по методу ФИФО), но: Это будет тема моей следующей статьи по УНФ Автоматические механизмы программ вовсе не отменяют контроль ответственного человека С любовью к SMB Мордвин Сергей преподаватель 1С:УНФ, специалист-консультант mors@1eska.ru +7(499) 653-71-10