Настроили и адаптировали 1С:УНФ для магазина профессиональной фототехники

О компании GetLens

Компания GetLens — магазин профессиональной фототехники и сообщество более 100 тысяч человек в социальных сетях. Компания реализует продукцию в шоуруме, в соцсетях и на сайте, а также предлагает доставку по всей России.

До старта проекта

На момент обращения в «Простые решения» в компании уже была установлена программа 1С:УНФ и предпринята самостоятельная попытка внедрить конфигурацию в процесс офлайн-продаж.

Эта попытка не привела к успешному результату, так как в процессе выявилось множество сложных задач, связанных со спецификой деятельности компании. Они не имели готовых решений и требовали детального анализа и предложений по разработке.

До внедрения 1С учёт в компании вёлся в таблицах Google, что приводило к ряду сложностей:

• отсутствию логирования действий
• риску при одновременной работе с данными «затереть» изменения, сделанные другим сотрудником
• большой вероятности совершения ошибок в связи с отсутствием форматно-логического контроля

При этом текущий учёт позволял руководству получать необходимые отчёты.

Задача

Перед началом работ клиент поставил перед нами задачу по оптимизации работы, которая позволила бы отказаться от работы в Google Документы в оперативной работе, но при этом не потерять информативность.

Особенности деятельности компании

• Большое разнообразие ассортимента требует детального учёта расположения товаров на складе
• Товар может быть новый и б/у
• Каждый не новый товар может иметь набор уникальных характеристик, которые нельзя совмещать с другими аналогичными и новыми товарами (в том числе цена и фотографии)
• У товаров есть уникальные номера, в разрезе которых хранится история продаж и обращений в сервисный центр
• Компания планирует сделать пункты выдачи, которые будут удалены друг от друга. Товар может определённое время находиться в пути и не числиться ни на складе отправителя, ни на складе получателя

Реализация компании «Простые решения»

1. Закупка товаров

Процесс приобретения товаров является одним из самых сложных с точки зрения реализации в программе, так как именно на этом этапе необходимо предусмотреть все требования будущего учёта:

• состояние б/у товара
• уникальную себестоимость каждой закупки
• разделение товаров на новые и б/у
• дополнительные свойства товара

Для реализации поставленной задачи был выбран справочник Характеристика номенклатуры — как основной объект хранения уникальных свойств.

Процесс приёмки организован следующим образом. Сотрудник компании, ответственный за приёмку товара, создаёт документ Приходная накладная. В зависимости от вида товара:

• если товар новый, сотрудник выбирает предопределённую характеристику [NEW]
• если товар не новый, сотруднику не нужно тратить время на создание уникальных характеристик. Для этого предусмотрена доработанная команда на интерфейсе, которая позволяет массово создать для каждой закупаемой позиции свою характеристику

После создания уникальных характеристик сотрудник приёмки дополняет её уточнёнными сведениями (состояние, пробег, ссылки на соцсети и т. д.).

Может показаться, что в составе данных содержится избыточная информация, например цена закупки, документ поступления, серийный номер. Все эти данные хранятся в УНФ в отдельных структурах. Однако такой подход был выбран намеренно, для последующей возможности простого формирования всех необходимых сведений в общий сводный отчёт, который максимально удобен для использования заказчиком.

Кроме этого, уникальность товара определяется внешним видом, поэтому для упрощения работы с прикреплёнными фотографиями разработан обработчик загрузки фотографий к характеристикам.

Эта обработка загружает из каталога на компьютере пользователя сразу несколько фотографий, связывая их по уникальному названию характеристики.

2. Перемещение между складами

В тех случаях, когда нужно будет отправить товар в пункт выдачи или обратно, потребуется время на транспортировку. С этим была связана необходимость доработки типового механизма, который не позволял выполнять перемещение в два этапа (отправка и приёмка). При создании документа Перемещение товар мгновенно списывался со склада-отправителя и перемещался на склад-получатель на одну и ту же дату. Фактически товар мог быть в дороге несколько дней.

Чтобы избежать расхождения фактических данных с учётом, мы доработали документ перемещения. Добавлены статусы документа: Отправлен и Получен. Когда документ Перемещение находится в статусе Отправлен, товары списываются со склада-отправителя и временно перемещаются на заранее определённый склад Транзит, на котором находятся до тех пор, пока документ Перемещение не будет переведён в статус Получен. После этого товары перемещаются на конечный склад-получатель.

3. Выгрузка товаров на сайт компании

Сайт компании разработан на платформе, у которой нет типового обмена с 1С. Поэтому для реализации задачи по выгрузке торговых предложений на сайт мы разработали механизм с возможностью настройки периодического экспорта данных в формате XML, «понятном» для сайта. Пример структуры передаваемых данных представлен ниже:

4. Продажа товаров

Для привлечения внимания в шоуруме компании настроили оригинальный макет ценников на товар.

Продажа товаров настроена с использованием цепочки документов Заказ покупателя — Расходная накладная. В документе Заказ покупателя для покупателя резервируется выбранный им товар и указывается серийный номер продукта.

Затем товары передаются клиенту документом Расходная накладная, в которую автоматически копируются все сведения, внесённые при оформлении заказа.

Получение денег оформляется документом Поступление в кассу или Операция по платёжным картам.

Процесс продажи товаров внедрён без необходимости программных доработок, так как все необходимые сведения для оформления документов уже есть в полном объёме в программе 1С:УНФ.

5. Отчётность и аналитика

В качестве основных используемых отчётов мы настроили типовые:

• Анализ закупок — для сотрудника склада с целью контроля поступлений
• Валовая прибыль (по менеджерам) — промежуточный и итоговый контроль работы менеджеров
• Стоимостная оценка склада в ценах номенклатуры — оценка складских остатков руководителем
• Запасы — оценка складских остатков по фактической себестоимости

Кроме типовых отчётов, используемых в 1С:УНФ, реализовали возможность автоматического экспорта основных данных в Google Таблицы, чтобы собственник компании мог строить сводную аналитику и диаграммы.

Оценка проделанной работы со стороны «Простых решений»

Поставленные задачи по настройке и адаптации программы 1С:УНФ выполнены в полном объёме. Положительные эффекты автоматизации:

• ускорилась работа сотрудников склада и торгового зала за счёт применения оборудования по печати и сканированию штрихкодов
• усилился контроль за работой продавцов, так как теперь за каждой продажей закреплён ответственный
• появился инструмент в виде конфигурации 1С:УНФ, задающий единые стандарты работы всем сотрудникам, в отличие от Google Документы, который даёт слишком много свободы действий
• сократилось время на формирование оперативной отчётности, так как для её подготовки не нужно собирать информацию по каждому отделу, она всегда доступна в 1С:УНФ

Проект находится в промышленной эксплуатации и успешно её проходит более шести месяцев. При этом работы по развитию решения не заканчиваются, и у заказчика, как у лица, заинтересованного в постоянном развитии своей компании, всегда есть идеи. Со своей стороны планируем перейти к задаче по формированию прозрачного финансового результата с отражением всех статей затрат компании.