Автоматизация работы ИП Геращенко А.В. на базе «1С:Управление нашей фирмой 8»

Чем занимается компанией

Компания занимается продажей мебельной фурнитуры, мебельных деталей, листов ЛДСП, из которых другие организации потом собирают мебель.

Также компания предлагает услуги по обработке и производству мебельных деталей. Например, мебельщик может прийти со своим чертежом, купить необходимые материалы, тогда детали произведут по конкретным размерам.

Есть еще одна услуга — менеджеры-технологи могут разработать дизайн и сделать техническую модель будущей мебели.

У компании два офиса: для розничной продажи, и для объемных заказов и работы с юрлицами.

Какими программами пользовались раньше

1С:Управление торговлей 10-й версии. Это достаточно старая версия, использовали с небольшим количеством доработок, обновляли за два года до того, как обратились к нам.

Кассовое оборудование работало автономно, без подключения к 1С:Управление торговлей.

1С:Бухгалтерия, тоже не связанная с учетной системой. Работала с данными, которые менеджеры-поставщики вносили непосредственно в саму Бухгалтерию.

Внешняя система — сайт, связанный с 1С:Управлением торговлей. Обмен с сайтом нерегулярный, по требованию.

С чем компания обратилась к нам

Подключить торговое оборудование

В первую очередь наша помощь нужна была, чтобы подключить торговое оборудование к 1С.

В законодательстве появилось требование не просто продавать товар по свободной цене при печати чеков, а указывать конкретный товар, который был продан по конкретной цене.

Без подключения к учетной системе это невозможно сделать при большом количестве номенклатурных позиций, а у клиента позиций более 15 тысяч.

Так как вся информация о товаре хранится в системе 1С, вариант решения — объединить учетную систему с кассовым оборудованием.

Со старыми программами, в которых раньше работали в компании, с подключением были проблемы — у самого оборудования уже новые драйверы, новые протоколы, они не поддерживали старые версии программы. Нужно было серьезно переработать старую программу, либо использовать новую.

Привести в порядок базу

Чтобы корректно отображать сведения при продаже, нужно было привести в порядок саму базу.

Раньше у сотрудников не было единого подхода к учету данных, часть информации сотрудники вносили по-разному, поэтому невозможно было получить точную аналитику. Некоторые данные не вносили совсем, в учете были ошибки и неточности — например, после закупок у поставщиков не отображалась информация, что эти закупки оплачены, постоянно копился долг перед контрагентами. Также с продажами: отображался факт продажи, но не отображался факт получения денег. В системе присутствовали остатки товаров, которых фактически уже не было в наличии.

Кроме этого, нужно было вести учет производства. Распил и обработка деталей — это производственная деятельность, а в 1С:Управление торговлей нет таких функций.

Что мы сделали

Старую версию конфигурации решили не реанимировать, это было невыгодно экономически — ее бы пришлось и дальше постоянно спасать.

Мы предложили компании перейти на 1С:Управление нашей фирмой, эта конфигурация обеспечивала нужные сценарии работы. Теперь нужно было перенести информацию в новую базу.

• Выбрали из общей массы товаров список номенклатуры, которые нужно было перенести.

• Установили тестовую базу УНФ, добавили в нее тестовые данные и предоставили клиенту разобраться с новым интерфейсом в тестовом режиме, с нашими консультациями.

• Сделали первоначальную загрузку данных: выгрузку из старой программы и загрузку в новую программу. Клиент указал актуальные группы номенклатуры, мы загрузили эти группы в 1С:УНФ при помощи определенных доработок — со стандартными механизмами с переносом возникали сложности.

• Загрузили справочники контрагентов и начальные остатки. Эти данные были недостоверны, и при инвентаризации еще раз корректировались самим заказчиком.

• Эти процессы выполнялись параллельно: мы загружали данные, которые удавалось достать из исходной программы, а заказчик своими силами проводил инвентаризацию.

• Перенесли данные по взаиморасчетам из исходной базы. После инвентаризации эти данные в новой базе тоже пришлось на 80% изменить.

Помимо ввода начальных остатков мы проработали еще несколько важных моментов.

Сделали ряд доработок по унификации алгоритмов и интерфейсов под требования заказчика с учетом специфики их бизнеса:

• Запрет продажи товаров ниже установленной цены. Сотрудник розничных продаж может сделать скидку, но она не превышает значения, которое установил руководитель.
• Пересчет цен при оформлении Реализации, если на момент Заказа цены отличаются.
• Вывод дополнительной информации в чек ККМ
• Возможность заполнения документа Счет на оплату на основании нескольких документов Заказ покупателя или Расходная накладная, в том числе с учетом скидок в табличных частях документа
• Доработка ролей и профилей доступа под специфику Заказчика

Доработали ряд печатных форм в соответствии с корпоративной спецификой заказчика:

• печатная форма Товарный чек, для вывода и группировки проданных позиций по складам, чтобы упростить сбор заказа
• печатные формы Заказ-наряд, Заказа покупателя, Акта выполненных работ для группировки отдельных позиций
• печатная форма Счет-договор

Настроили обмен с 1С:Бухгалтерией, теперь данные по управленческому учету переходят в Бухгалтерию в результате автоматической интеграции.

Провели консультации, как правильно вести учет, на что обращать внимание. Теперь сотрудники компании работают по общей схеме, более точно понимают, на что в последующем повлияют внесенные данные и допускают меньше ошибок.

Вовлекли в работу с программой руководителей компании. Это повысило прозрачность и дисциплину при работе с 1С.

Что мы делаем сейчас

Сейчас занимаемся настройкой сайта — обсуждаем возможности обмена с компанией, которая осуществляет поддержку со стороны сайта.

Финально отлаживаем обмен с Бухгалтерией — по некоторым рабочим моментам у бухгалтеров остался ряд вопросов, которые нам предстоит решить.

Если у вас есть задачи для автоматизации, вопросы как улучшить что-то в программе 1С:Управление нашей фирмой или настроить обмен с другими программами 1С — напишите нам. Мы ответим на ваши вопросы и решим поставленные задачи.