Реорганизация зарплатного учета в 1С:ERP: присоединили организацию без потери данных за 14 дней

О клиенте и задаче

Компания производит электрическое оборудование. Вела учет по пяти организациям в одной базе ERP. Нужно было провести реорганизацию: присоединить организацию А к организации Б в части зарплатного и кадрового учета.

При этом важно было сохранить:

• кадровую историю сотрудников
• остатки отпусков
• плановые начисления
• данные для расчета среднего заработка

Одновременно требовалось, чтобы расчет налогов и страховых взносов по присоединенной организации начался заново с момента реорганизации.

Как решили задачу

Работу разделили на два этапа.

Этап 1. Свертка базы

Ранее мы разработали обработку для свертки базы для похожих задач в 1С:ЗУП. Для этого проекта мы доработали ее под механизм ERP.

В результате получили данные на начало эксплуатации, где были сохранены:

• штатная расстановка сотрудников
• остатки отпусков
• сведения о плановых начислениях

Данные, необходимые для кадровой истории и расчета среднего заработка, программа хранит в документах Перенос данных. Благодаря переносу данных документов удалось сохранить базу для расчета среднего и исторические сведения по сотрудникам.

Пример документа по данным для расчета среднего за месяц:

Этап 2. Замена организации в документах

После свертки базы с помощью универсальной обработки подбора и замены мы заменили все ссылки с организации А на организацию Б.

Так мы получили комплект документов уже по нужной организации — без потери данных, важных для кадрового учета и расчета зарплаты.

Что получилось

После переноса база сохранила корректную логику работы:

• программа видит базу начислений, которая нужна для расчета среднего заработка
• в карточке Т-2 сохранена вся кадровая история сотрудников
• при расчете зарплаты за текущий месяц используются все плановые начисления
• данные по налоговым вычетам перенесены

Отдельно решили важный вопрос по налогам и взносам: их расчет начался с нового периода, как и требовалось по условиям реорганизации. В данном проекте это совпало с началом года, но тот же подход работает и при переходе с любого другого месяца.

С какими сложностями столкнулись

В процессе перехода выявились нюансы, которые нужно было обработать отдельно.

Часть сотрудников в реорганизуемой организации числилась как внешние совместители. Их отдельно нашли и скорректировали в документе Начальная штатная расстановка, заменив вид занятости на внутреннее совместительство там, где это требовалось в новой структуре учета.

Кроме того, поскольку данные по штатному расписанию перенеслись в исходном виде, отделу кадров нужно было создать новую общую штатную расстановку и перевести реорганизованных сотрудников на новые позиции штатного расписания.

Результаты

Клиент получил рабочую базу ERP, в которой можно:

• рассчитывать зарплату по присоединенной организации
• вести кадровый учет
• сохранять кадровую историю сотрудников
• использовать остатки отпусков и данные для расчета среднего заработка
• начинать расчет налогов и взносов с нужного периода после реорганизации

Со стороны клиента в проекта участвовал бухгалтер-расчетчик, со стороны «Простых решений» — программист и специалист-консультант.

Вся работа по реорганизации в ERP заняла 14 дней: от доработки механизма свертки до передачи базы клиенту для проверки результата.

Заключение

Мы занимаемся внедрением и доработкой 1С, помогаем компаниям автоматизировать даже самые сложные и нестандартные бизнес-процессы. Реорганизация и свертка базы в ERP — сложный, не автоматизированный процесс, с которым мы готовы вам помочь.