Как мы связали 1С:БГУ и 1С:Розницу без двойного ввода данных

Музей-заповедник продает сувениры и билеты в нескольких торговых точках. Бухгалтерский учет ведется в 1С: Бухгалтерии государственного учреждения 2.0 (БГУ 2.0), а продажи оформляются в 1С:Рознице.

При этом каждому сотруднику нужна была своя удобная рабочая среда: бухгалтеры должны работать в БГУ, кассиры — в Рознице, а кладовщику важно было самостоятельно управлять товарами и видеть актуальные остатки и продажи.

Поэтому мы настроили обмен между двумя системами и постепенно перевели работу кладовщика в БГУ.

Что нужно было решить

• Разделить работу бухгалтерии и кассиров по разным системам

• Убрать двойной ввод поступлений и продаж

• Автоматизировать перемещение товаров со склада в торговые точки

• Дать кладовщику возможность самостоятельно работать с товарами в БГУ

• Настроить учет комиссионных товаров и обмен данными между системами

Рабочий стол кладовщика в БГУ

Раньше кладовщик работал в отдельной привычной ему программе: оформлял там документы и передавал их бухгалтерии, а бухгалтерия уже заносила информацию в БГУ. Данные о продажах шли в обратную сторону — бухгалтерия передавала их кладовщику, и он снова вносил их в свою систему.

Мы решили постепенно перенести эту работу в БГУ.

Для кладовщика разработали отдельный рабочий стол, где он может оформить поступление сразу по трем видам товаров:

1. Товары для перепродажи
2. Товары собственного производства
3. Комиссионные товары

В зависимости от выбранного вида система формирует нужный документ Поступление МЗ с соответствующими реквизитами.

Здесь же кладовщик может посмотреть остатки на основном складе и в конкретной торговой точке. Если какие-то товары нужно довезти, он указывает их прямо в отчете — на основании этих данных БГУ формирует Требование-накладную.

То есть теперь кладовщику не нужно отдельно запрашивать информацию у бухгалтерии или переносить ее из одной программы в другую.

Кладовщика переводили постепенно

Мы не стали полностью менять привычный процесс за один день.

На первом этапе сделали кладовщику рабочий стол в БГУ. Он уже мог оформлять там поступления, но пока продолжал дублировать часть операций в своей старой программе.

На втором этапе доработали рабочий стол под его реальные задачи и добавили возможность оперативно видеть остатки и продажи. Когда кладовщик увидел, что в БГУ ему действительно удобно работать и вся нужная информация уже есть под рукой, он полностью перешел на новую схему.

Так получилось не просто автоматизировать обмен между двумя программами, а постепенно перестроить сам процесс работы.

Автоматический обмен между БГУ 2.0 и Розницей

Кассиры работают в 1С:Рознице — и мы специально не стали добавлять им доступ к бухгалтерской системе. Вместо этого настроили обмен, который передает данные между БГУ и Розницей автоматически.

Когда товар перемещается в торговую точку, информация выгружается из БГУ. В Рознице на ее основе создаются документы Поступление товаров и Установка цен номенклатуры.

Когда товар продается, данные о продажах ежедневно передаются обратно из Розницы в БГУ. На их основании система формирует необходимые документы для бухгалтерского учета:

• Акт списания материалов — для комиссионных товаров

  

• Отчет о розничных продажах — для покупных товаров

  

• Накладная на реализацию продукции и товаров (Торг-12) — для товаров собственного производства

  

• Начисление доходов — для выручки от услуг, например продажи входных билетов

  

При этом для каждого вида товара предусмотрена своя схема отражения в учете.

Что получилось в итоге

В итоге у каждого сотрудника осталась привычная программа, а данные между ними начали передаваться автоматически:

• БГУ 2.0 — склад и бухгалтерский учет
• 1С:Розница — работа кассиров и оформление продаж
• Обмен между системами — передача данных без повторного ввода

Кассиры работают в удобной для них Рознице, кладовщик управляет товарами и контролирует остатки в БГУ, а бухгалтерия получает данные о продажах непосредственно из торговой системы. Одну и ту же информацию больше не приходится несколько раз заносить вручную.