Убрали Excel и сократили планирование закупок с 3 часов до 15 минут

Клиент

Производственно-торговая компания, которая специализируется на выпуске и реализации печей.

Бизнес имеет выраженную сезонность: спрос на отдельные товарные группы меняется в зависимости от периода года. Поэтому для компании важно заранее планировать закупки, контролировать остатки на складах и понимать, каких товаров может не хватить в ближайшие месяцы.

Учет ведется в 1С:Управление нашей фирмой.

Задача

До доработки закупщику приходилось собирать данные из нескольких источников: стандартных отчетов 1С, остатков по складам, продаж за прошлые периоды и Excel-таблиц.

Это занимало много времени и усложняло принятие решений: чтобы понять, сколько товара нужно заказать, сотруднику приходилось вручную сопоставлять продажи, остатки, резервы и уже оформленные заказы поставщикам.

Необходимо было разработать единый интерактивный инструмент для планирования закупок.

Ключевые требования:

• отображение номенклатуры в иерархии: группа → подгруппа → товар
• сравнение продаж за выбранные периоды
• автоматический расчет отклонений в штуках и процентах
• вывод текущих остатков, свободных остатков и резервов
• отображение уже заказанного товара у поставщиков
• расчет запаса в месяцах продаж
• учет коэффициента сезонности по товарным группам
• ручной ввод количества к заказу
• пакетное создание заказов поставщикам прямо из формы отчета

Решение

Мы разработали внешний отчет-обработку для 1С:УНФ, который объединяет в одном окне данные по продажам, остаткам, резервам, заказам поставщикам и планируемым закупкам.

Отчет помогает закупщику ответить на ключевые вопросы:

• что продавалось лучше всего
• какие позиции растут или падают в продажах
• сколько товара сейчас есть на складах
• сколько товара уже зарезервировано под клиентов
• сколько товара уже заказано у поставщиков
• на сколько месяцев продаж хватит текущего запаса
• сколько нужно заказать дополнительно

Главная особенность решения — закупщик не просто смотрит отчет, а может сразу ввести количество к заказу и сформировать документы Заказ поставщику из этой же формы.

Как работает отчет

1. Иерархия номенклатуры

Отчет отображает товары в иерархической структуре справочника номенклатуры.

Верхний уровень используется как товарная группа. При необходимости в отчет может выводиться и подгруппа — ближайшая папка, в которой находится конкретная номенклатура.

Такой формат удобен для анализа: закупщик может сначала посмотреть картину по группе, а затем раскрыть ее до конкретных товаров.

2. Поставщик из карточки номенклатуры

В отчете выводится поставщик, указанный в карточке номенклатуры.

Это важно для автоматического формирования заказов поставщикам. Если по товару заполнен поставщик, система сможет сгруппировать позиции и создать отдельный заказ по каждому поставщику.

Если поставщик не заполнен, позиция все равно может попасть в заказ, но поставщика в документе придется заполнить вручную.

3. Остатки, резервы и заказы поставщикам

Отчет показывает актуальное состояние запасов на момент формирования отчета.

По каждой номенклатуре выводятся:

• общее количество на складах
• свободный остаток
• резерв под заказы покупателей
• количество, уже заказанное у поставщиков

Данные по остаткам и резервам берутся из регистра Запасы.

Общее количество показывает, сколько товара физически есть на складах с учетом зарезервированного количества.

Свободный остаток показывает, сколько товара доступно для новых продаж или обеспечения будущего спроса.

Резерв показывает, какая часть остатка уже закреплена под заказы покупателей.

4. Остатки по складам

В отчете остатки, резервы и заказанные объемы отображаются в разрезе складов.

То есть закупщик видит не только общий остаток по компании, но и распределение по складам.

Анализ продаж за периоды

Сравнение текущего и прошлого периода

В отчете предусмотрены два параметра:

Текущий период

Прошлый период

Коэффициент сезонности

Для товарных групп добавлено интерактивное поле Коэффициент сезонности.

Коэффициент заполняется пользователем вручную на уровне группы и применяется ко всем товарам внутри этой группы.

Если коэффициент равен 1,1, значит при расчете потребности система учитывает сезонный рост спроса на 10%.

Зачем нужен коэффициент сезонности

Для сезонных товаров простого анализа прошлых продаж недостаточно.

Если впереди высокий сезон, закупщик может увеличить расчетную потребность. Если впереди низкий сезон — наоборот, снизить.

Коэффициент сезонности позволяет быстро корректировать расчет без изменения истории продаж и без дополнительных Excel-таблиц.

Расчет запаса в месяцах продаж

Отчет рассчитывает показатель:

Запас на X месяцев продаж с учетом коэффициента сезонности

Этот показатель помогает понять, на сколько месяцев продаж хватит текущего остатка, заказов в пути и дополнительно планируемого заказа.

В качестве максимальной продажи берется самый высокий месяц из выбранного текущего периода.

Например, если выбран текущий период январь–март 2025 года, система смотрит продажи за январь, февраль и март и выбирает месяц с максимальным количеством продаж.

Это делает расчет более осторожным: система ориентируется не на среднюю продажу, а на пиковый спрос внутри выбранного периода.

Пакетное создание заказов поставщикам

Главная практическая функция отчета — возможность сразу сформировать заказы поставщикам.

Закупщик анализирует отчет, заполняет поле Заказать по нужным позициям и нажимает кнопку:

Сформировать заказы

После этого система автоматически создает документы Заказ поставщику.

Как формируются заказы

Система берет:

• номенклатуру из строки отчета
• количество из поля Заказать
• поставщика из карточки номенклатуры

Далее позиции группируются по поставщикам.

Если у нескольких товаров один и тот же поставщик, они попадут в один общий заказ поставщику. Если поставщик в карточке номенклатуры не заполнен, заказ создается без поставщика, чтобы закупщик мог указать его вручную.

Результат проекта

После внедрения отчета компания получила:

• единый инструмент для планирования закупок

• сокращение ручной работы

• отказ от промежуточных Excel-таблиц

• более точный расчет потребности

• учет сезонности спроса

• контроль остатков, резервов и заказов поставщикам

• быстрое формирование заказов поставщикам

• прозрачную аналитику по товарным группам
  

По оценке проекта, время планирования закупок сократилось с нескольких часов до 10–15 минут.

Заключение

Мы занимаемся внедрением и доработкой 1С:УНФ, помогая компаниям автоматизировать закупки, продажи, складской учет и управленческую аналитику.

Если ваша компания планирует закупки вручную, сверяет остатки в нескольких отчетах или ведет расчет потребности в Excel — этот процесс можно автоматизировать внутри 1С.