Автоматизация учета эквайринга в музее: от сотен ручных операций к загрузке в несколько кликов

Клиент

Смоленский государственный музей-заповедник — крупное музейное объединение. В его состав входят 16 музеев, в которых ежедневно совершаются сотни операций с использованием платежных карт.

Все музеи территориально распределены и осуществляют продажи с применением автономных касс, которые не обмениваются информацией о продажах напрямую с 1С:БГУ 2.0.

Задача

Посетители музеев часто используют безналичный вариант оплаты входного билета или покупки сувениров. Из этих платежей формируются отчеты по эквайринговым операциям, которые приходят в музей от Сбербанка в виде XLS-документов.

Для корректного учета эти данные необходимо перенести в 1С:БГУ 2.0 посредством создания документа Эквайринговая операция. Но даже внесение сводных документов по каждому эквайринговому терминалу не сильно облегчает задачу по переносу данных: их все еще остается очень много. Сложности добавляет разделение поступающих сумм на оплату входных билетов или сувениров.

Сотрудники музея обратились к нам с задачей автоматизации создания эквайринговых операций с помощью загрузки в программу xls-файлов с отчетами, приходящими от Сбербанка.

Что мы сделали

Был создан функционал, который формирует проведенные эквайринговые операции из загружаемого в программу XLS-файла.

Готовая обработка имеет интуитивно понятный интерфейс. После выбора нужного документа при нажатии на кнопку Загрузка эквайринговых операций, пользователю выводится таблица с идентифицированными данными. При нажатии на кнопку Продолжить загрузку проверяется корректность заполнения табличной части, после чего формируются документы.

Чтобы видеть доход по каждому музею, необходимо было сопоставить номера терминалов из отчета с сотрудниками, которые за ними закреплены, но в 1С:БГУ 2.0 данные о соответствии не хранятся. Эта задача была решена добавлением дополнительной вкладки, на которой пользователь единоразово сопоставляет сотрудников организации с номерами терминалов. Это удобно: в случае изменений в кадровом составе можно поменять ответственного сотрудника для дальнейшей загрузки документов.

В результате после окончания загрузки получаем целый список документов с проводками. В формируемой при загрузке эквайринговой операции не нужно вручную заполнять какие-либо данные — все значения автоматически заполняются в соответствии с заданными настройками.

Правильность сведений о поступивших денежных средствах можно проверить с помощью Оборотно-сальдовой ведомости.

Если приходится загружать сразу большое количество отчетов, появляется риск сбиться при загрузке. Во избежание задвоения, в обработке хранятся ссылки на уже созданные документы и при повторной загрузке отчета эти данные не обрабатываются.

Сотрудникам музея важно видеть, какие из поступающих сумм относятся к оплате рекламной продукции и сувениров, а какие — к входной плате. Эта задача была решена с помощью сопоставления наименования торгово-сервисных точек (ТСТ) с договорами, заведенными в программе. При загрузке получаем документы, по которым точно понятно, откуда поступили те или иные денежные средства.

Результат

Внедрение решения позволило автоматизировать учет эквайринговых операций: ручной перенос сотен платежных операций был заменен на загрузку из XLS-файла в несколько кликов, что сократило время выполнения задачи до нескольких минут.

Вместо рутинной и малопродуктивной работы сотрудники теперь получают готовые, корректно заполненные документы в 1С, что повышает эффективность работы. Исключены ошибки ручного ввода и риски создания дублирующих документов.

В результате работники музея получили понятный инструмент для учета эквайринговых операций без лишних временных затрат.