Автоматизация выдачи заказов с маркетплейса OZON в 1С:УНФ для розничной сети Диксис-Нальчик

К моменту реализации проекта в торговых точках уже внедрили и использовали программу 1С:УНФ для автоматизации розничной торговли. Компания постоянно расширяет виды деятельности для увеличения оборотов и прибыли с торговой площади. В последнее время активно развивает бизнес по выдаче заказов с маркетплейсов таких, как OZON, PickPoint, BoxBerry.

Что было до автоматизации выдачи заказов с
маркетплейсов?

1. Учет полученных денежных средств за выдачу посылок велся вручную «в тетрадке».
2. Чеки не печатались, кроме случаев оплаты банковскими картами. Чек пробивался на полученную сумму без детализации по выданным товарам.
3. Вручную считали, сколько денег нужно перечислить за выданные заказы, а сколько получить за предоставленные услуги по выдаче заказов.
4. Необходимость отражать факт выдачи заказов в отдельной системе учета маркетплейса.

Объем выдачи заказов увеличивался, и руководители увидели риски ручного учета этого вида деятельности:

• финансовые риски. Неконтролируемый прием денежных средств;
• юридические риски;
• технические риски. При сбоях в работе интернета или площадки маркетплейса заказ выдать невозможно.

Задача

Для устранения рисков решили организовать прозрачный учет выданных заказов с маркетплейса и связанный с ним денежный оборот в едином информационном пространстве 1С:Управление нашей фирмой.

Компания OZON формирует основной оборот и прибыль по этому виду деятельности, поэтому для автоматизации выбрали взаимодействие именно с этим маркетплейсом.

Особенности направления деятельности
по выдаче заказов

При получении клиент оплачивает заказ (если ранее он не был оплачен онлайн). Полученные денежные средства необходимо перевести маркетплейсу. За выдачу заказов по итогам месяцам маркетплейс оплачивает компании вознаграждение.

Что было сделано:

Сервис OZON имеет открытый интерфейс API для взаимодействия с внешними системами.

Разработано расширение для загрузки информации от OZON о переданных для выдачи заказов и отправки обратно в OZON информации о выданных заказах.

Как работает автоматизация

• В настройках учетной записи пользователя в 1С:УНФ добавлены поля для авторизации в сервисе OZON.

• Создано регламентное задание, которое с указанной периодичностью делает запрос на сервис OZON и получает информацию о новых заказах, направленных в конкретный пункт выдачи.

• Каждый новый заказ загружается в 1С: УНФ и создается в виде документа «Заказ покупателя» с настроенным видом заказа «OZON» и уникальным номером отправления, полученным из OZON.
• Для каждого заказа покупателя автоматически создается документ «Приходная накладная» с информацией о составе заказа и цене.

• Если заказ ранее оплачен клиентом, то документ «Приходная накладная» автоматически создается с нулевой ценой (т. е. 100% скидка).
• Помимо данных о заказе, формируется база получателей (клиентов). Если клиент ранее не получал заказ, то в момент загрузки создается новая запись в справочнике контрагентов в отдельной группе «Получатели OZON».

2. Выдача посылки покупателю.

• Когда клиент приходит в пункт выдачи, его можно идентифицировать по номеру отправления, ФИО, телефону, паспортным данным. Вся информация теперь хранится в 1С:УНФ.

• В момент оформления выдачи заказов создается документ «Чек ККМ» на основании документа «Заказ покупателя». Заказу покупателя присваивается состояние «Завершен».

Если посылка не оплачена, то стоимость товара в чеке ККМ будет равна стоимости поступления данного товара в связанном документе «Приходная накладная». Т. е. продаем в ноль, т. к. наша цель получить деньги, зафиксированные в изначальном заказе на OZON. Печатаем чек.

Если посылка уже оплачена на сайте OZON, то оформляем продажу за 1 руб. со 100% скидкой. Чек не печатается, т. к. он ранее направлен на почту Покупателя при оплате товара.

3. Передача данных в OZON.

• В момент оформления передачи клиенту заказа создается фоновое задание, которое отправляют в сервис OZON информацию о выдаче.
• Если заказ выдан частично (от части товаров покупатель отказался), то автоматически после пробития чека создается документ «Расходная накладная» с типом операции «Возврат поставщику» и перечнем товаров, которые не были получены клиентом. Данная информация также передается в сервис OZON через API.

• По итогам месяца формируется отчет «Продажи» с отбором по Заказу с видом «OZON». Общая сумма продаж является той суммой, которую необходимо передать в OZON, т. к. выдача товаров оформлялась с нулевой наценкой от поступления.

• Полученная сумма оформляется документом «Списание с расчетного счета» и выравнивает взаиморасчеты с поставщиком OZON (договор № 1).
• Кроме этого необходимо посчитать, какую сумму нам необходимо получить от OZON, за предоставленные услуги по выдаче. Сумма по договору является фиксированной и привязана к количеству выданных заказов. Для ее расчета необходимо построить отчет по заказам покупателя, которые «Завершились успешно» в анализируемом периоде, и умножить полученное количество на стоимость выдачи заказа по договору.

• Полученная сумма за услуги по выдаче заказов оформляется по отдельному договору № 2 с контрагентом OZON в виде вознаграждения от комиссионера. В итоге эта сумма не оказывает влияния на финансовые расчеты, связанные с оборотом товаров от OZON.

Эффекты от автоматизации работы с маркетплейсом OZON в 1С:УНФ

• Клиент получил единое окно 1С:УНФ для работы как с собственными заказами, так и заказами в которых он является посредником (пункты выдачи).
• Повысилась прозрачность и появилась возможность контроля за работой сотрудников, занимающихся выдачей заказов и приемом денежных средств.
• Появилась возможность получать финансовые отчеты по виду деятельности «выдача заказов». Проанализировать выручку и прибыль в общих результатах деятельности компании.
• Клиент получил инструмент, позволяющий оперативно масштабировать данный вид бизнеса с инструкцией для работа сотрудников.
• Увеличилась скорость обработки выдачи посылок за счет подключения сканера штрихкода при выдаче. Работа организована аналогично работе «Почта России».