1С:Фреш — инструкции, настройка и работа в облачной 1С

Проблема Компания решила перейти с одной облачной базы 1С:УНФ на другую — с иначе устроенным учетом: новым планом счетов, другой аналитикой по проектам, отказом от части старых механизмов. Обе базы находятся в 1С:Фреш, то есть прямого доступа к файлам или конфигуратору нет, есть только программный интерфейс. Стандартный сценарий перехода в такой ситуации выглядит рискованно: выгрузить остатки на дату отсечки вручную и надеяться, что дата отсечки не сдвинется второй раз вручную вводить все текущие операции с этого момента до реального переключения в новую базу начинать сверку заново, если в процессе перехода что-то поменялось в старой базе (а оно почти всегда меняется) если после переключения выяснилось, что часть данных не перенесли, — вручную искать, что именно и почему Штатный обмен данными между базами здесь тоже не спасает: он переносит документы как есть, вместе со всем мусором старой базы, и не учитывает, что в новой базе другая структура учета — свой план счетов, справочники и правила. При объеме в тысячи документов в месяц это потребует неделю ручной работы бухгалтерии или приведет к ошибкам, которые всплывут через квартал при закрытии периода. А нам надо было перенести множество связанных документов: банковские выписки заказы покупателей, поставщикам приходные и расходные накладные движения по складу Что мы сделали Мы разработали инструмент, который умеет читать одну базу 1С и писать в другую напрямую через API, без выгрузок в Excel и ручного ввода. Три ключевых свойства инструмента: Можно гонять сколько угодно раз до реального перехода. Инструмент понимает, что уже перенесено, а что нет. Тестово прогнали сегодня — посмотрели, как это выглядит в новой базе, показали заказчику. Через неделю прогнали еще раз — перенеслось только то, что появилось за неделю, старое не задвоилось. Финальный прогон в день переключения — с помощью той же команды, только с более узким временным окном Ничего не портит то, что уже есть в новой базе. Если в новой базе документ уже завели вручную или его перенес кто-то другой, инструмент его не трогает. Если документ изменили в старой базе после первого переноса — обновляет. Если правки внесли с обеих сторон — помечает как требующий внимания пользователя После каждого прогона — отчет о том, что и как перенеслось. В таблице есть информация о том, сколько документов было в старой базе и сколько появилось в новой, есть ли расхождения по суммам и ссылки, которые ни на что не указывают. Отдельно — что не смогли перенести и почему, чтобы пользователь сам решил, что с этим делать Комментарий эксперта “ Мы позаботились и о безопасности исходной базы: в ней в это время работают люди, и переносить в нее что-либо нельзя. Поэтому наш инструмент не умеет писать в старую базу — канала для записи туда просто нет. Сергей Мордвин Собственник компании «Простые решения», эксперт по автоматизации налогового учета и 1С:УНФ Результат Документов перенесено за полтора месяца 1 384 Расхождений после сверки 0 Объектов справочников создано автоматически (номенклатура, контрагенты, счета, сотрудники и т. п.) 460 Время полного прогона вместе со сверкой ~15 минут В процессе заказчик попросил расширить охват — добавить еще один тип документов, которого изначально не было в плане. Это заняло несколько часов: мы использовали тот же инструмент и принцип «прогнать — сверить». Что неожиданное нашли в процессе Инструмент обнаружил, что кто-то еще параллельно переносит данные в новую базу — несколько сотен документов появились помимо нашей работы. Вместо того чтобы задвоить их, инструмент сверил чужую работу с исходной базой, убедился, что она корректна, и принял ее как уже перенесенную. Также интрумент нашел пару документов, которые ссылались на объекты, отсутствующие в новой базе, — их создали вручную, без учета связей между документами. Такие места инструмент выносит в отчет для проверки человеком. Часть решений мы сознательно оставили за заказчиком. Например, мы не стали автоматически раскладывать новые позиции номенклатуры по старым учетным категориям, потому что они тянут за собой счета учета. Слепой перенос по старой логике сломал бы проводки в новой структуре. Мы дали клиенту заготовку с подсказками, чтобы он принял решение самостоятельно. Чем наше решение отличается от скрипт-выгрузки Сопоставление объектов не по одному признаку. Один и тот же контрагент или склад в двух базах — это разные объекты с разными внутренними номерами. Сопоставлять только по названию опасно: одинаковые названия иногда означают разные объекты, а разные названия — один и тот же. Правильный подход — каскад: точное совпадение → решение человека, зафиксированное один раз → служебные признаки → и в последнюю очередь — название с проверкой уникальности кандидата Проверка ссылок — забота инструмента, а не платформы. 1С не мешает записать документ со ссылкой на несуществующий объект и создает «пустое место». Отслеживать это нужно самим до записи, а не через месяц при закрытии периода Всё обратимо. Любой прогон можно откатить, не трогая ни чужие документы, ни то, что уже приняли как перенесенное. Это позволяет пробовать перенос на реальной боевой базе Когда можно использовать инструмент Инструмент можно применять не только при переезде между двумя базами в 1С:Фреш. Тот же подход работает в случаях: слияния или разделения компаний, когда нужно свести две базы в одну или наоборот смены типовой конфигурации с изменением структуры учета переноса между разными способами размещения (облако → сервер, сервер → облако) любой ситуации, где перенос данных — это не разовая операция, а процесс, который нужно контролировать в течение недель #BLOCK_LINK# У вас есть похожая задача? Оставьте заявку — обсудим, что именно нужно перенести и в какие сроки Оставить заявку

Если вы ведете учет в 1С:Бухгалтерии, 1С:ЗУП или 1С:УНФ на своем компьютере или сервере и хотите перейти в облако — этот материал для вас. Ниже — пошаговая инструкция для простого случая и чек-лист, по которому можно заранее понять, какие сложности вас ждут и сколько времени займет переход. Если у вас актуальный релиз, нет доработок и обменов — перенос займет несколько часов, и его можно сделать самостоятельно. Если что-то из этого не так — не страшно, но об этом лучше узнать заранее, а не в процессе загрузки. Коротко: как устроен перенос Перенос в 1С:Фреш всегда состоит из двух шагов: Выгрузка данных из локальной базы в файл (архив data_dump.zip) Загрузка этого файла в личном кабинете сервиса 1С:Фреш — там создается новое приложение с вашими данными При загрузке сервис сам обновит релиз конфигурации до актуального и, если у вас была базовая версия, чаще всего сам переведет ее на ПРОФ. Это бесплатно и в большинстве случаев проходит без ошибок — именно поэтому мы рекомендуем сначала просто попробовать перенести базу этим способом, а к более сложным вариантам переходить только в том случае, если он не сработал. Проблемы возникают не из-за самого механизма переноса, а из-за состояния базы: старого релиза, доработок, внешних обработок и настроенных обменов. Поэтому прежде чем переносить, пройдите чек-лист ниже. Чек-лист самопроверки перед переносом Проверьте каждый пункт — это займет 10–15 минут и убережет от сюрпризов. Что проверить, как проверить и на что это влияет: № Что проверить Как проверить На что влияет 1 Релиз конфигурации Меню О программе (в 1С:Предприятие или Конфигураторе) — сравните с актуальным релизом на releases.1c.ru или в самом сервисе 1С:Фреш Чем старше релиз, тем дольше и рискованнее автообновление при загрузке 2 Редакция конфигурации Там же, в О программе Между редакциями (например, БП 2.0 → 3.0) автоматического перехода при загрузке нет — редакцию нужно обновить заранее, локально 3 Версия: Базовая / ПРОФ / КОРП О программе Базовая обычно переводится в ПРОФ автоматически при загрузке. КОРП переносится, но тарифы во Фреше для нее дороже 4 Измененный программный код Конфигуратор → Конфигурация → Поддержка → Настройка поддержки. Если нет кнопки Включить возможность изменения — код менялся В сервис нельзя загрузить измененную конфигурацию — переносится «чистая» версия поставщика с вашими данными, доработки кода теряются 5 Расширения Конфигуратор → Список расширений конфигурации Нужно проверять совместимость с сервисом и переносить/адаптировать отдельно 6 Внешние отчеты и обработки Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки Во Фреше разрешены только обработки, прошедшие аудит 1С. Свои доработки потребуется адаптировать под требования сервиса 7 Обмены с другими базами БП 3.0: Администрирование → Синхронизация данных. БП 2.0: Сервис → Обмен данными После переноса синхронизацию нужно настраивать заново — при повторном сопоставлении элементов справочников есть риск задвоения данных 8 Сколько у вас баз и связаны ли они друг с другом — Если переносите несколько баз (например, Бухгалтерию и ЗУП), важно решить, переносить ли их одновременно, и учесть нюансы лицензирования 9 Размер базы Размер файла базы / количество данных в «тяжелых» справочниках и документах Чем больше база, тем дольше идет выгрузка и загрузка (иногда счет идет на часы) Если по пунктам 1–3 все в порядке, а по 4–7 ответ «нет» — можно смело переносить базу самостоятельно по инструкции ниже. Если хотя бы один пункт из 4–8 — «да» или вы не уверены в ответе — дочитайте раздел Тонкости и рассмотрите обращение к специалистам: сложные случаи проще один раз оценить, чем разгребать после неудачной загрузки. Пошаговая инструкция: перенос простой базы Так переносится большинство баз — без доработок, одна конфигурация, актуальный или не сильно устаревший релиз. Шаг 1. Подготовка Завершите сеансы всех пользователей в базе (Администрирование → Активные пользователи либо через блокировку регламентных заданий) Сделайте резервную копию базы — на случай, если что-то пойдет не так Если у вас старая база и заведомо предстоит обновление многих релизов подряд — рассмотрите вариант обновить конфигурацию локально хотя бы до недавнего релиза. Так проще ловить и чинить ошибки по одной, а не все сразу при автообновлении в облаке Шаг 2. Выгрузка данных из локальной базы Зайдите в 1С под администратором Найдите пункт меню Настройки → Еще → Другие настройки → Перейти в облачный сервис (в разных конфигурациях может называться Работа в облаке или Выгрузить данные для перехода в сервис) Выберите Получить файл выгрузки для ручного перехода Режим выгрузки — Полный Дождитесь завершения (может занять от нескольких минут до пары часов на больших базах) и сохраните файл data_dump.zip на диск Подробная официальная инструкция Шаг 3. Загрузка файла в 1С:Фреш Откройте 1cfresh.com и войдите в личный кабинет с правами владельца абонента Нажмите Загрузить базу в сервис Выберите сохраненный файл data_dump.zip Сервис проверит совместимость версии — если нужно, предупредит об автообновлении релиза и/или переводе с базовой версии на ПРОФ Укажите название нового приложения, часовой пояс и вариант приложения (если сервис предложит выбор) Сопоставьте пользователей из базы с пользователями вашего абонента Нажмите Готово и дождитесь окончания загрузки Подробная официальная инструкция Если сервис пишет Конфигурация приложения не поддерживается в сервисе — значит, релиз слишком старый или слишком новый. В этом случае нужно сначала обновить локальную базу до релиза, близкого к тому, что используется во Фреше, и повторить выгрузку. Тонкости, из-за которых перенос может застопориться Старый релиз Сервис умеет сам «подтягивать» релиз при загрузке, обновляя базу последовательно через все промежуточные версии — мы проверяли это даже на релизах пятилетней давности, и в целом это работает. Но чем длиннее цепочка обновлений, тем выше риск получить сразу пачку ошибок обновления в самом конце и тем дольше идет загрузка (в наших тестах — до 6 часов). Если релиз сильно устарел, надежнее обновлять его частями локально, разбираясь с ошибками по мере появления, и только потом выгружать данные. Доработки конфигурации Это самая частая причина, по которой «просто перенести» не получается. Три сценария: Доработки были и уже не нужны — тогда переносить можно как обычную типовую базу, ничего дополнительного делать не нужно Доработки нужны, но их можно перевести в формат расширения — тогда после переноса типовой базы расширение адаптируется и подключается отдельно Доработки критичны и адаптировать сразу не получится — тогда стоит заранее спланировать, что часть функциональности будет недоступна первое время после переезда Важно понимать: при загрузке в сервис измененный программный код теряется — переносится чистая конфигурация поставщика с вашими данными. Поэтому доработки нужно либо устранять как отдельную задачу до переноса, либо превращать в расширения/обработки, совместимые с требованиями 1С:Фреш. Внешние отчеты и обработки, расширения Во Фреше нельзя просто подключить любую внешнюю обработку — только те, что созданы по специальным правилам сервиса и прошли аудит 1С. Если у вас есть такие доработки и они нужны в облаке — закладывайте время на их проверку и адаптацию отдельно от самого переноса базы. Хорошая новость: базой можно пользоваться сразу после переноса, а адаптированные доработки подключить чуть позже, без остановки работы. Настроенные обмены с другими базами Если между вашими базами настроен обмен (например, УНФ ⇄ Бухгалтерия), после переноса синхронизацию нужно будет настроить заново. Здесь есть риск: при повторном сопоставлении элементов справочников (контрагентов, номенклатуры и т. д.) данные могут задвоиться, если сопоставление пройдет неточно. Это стоит делать аккуратно и, желательно, с проверкой результата. Несколько баз и организаций Если у вас не одна база, а несколько (например, Бухгалтерия головной компании и Бухгалтерия по каждому филиалу или Бухгалтерия + ЗУП + УНФ), заранее решите: переносите ли вы все базы сразу или поэтапно нужно ли сохранить связи и обмены между ними после переноса нет ли нюансов с лицензированием конкретно для вашего набора баз Базовая версия Почти все приложения во Фреше работают в версии ПРОФ. Специально для 1С:Бухгалтерии есть вариант остаться на базовой версии (приложение 1С:Предприниматель), но переходить в него стоит только по весомой причине — в остальных случаях сервис сам переводит базу на ПРОФ при загрузке, и это бесплатно. Большой объем данных Чем крупнее база (много документов, «тяжелые» справочники, длинная история), тем дольше идет как выгрузка, так и загрузка — процесс может занимать несколько часов. Если база действительно большая, разумно заранее прикинуть время простоя и, возможно, договориться с сотрудниками о переносе в нерабочее время. Если сомневаетесь — не переносите вслепую Список тонкостей выше не для того, чтобы отпугнуть — в большинстве случаев перенос проходит гладко за несколько часов. Но если у вас есть доработки, обмены, старый релиз или несколько связанных баз, риск потратить время и в итоге получить рабочую, но «недоделанную» базу во Фреше — реальный. У нас в Простых решениях есть собственная разработка для быстрой экспресс-проверки базы — она за пару минут собирает информацию о релизе, редакции, наличии доработок, расширений, внешних обработок, обменов и объеме данных и сразу показывает, какие сложности стоит ожидать при переходе в 1С:Фреш. После такого анализа мы сможем: сказать, какие шаги переноса можно сделать без нашего участия, а где потребуется помощь сформировать конкретный план и чек-лист по вашей базе назвать бюджет и сроки перехода, если потребуются дополнительные работы Обратитесь к нам, если сомневаетесь в собственных силах или у вас есть доработки, обмены и несколько баз — мы бесплатно проведем экспресс-диагностику и скажем, что вас ждет при переезде в облако. Источники: официальная инструкция по выгрузке данных, официальная инструкция по загрузке в сервис, 1cfresh.com. Нужна помощь консультанта или программиста 1С? Наши специалисты готовы решить ваши задачи Оставить заявку