Рассказываем, как пользоваться автозаполнением первичных документов в 1С:Фреш

Содержание статьи
Работа с сервисом распознавания документов
Загрузка с помощью мобильного приложения

Работа с сервисом распознавания документов

Чтобы начать работать с данным сервисом, необходимо проверить настройку программы: перейти в раздел Администрирование - Настройка распознавания документов

Активировать галку Использовать распознавание документов и проверить настройки распознавания

Когда необходимый функционал добавлен, переходим к его использованию: в разделе Покупки или Продажи выбрать пункт Загрузить документы из сканов (фото)

Либо перейти в раздел Покупки - Поступление (акты, накладные) и нажать кнопку Загрузить, выбрав нужный пункт меню

В открывшейся форме нажать кнопку Добавить файлы и выбрать сканы или фото, которые есть на компьютере

Добавленные файлы появятся в списке на распознавание. Как только документ будет распознан, напротив него появится значок . После этого необходимо открыть документ и проверить результат работы сервиса, при необходимости заполнив пустые поля. Если в базе не найдено какое-то значение (контрагент, договор, номенклатура и др.), соответствующее поле подсвечивается красным. При щелчке на поле документа в документе подсвечивается соответствующая ему строка. 

При этом есть возможность как создать новый элемент в базе, так и выбрать из списка уже имеющихся. 

Если принято решение создавать новый элемент справочника, то появляется форма для ввода данных с подсказками в виде соответствующих полей из отсканированного документа.

Аналогичная ситуация с заполнением табличной части

Для добавления элемента справочника номенклатуры необходимо перейти на соседнюю вкладку и заполнить все необходимые поля:

Система распознавания обучается в соответствии с выборами пользователя, чтобы в дальнейшем уменьшить количество неточностей в документах, тем самым сокращая время, потраченное пользователем на ввод первичных документов.

Если после распознавания возле документа появился значок , это значит, что в базе был обнаружен электронный документ, соответствующий распознанному. Эту функцию удобно использовать, например, если были получены оригиналы документов от контрагента с печатью и подписями, которые нужно прикрепить к документам, сформированным в базе. Чтобы это сделать, следует открыть распознанный документ и нажать на соответствующую гиперссылку

Удобство работы с данным механизмом заключается еще и в том, что процесс сопоставления с созданными ранее документами идет не только на этапе первичного распознавания файла, но и при внесении исправлений. Таким образом, пользователь сохранит время, которое мог бы потратить на поиск документов в базе.

Сократить время работы с такими документами можно еще больше, если при настройке сервиса распознавания установить значок автоматического прикрепления 

Загрузка с помощью мобильного приложения

В случае, если нужно загрузить документы в базу, но нет возможности отсканировать их, можно воспользоваться мобильным приложением. Чтобы скачать его из магазина приложений, нужно написать в поиске 1С:Сканер Документов или в разделе распознавания документов в базе перейти к ссылке на скачивание

После того, как приложение установлено, необходимо подготовить пользователей для идентификации: нажать кнопку вызова формы добавления пользователей и заполнить появившуюся форму.

После того, как закончена регистрация, можно добавлять документы в базу с помощью мобильного приложения. При этом в столбце Автор/Источник будет отражено имя, указанное при регистрации пользователя.

Качество второго документа, перед фотографией было умышленно испорчено, однако частично распознание все равно прошло

Аналогично можно добавлять в базу сотрудников, работающих удаленно или контрагентов, присылающих документы.

Таким образом, потратив немного времени на настройку приложения и знакомство с сервисом загрузки сканов и фото документов, можно не только сэкономить время, связанное с вводом первичных документов, но и решить некоторые проблемы организации удаленной работы сотрудников организации.