Как перенести данные из одной базы в другую в сервисе 1С:Фреш без остановки бизнеса: опыт внедрения 1С:УНФ

Проблема

Компания решила перейти с одной облачной базы 1С:УНФ на другую — с иначе устроенным учетом: новым планом счетов, другой аналитикой по проектам, отказом от части старых механизмов. Обе базы находятся в 1С:Фреш, то есть прямого доступа к файлам или конфигуратору нет, есть только программный интерфейс.

Стандартный сценарий перехода в такой ситуации выглядит рискованно:

• выгрузить остатки на дату отсечки вручную и надеяться, что дата отсечки не сдвинется
• второй раз вручную вводить все текущие операции с этого момента до реального переключения в новую базу
• начинать сверку заново, если в процессе перехода что-то поменялось в старой базе (а оно почти всегда меняется)
• если после переключения выяснилось, что часть данных не перенесли, — вручную искать, что именно и почему

При объеме в тысячи документов в месяц это потребует неделю ручной работы бухгалтерии или приведет к ошибкам, которые всплывут через квартал при закрытии периода. А нам надо было перенести множество связанных документов:

• банковские выписки
• заказы покупателей, поставщикам
• приходные и расходные накладные
• движения по складу

Что мы сделали

Мы разработали инструмент, который умеет читать одну базу 1С и писать в другую напрямую через API, без выгрузок в Excel и ручного ввода. Три ключевых свойства инструмента:

1. Можно гонять сколько угодно раз до реального перехода. Инструмент понимает, что уже перенесено, а что нет. Тестово прогнали сегодня — посмотрели, как это выглядит в новой базе, показали заказчику. Через неделю прогнали еще раз — перенеслось только то, что появилось за неделю, старое не задвоилось. Финальный прогон в день переключения — с помощью той же команды, только с более узким временным окном
2. Ничего не портит то, что уже есть в новой базе. Если в новой базе документ уже завели вручную или его перенес кто-то другой, инструмент его не трогает. Если документ изменили в старой базе после первого переноса — обновляет. Если правки внесли с обеих сторон — помечает как требующий внимания пользователя 
3. После каждого прогона — отчет о том, что и как перенеслось. В таблице есть информация о том, сколько документов было в старой базе и сколько появилось в новой, есть ли расхождения по суммам и ссылки, которые ни на что не указывают. Отдельно — что не смогли перенести и почему, чтобы пользователь сам решил, что с этим делать

Комментарий эксперта

“

Мы позаботились и о безопасности исходной базы: в ней в это время работают люди, и переносить в нее что-либо нельзя. Поэтому наш инструмент не умеет писать в старую базу — канала для записи туда просто нет.

Сергей Мордвин

Собственник компании «Простые решения», эксперт по автоматизации налогового учета и 1С:УНФ

Результат

Что неожиданное нашли в процессе

Инструмент обнаружил, что кто-то еще параллельно переносит данные в новую базу — несколько сотен документов появились помимо нашей работы. Вместо того чтобы задвоить их, инструмент сверил чужую работу с исходной базой, убедился, что она корректна, и принял ее как уже перенесенную.

Также интрумент нашел пару документов, которые ссылались на объекты, отсутствующие в новой базе, — их создали вручную, без учета связей между документами. Такие места инструмент выносит в отчет для проверки человеком.

Часть решений мы сознательно оставили за заказчиком. Например, мы не стали автоматически раскладывать новые позиции номенклатуры по старым учетным категориям, потому что они тянут за собой счета учета. Слепой перенос по старой логике сломал бы проводки в новой структуре. Мы дали клиенту заготовку с подсказками, чтобы он принял решение самостоятельно.

Чем наше решение отличается от скрипт-выгрузки

• Сопоставление объектов не по одному признаку. Один и тот же контрагент или склад в двух базах — это разные объекты с разными внутренними номерами. Сопоставлять только по названию опасно: одинаковые названия иногда означают разные объекты, а разные названия — один и тот же. Правильный подход — каскад: точное совпадение → решение человека, зафиксированное один раз → служебные признаки → и в последнюю очередь — название с проверкой уникальности кандидата
• Проверка ссылок — забота инструмента, а не платформы. 1С не мешает записать документ со ссылкой на несуществующий объект и создает «пустое место». Отслеживать это нужно самим до записи, а не через месяц при закрытии периода
• Всё обратимо. Любой прогон можно откатить, не трогая ни чужие документы, ни то, что уже приняли как перенесенное. Это позволяет пробовать перенос на реальной боевой базе

Когда можно использовать инструмент

Инструмент можно применять не только при переезде между двумя базами в 1С:Фреш. Тот же подход работает в случаях:

• слияния или разделения компаний, когда нужно свести две базы в одну или наоборот
• смены типовой конфигурации с изменением структуры учета
• переноса между разными способами размещения (облако → сервер, сервер → облако)
• любой ситуации, где перенос данных — это не разовая операция, а процесс, который нужно контролировать в течение недель