Взаиморасчеты в УНФ: как организовать свою работу (часть 1)

Настройка аналитик учета взаиморасчетов

В программе Управление нашей фирмой возможны различные настройки аналитического учета взаиморасчетов с контрагентами. Их мы можем найти  непосредственно в карточке контрагента в разделе Взаиморасчеты. Существуют такие варианты аналитики учета взаиморасчетов с контрагентами (Покупателями и Поставщиками):

• По договорам
• По документам
• По заказам
• По счетам

Каждая из этих галочек открывает нам доступ для заполнения соответствующих полей в документах, а также к добавлению данных по аналитикам в отчеты. Настройка для каждого контрагента и договора индивидуальна.  

Но все же мы рекомендуем использовать все аналитики, представленные в программе, что позволит сделать более понятным и красивым внешний вид отчетов, а также в дальнейшем значительно упростит задачу по поиску возможных причин ошибок в учете. Или же, например, не сможет корректно работать Ассистент управления нашей фирмой Даша, если отключить аналитику по заказам. Она будет лишена какой-либо информации по оплате заказов и, соответственно не сможет изменять статусы заказов.

В одном из обновлений программы разработчики предоставили пользователям возможность один раз задать стандартный набор аналитик взаиморасчетов и больше не обращаться к настройке перечня аналитик при создании карточки контрагента. Давайте их установим. Для этого перейдем по пути Деньги - Еще больше возможностей и проставим все галочки напротив выделенных значений.

Вот теперь если мы создадим нашего нового контрагента все эти галочки у него будут заполнены по умолчанию.

А к чему эти галочки приводят в программе? Давайте посмотрим, но прежде пара замечаний. 

Установленные галочки позволяют вести учет взаиморасчетов с контрагентом по договорам, заказам и документам (приходная/расходная накладные, поступления на счет и т.п.). Советуем внимательно делать выбор способа ведения учета по контрагенту и в программе в целом до начала работы, т.к. установка или снятие галочек после начала работы невозможна до полной отмены проведения всех документов затрагивающих взаиморасчеты.

Учет взаиморасчетов по договорам

Посмотрим, что делает галочка По договорам.

Как можем видеть из скриншотов ниже, в документах по контрагенту для которого установлена эта галочка, появляется обязательный к заполнению реквизит Договор.

Если построим отчет Взаиморасчеты с контрагентом с отбором по данному контрагенту, то увидим, что данные в нем представлены как раз в разрезе договоров.

При этом, добавление какой-либо другой аналитики (заказа или документа) ни к чему не приводит, соответствующие им строки остаются пустыми (как раз потому что программа не производила никаких изменений в регистрах, которые соответствуют этим аналитикам).

Учет взаиморасчетов по заказам

Поставим теперь галочку По заказам.

Оформив еще только заказ покупателя мы видим, что уже не просто не обязательно заполнять договор, а данного поля просто на просто нет и, соответственно, у нас не будет никаких записей в программе о том, что та или иная реализация проведена по определенному договору.

Зато, например в документе Поступление на счет, у нас появилась аналитика по заказу покупателя.

Посмотрим, что же происходит с аналитикой в отчете.

Вот теперь то у нас и появилась аналитика по заказу. Но вот странно, почему у нас в отчете появилась аналитика по договору, хотя мы договор ни в одном документе не указывали.

Ничего здесь удивительного нет. Программа сама при создании нового контрагента создала для него договор, который по умолчанию называется Основной договор. 

Но при этом, создать какой-либо новый договор мы не можем, так как программа нам сообщает о том, что по данному контрагенту не ведется учет по договорам. Соответственно, учет по договорам будет вестись только условно, отображая в отчетах в качестве договора автоматически созданный Основной договор.

Учет взаиморасчетов по документам

А что же будет, если мы будем вести учет взаиморасчетов только по документам?

Как видим, также нет обязательного поля для заполнения договора, как и в предыдущем случае. Но если посмотрим на документ оплаты, то заметим, что в зависимости от того, чем является поступающая оплата от покупателя (оплатой или предоплатой), меняется основание документа.

А как обстоят дела с аналитикой в отчетах?

Не смотря на то, что мы добавили в отчет строку для отражения информации по заказу, она все равно осталась пустой. Таким образом, видим, что при установке учета по документам у нас появляется информация о документе в рамках которого ведутся взаиморасчеты, но в то же время исчезает какая-либо информация по заказам в рамках которых мы ведем взаиморасчеты.

Промежуточный мини-итог

Установка той или иной галочки для контрагента ведет к появлению определенных аналитик в рамках которых ведется учет взаиморасчетов. Но как это применяется на практике? В своей организации вы можете использовать совершенно разные аналитики в разрезе которых ведутся взаиморасчеты (по отдельным договорам, по документам или заказам), но исходя из нашего опыта мы настоятельно рекомендуем вам устанавливать все описанные нами выше галочки.

Вы можете спросить, зачем именно так? Ответ очень прост. К нам часто обращаются с различным проблемами по учету взаиморасчетов с контрагентами. А в их обнаружении и исправлении нам как раз и помогают данные аналитики. Так, построив любой отчет в разрезе всех возможных аналитик, мы сразу же получаем намного больше информации по тем или иным движениям, которые были осуществлены в учете.

Посмотрим один небольшой пример

Представим ситуацию, покупатель с которым у нас ведется учет взаиморасчетов по договорам, заказал у нас, к примеру, светильник. Мы оформили данный заказ и отгрузили товар. Потом нам поступила оплата от покупателя. Вроде на данный момент у нас не должно быть никаких задолженностей. Посмотрим отчет Расчеты с покупателями, чтобы убедиться в этом. 

Странно, не смотря на то, что мы все отгрузили, а покупатель нам все оплатил, все равно висит долг покупателя, а также предоплата полученная нами. Но в таком виде отчет нам не покажет какими документами и в оплату каких заказов были получены те или иные суммы мы не увидим (это как раз и минус учета по какой-то одной аналитике).

А что, если мы будем вести учет в разрезе всех аналитик?

Уже только при появлении в отчете аналитики по заказу мы можем понять, что поступившая нам оплата не была зачтена в оплату нужного нам заказа покупателя.