Автоматизировали управленческий учет для производителя бумажной продукции

О клиенте и задаче

Клиент занимается производством и оптовой продажей бумаги и картона, в том числе гофроящиков, на российском рынке.

Ранее в компании использовалась связка 1С:Бухгалтерия предприятия + 1С:Комплексная автоматизация (КА2). Внедрение управленческого учета выполнялось на КА2, но не было завершено и вместо автоматизации либо требовало на каждом этапе ручного ввода данных, либо часть информации вообще не вносилась в программу.

Например:

• было отражение выпуска продукции, но материалы, которые шли в производство, не списывались
• выпущенная продукция зависла на складе и не продавалась клиенту (в ручном режиме обобщенно передавалась в Бухгалтерию)

В компании не было прозрачного управленческого учета и понимания количества материалов и продукции, поступающей и уходящей со склада; качественных характеристик готовой продукции. Сотрудники выполняли большое количество ручных рутинных операций вне системы, частично вели учет в Excel.

Такой уровень непрозрачности из-за недостаточно качественных сопроводительных документов, которые без системного подхода сделать было невозможно, мог привести к потере клиентов и, как следствие, к значительным финансовым потерям. Все это побудило компанию искать эффективное решение.

Сначала клиент обратился в Простые решения с вопросом по автоматизации планирования посменного производства. Когда мы начали разбираться в процессах, выяснилось, что эта задача является далеко не главной и для ее реализации нужно выстроить другие, первичные процессы товарооборота в компании.

Итоговой задачей стала автоматизация управленческого учета (склад, производство, продажа) в 1С:УНФ. Решение приняли руководитель проекта и сотрудники, назначенные руководителем компании, как ответственные за внедрение будущего проекта.

При обсуждении с клиентом возможных вариантов решения задачи мы опирались на такие критерии, как удобство и полнота изначального функционала для реализации требуемых функций, а также удобство типовых интерфейсов.

Что мы сделали

После первичного анализа текущей ситуации и обсуждения с клиентом первостепенных задач мы сформулировали следующие необходимые функции:

• детальный учет производимой продукции с подробной информацией по свойствам каждого выпущенного элемента (так как спецификой производства является то, что каждый произведенный продукт обладает своими показателями в пределах определенных диапазонов)

• складской учет закупаемых материалов, списание сопутствующих расходников, отражение актуальных складских остатков в зоне ответственности материально ответственного лица

• оперативная сборка заказанных товаров с помощью ТСД

• учет качественных характеристик каждой произведенной единицы продукции и последующее формирование печатных форм (Паспорт качества, Расходный ордер) при отгрузке товаров заказчику

• автоматизация для ускорения ручного ввода сведений о характеристиках продукции

• автоматическое формирование штрихкодов продукции с зашифрованной информацией о характеристиках в составе штрихкодов

Внедрение проекта можно разделить на несколько глобальных этапов. Каждый их них характеризуется внедрением определенных функций для бизнеса:

• Внедрение складского учета
• Внедрение производства
• Внедрение реализации
• Настройка и отладка обмена с Бухгалтерией
• Внедрение расчета заработной платы и обмен с кадровой программой (этот этап в процессе внедрения)
• Финансовый анализ (этот этап запланирован)

Внедрение первых четырех этапов заняло около года. Сотрудники начали работать в программе через шесть месяцев. К этому времени в ней были реализованы основные функции учета. Оставшееся время шел процесс опытно-промышленной эксплуатации: мы выявляли и исправляли замечания, обсуждали и разрабатывали дополнительные функции, потребность в которых не была выявлена на начальном этапе работ.

В процессе автоматизации со стороны клиента участвовали руководитель проекта и привлекаемые на разных этапах представители отделов: менеджеры, кладовщики, бухгалтерия. Для принятия глобальных решений привлекался руководитель компании.

С какими сложностями столкнулись

Сотрудник, который владел информацией о специфике деятельности компании, ее внутренних процессах, взаимосвязях между отделами и списке конечных требований по каждому отделу, покинул компанию почти на старте проекта, не успев передать накопленный опыт своему преемнику.

В итоге мы получили компанию, которая хочет меняться, но не имеет системного понимания о том, где ее основные проблемы и как планируемые изменения окажут влияние на другие отделы. При этом клиент хотел получить результат в короткие сроки, без проведения подробного изучения всех процессов и согласования.

Проект внедрялся по технологии Agile с определением более локальных целей, которые были понятны и прогнозируемы на относительно коротком промежутке времени. Этот подход позволил получить требуемый результат, однако его обратной стороной стала необходимость выполнения переделок/доработок, которые вносил заказчик после получения результата и понимания, чего еще не хватает для удобной работы.

Мы старались минимизировать затраты клиента на разработку и вносили изменения, опираясь на имеющийся результат. Можно сказать, что мы вместе с заказчиком в процессе автоматизации складывали пазл о том, как работает компания изнутри.

Важной спецификой работы компании является процесс оформления заказа клиента и его реализация. Особенность заключается в том, что, когда менеджер принимает заказ от клиента, нет точного понимания по количеству и свойствам итоговой продукции, так как продукция делается под заказ, свойства итоговой продукции могут колебаться в определенном диапазоне.

Пример: клиент заказал 20 т бумаги определенного качества, и ему может быть отгружено 19,85 или 20,31. Это происходит из-за того, что общий вес складывается из отдельных рулонов бумаги, каждый из которых может весить 1–2 т с точностью до нескольких килограммов. При этом продажа происходит не общим весом, а с указанием отдельно всех рулонов, чтобы клиент видел свойства каждого рулона бумаги со своими качественными данными.

Такой подход не предусмотрен программой, поэтому нам пришлось внести достаточно много корректировок, чтобы реализовать порядок учета таким образом:

1. Менеджер получает заказ от клиента (количество в заказе является ориентировочным)
2. Сотрудники производства изготавливают необходимый товар с нужными свойствами, разбивая на отдельные рулоны
3. Сотрудник склада получает на ТСД (терминал сбора данных) задание собрать полученный заказ. Используя сканер и бирки, которые печатаются уникально для каждого изделия, сотрудник склада подбирает необходимый объем продукции для отгрузки
4. Информация из ТСД возвращается в 1С, далее печатаются отгрузочные документы уже на уточненный объем собранных товаров: Транспортная накладная, Расходный ордер, Паспорт качества продукции
5. Менеджер, получив уточненные данные по собранному количеству, актуализирует финансовые документы и формирует УПД для передачи через ЭДО

Результаты автоматизации

Целью проекта было повышение прозрачности учета. Этого результата удалось достичь.

Были автоматизированы следующие процессы:

• оформление заказа
• производство продукции
• закупка материалов
• сборка заказа
• отгрузка заказа

Внедренный продукт используют клиентские менеджеры, кладовщики, сотрудники производства и бухгалтерии.

Следующие этапы проекта будут направлены на повышение эффективности работы в программе, еще большему сокращению трудоемкости учета и, как следствие, более эффективному использованию времени сотрудников.

Заключение

Мы готовы помочь компаниям из любой отрасли вывести управление на новый уровень. Благодаря нашему опыту работы с задачами разной сложности мы предложим решение, идеально подходящее для вашего бизнеса.