О клиенте

ИП Полякова Ольга Валерьевна (ателье «Цаца») предоставляет услуги по пошиву и ремонту одежды, штор и других изделий из ткани.

На момент обращения у клиента не было учетной программы, учет вели «в тетради». Чеки пробивали в соответствии с требованиями законодательства, но этой информации было недостаточно для понимания состояния бизнеса.

О задаче и решении

Основной задачей был учет каждого заказа от покупателя с дополнительной информацией, такой как:

• данные о покупателе
• плановые сроки выполнения
• стоимость работ
• информация об исполнителе
• начисление ЗП исполнителя
• учет используемых материалов (на перспективу)

Обсудив первичную потребность клиента, мы предложили использовать программу 1С:Управление нашей фирмой (1С:УНФ). Эта конфигурация обеспечивает автоматизацию необходимых задач и имеет большой запас дополнительных функций, которые могут быть востребованы клиентом в будущем, например:

• интеграция с мессенджерами (WhatsApp, Telegram)
• интеграция с сайтом или мобильным приложением
• планирование загрузки сотрудников или станков
• анализ обеспеченности материалов на складе

Реализация в 1С:УНФ

В процессе выбора наиболее удобного способа учета мы предложили два варианта учета номенклатуры — учет с характеристиками и без них.

Учет с характеристиками

В этом варианте учета номенклатура имеет дополнительное уточнение в виде характеристики. Это позволяет сократить количество номенклатуры в списке выбора, но при этом добавить возможность вносить уточнения в виде выбора нужной характеристики.

В примере ниже характеристика отражает сложность выполняемых работ и влияет на стоимость для клиента.

Учет без характеристик

В этом варианте каждая услуга заводится отдельной номенклатурой. Это значит, что, если появятся какие-то уточнения, которые влияют на детали учета, потребуется создать новую номенклатуру.

Далее мы определили, что для оформления заказа от покупателя в 1С:УНФ необходимо использовать документ Заказ-наряд. Он удобен тем, что объединяет в себе большинство сведений и не требует создания отдельных документов. Так, в едином окне документа Заказ-наряд можно отразить информацию о:

• покупателе
• сроках начала и завершения работ по заказу
• перечне работ и их стоимости
• перечне дополнительных товаров, которые проданы клиенту
• перечне материалов, которые использованы для выполнения работ
• начислении зарплаты исполнителям

Пример заполнения карточки Заказа-наряда (основные сведения):

Пример заполнения карточки Заказа-наряда (сведения о заказанных работах):

Пример заполнения карточки Заказа-наряда (сведения о зарплате исполнителей):

Финальным шагом настройки основного контура учета стало отражение оплаты за выполненные работы. В компании клиента 90% оплат приходилось на оплату по эквайрингу (оплату картами), поэтому мы сделали акцент на этот способ и настроили специальный вид договора с эквайером.

Мы рекомендуем делать настройки именно в таком виде, как указано на скриншоте. В этом случае комиссия за эквайринг будет указана общей суммой за все операции в течение рабочего дня — это уменьшает время на контроль каждой отдельной операции по карте.

По итогам внесенных в учетную программу данных можно сформировать различные отчеты. Вот некоторые из них:

• Отгрузка и оплата по заказам

• Динамика продаж по номенклатуре

• Доходы и расходы по статьям

Итоги внедрения и обратная связь от Заказчика

Основной задачей внедрения была организация учета и прозрачность информации в разрезе конкретного заказа: сколько оплатили, выдали клиенту или нет, кто исполнитель и т. д. Теперь все сведения в одном месте — со слов заказчика, цель достигнута. Помимо этого:

• появилась прозрачная информация об остатках склада и его себестоимости
• стало удобно подбирать товары и автоматически проставлять цены с помощью сканера штрихкодов
• появилась возможность понимать себестоимость работ ателье и реальный финансовый результат бизнеса

Со слов владельца компании, она не один раз пыталась подступиться к внедрению учетной системы, но по разным причинам это не получалось. В этот раз нам удалось совместно довести дело до логического завершения. При этом текущий результат уже сейчас окупает силы и время, которое клиент потратил на внедрение, хотя с момента запуска системы в работу прошло чуть больше месяца.

Мы достигли основных целей проекта, но в планах дальнейшее развитие:

• финансовая аналитика
• денежные потоки
• планирование и анализ эффективности

Со всем этим и многим другим мы готовы помочь нашим клиентам.