Как мы загрузили новые лицевые счета в 1С:Учёт в управляющих компаниях ЖКХ, ТСЖ и ЖСК для ООО «Гамма-Теплосервис»

ООО «Гамма-Теплосервис» — это ресурсоснабжающая организация. Она ведёт учёт лицевых счетов, производит начисления и формирует квитанции через программу 1С:Учёт в управляющих компаниях ЖКХ, ТСЖ и ЖСК. «Гамма-Теплосервис» находится у нас на обслуживании больше двух лет.

В начале августа 2023 года у компании на обслуживании появились новые дома. В связи с этим 11 августа перед нами поставили несколько задач:

• загрузить лицевые счета
• загрузить счётчики
• настроить услуги

Всё это нужно было сделать оперативно, до 31 августа, чтобы компания успела отдать первые квитанции жильцам до 1 сентября.

Нам предоставили электронные таблицы, которые содержали информацию о количестве:

• зданий (58)
• лицевых счетов (2 535)
• приборов учёта (2 856)
• услуг (2)
• норм (7

Что мы сделали

Загрузка лицевых счетов

У нас есть собственная разработка для быстрой загрузки лицевых счетов в программу ЖКХ. Но, чтобы данные загрузились без ошибок, у них должен быть такой формат:

Сложности при загрузке лицевых счетов

Данные в разных таблицах

Данные, которые нам передали для загрузки, были не структурированы: в одном файле были сведения о лицевых счетах и адресах, а в другом — адреса и ФИО собственников помещения.

Мы сопоставили данные по адресу и объединили информацию в единую таблицу.

Отсутствие собственников

После того как мы составили шаблон, мы обнаружили, что в некоторых лицевых счетах нет сведений об ответственном собственнике, так как у организации не было информации о том, кому принадлежат помещения.

Загрузить лицевые счета как есть, без ответственного собственника, было нельзя — программа выдала бы ошибку «Не указан ответственный собственник». Информация об ответственном собственнике обязательно должна быть в лицевых счетах, так как в квитанцию выводится ФИО собственника.

Для лицевых счетов, в которых не были указаны собственники, мы создали так называемых технических собственников «СОБСТВЕННИК № _». Чтобы в разных лицевых счетах не было одного и того же наименования собственника помещения, мы добавили номер в конце каждого наименования, чтобы программа видела, что это разные люди.

Впоследствии, когда собственники будут обращаться в организацию с вопросом о том, что в квитанции выводится не их ФИО, расчётчики смогут без проблем переименовать технического собственника на реального.

После проведения этих работ мы успешно загрузили все данные в программу. В ней появились:

• здания
• помещения
• площадь квартир
• лицевые счета и необходимые для открытия документы
• количество зарегистрированных и проживающих

Настройка расчёта услуг

Услуги в организации уже были созданы. Дополнительные настройки не требовались, так как услуги коммунальные и в целом по организации рассчитываются одинаково.

Для новых объектов мы провели операции по:

• установке тарифов
• назначению услуг
• установке нормативов

Загрузка счётчиков

Следующим этапом мы загрузили приборы учёта.

Для этого мы:

1. Проверили файлы, которые нам предоставили, на наличие минимально необходимых данных для загрузки счётчиков.
2. Сгруппировали информацию, которую нам предоставила организация, в единую таблицу:

3. Чтобы было проще ориентироваться в приборах учёта, мы согласовали с компанией добавление в наименование следующих данных: л/с-услуга-заводской номер. Пример: 257-ХВ-122511.
4. Загрузили с помощью специальной обработки приборы учёта в базу.
5. Установили часть приборов учёта на лицевые счета, так как есть помещения с разделёнными лицевыми счетами и на каждом счёте свой прибор учёта.
6. Установили часть приборов учёта на помещения, так как есть разделённые лицевые счета на одном помещении, но прибор учёта один. В таком случае нужно устанавливать его на помещение.
7. Загрузили начальные показания приборов учёта.

Примечание

Компания «Гамма-Теплосервис» попросила загрузить в базу отключённые счётчики, так как ей нужна информация об их заводских номерах, марках и моделях. 

Мы выполнили эту просьбу так:
1. В программе старые приборы учёта видны только в общем списке, так как действовали до даты открытия лицевого счёта.

2. Актуальные приборы учёта видны в карточке лицевого счёта.

Сложности, с которыми мы столкнулись при загрузке приборов учёта

Два прибора учёта передают объединённые показания

Во многих квартирах установлено два прибора учёта на одну услугу. Жильцы привыкли передавать объединённые показания, а не по каждому прибору. Но в файле со счётчиками приборы учёта были разделены (каждый прибор был занесён отдельной строкой). Расчётчики попросили нас занести такие приборы учёта как один, чтобы при загрузке показаний каждый месяц не нужно было делить показания, которые передали жильцы.

Как мы это сделали

1. Разделили приборы учёта на две категории:

• приборы учёта объединённые (два прибора, одно показание)
• приборы учёта обыкновенные (один прибор, одно показание)

2. Объединённые приборы учёта мы сгруппировали с помощью функции Excel ВПР, объединили в один прибор учёта.
3. Когда мы привели все приборы учёта в нужный режим, мы загрузили их в программу.

Загрузка остатков

Последним этапом мы обычно загружаем долги и переплаты по лицевым счетам. Но, так как лицевые счета были переданы без долгов и переплат, этот этап мы пропустили. В завершение мы провели тестовое начисление услуг по одному дому и сделали начисления по всем новым лицевым счетам.

Результаты нашей работы

• Мы закончили работу на неделю раньше требуемого срока (24 августа 2023 года)
• Организация распечатала и отдала квитанции жильцам в срок 
• Мы массово загрузили 2 535 лицевых счетов и приборы учёта — в результате компания сэкономила большое количество времени