Перенесли данные из СБИС в КАМИН для ООО «Городская управляющая компания»

Введение

Очень часто, начиная хозяйственную деятельность и имея небольшие обороты, компании не организуют учет в специализированных программах, таких как КАМИН и ЗУП, а начинают считать заработную плату в СБИС, Контуре и т. д.

Некоторое время, пока у фирмы маленькие обороты, СБИС прекрасно справляется с этой задачей. Но со временем, когда численность сотрудников возрастает, специфика оплаты труда меняется, вводятся новые алгоритмы оплаты труда. Вести заработную плату сотрудников в СБИС становится все сложнее, так как эта система не поддерживает сложные оплаты труда, процентные начисления и многие возможности, которыми обладают специализированные программы. И тогда встает вопрос о переносе данных для ведения зарплаты в КАМИНе.

Но сразу возникает проблема: стандартного переноса данных нет, а переносить нужно не только сотрудников с их персональными данными и входящее сальдо на дату переноса, но и данные для расчета среднего заработка — а это минимум 12 предыдущих месяцев для расчета отпусков и командировок и минимум два предыдущих года для расчета больничных. Вносить эту информацию вручную — очень трудоемкая задача, особенно если сотрудников больше ста.

Именно для таких клиентов мы разработали методику переноса данных из СБИС в зарплатные программы. Рассмотрим пример такого переноса.

О клиенте и задаче

ООО «Городская управляющая компания» ведет заработную плату в СБИС. Сотрудники тратят очень много времени и ручного труда на начисление разного рода доплат и премий.

Учитывая большую численность сотрудников — около 1 200 человек, клиент решил переходить на начисление заработной платы в программу КАМИН. Компания уже приобрела эту программу, поэтому у нас не было задачи по выбору зарплатной программы.

Анализ

У нас были доработки по загрузке данных из Excel в 1С:ЗУП. Но, так как клиент уже купил КАМИН и хотел перенести данные именно в эту программу, мы решили сначала перенести и загрузить все данные в ЗУП, а затем, с помощью стандартной обработки по переходу из ЗУП в КАМИН, добиться конечного результата.

Что мы сделали

Мы создали из шаблона чистую программу ЗУП. Выгрузили из СБИС в документ Excel всех сотрудников с персональными данными (ФИО, датой рождения, паспортными данными, адресом) и с помощью обработки загрузили в ЗУП. Загрузили справочник Должности, подразделения:

Затем мы создали позиции штатного расписания. Перед загрузкой начислений нужно было загрузить в документ Начальная штатная расстановка сотрудников с датой приема, должностью, подразделением, правом на отпуск. Для этого программист разработал обработку по загрузке этих данных в документ Начальная штатная расстановка из файла Excel. В этом файле выгруженные данные из СБИС: ФИО, подразделения, должности, даты приема, ставки:

На выходе мы получили заполненный документ:

Далее мы последовательно выгрузили из СБИС в Excel данные по каждому виду начисления в разрезе каждого месяца (отдельно все начисления за январь, потом за февраль и т. д.):

Затем с помощью разработанной программистами обработки, которая позволяет загрузить данные из внешнего файла xls в документы Премия и Разовое начисление, последовательно загрузили ранее выгруженные данные в одноименные начисления. Для этого файл загрузки, выгруженный из СБИС, должен представлять собой таблицу, где в строках указаны ФИО в именительном падеже, а в колонках — сумма по начислению. Затем в ЗУП создаем пустой документ Разовое начисление с указанием одноименного вида начисления и месяца, записываем его.

Затем запускаем нашу обработку по загрузке данных, выбираем организацию и файл, который нужно загрузить. В поле Документ выбираем созданный ранее пустой документ Разовое начисление. При этом Вид расчета автоматически заполняется начислением из выбранного документа.

Получаем документ с сотрудниками и суммой по каждому из них:

Мы загрузили таким образом все начисления, в том числе и больничный за счет работодателя, и очередной отпуск (предварительно в базе ЗУП эти виды начислений были созданы с верными кодами дохода и верной настройкой налогообложения).

В процессе загрузки возникла проблема с отражением отработанного времени для последующего расчета среднего заработка. Сначала нужно было внести все отсутствия сотрудников. Если данных для переноса немного, можно вносить отсутствия вручную, но в нашей задаче 1 200 сотрудников и очень большое количество отсутствий. Поэтому мы решили автоматизировать этот процесс и, прибегнув к помощи программиста, дописали обработку, позволяющую загрузить отсутствия в документ Отпуск без сохранения оплаты списком.

В этой обработке есть возможность выбрать файл для загрузки (эти файлы предварительно сохраняли из СБИС по каждому виду отсутствий) и настроить номер первой строки и колонки:

По каждому виду отсутствия (отпуск за свой счет, больничные, отпуска) мы выгрузили данные в файл xls и в результате в этом выгруженном файле получили ФИО, периоды отсутствия и виды отпуска:

Вторая проблема, с которой мы столкнулись, связана с правильным фиксированием времени для учета среднего заработка. В ЗУП время записывается в регистры в документе Начисление зарплаты. Но нам этот документ с заполненными суммами не нужен, так как все начисленные суммы по сотрудникам уже загружены отдельными разовыми начислениями. При этом создавать его нужно для фиксации времени и расчета страховых взносов.

Мы решили написать расширение для автоматической очистки начислений в документе. Мы создаем документ Начисление зарплаты, программа заполняет всех работающих сотрудников, нажимаем кнопку Очистить результат, пересчитываем НДФЛ (он автоматически обнуляется при пересчете) и получаем нужный нам пустой документ, который рассчитывает взносы за месяц и фиксирует отработанное время.

Так мы месяц за месяцем загрузили данные в ЗУП, сверили полный свод, начисленные взносы с данными СБИС.

После сверки перенесенных данных приступили к переносу данных в КАМИН. Для этого запускаем в ЗУП обработку универсального обмена данными в формате XML, нажимаем кнопку Прочитать правила обмена, подгружаем стандартные правила (предоставляет КАМИН), выгружаем данные в файл, который потом загружаем этой же обработкой в КАМИН.

Данные в камин загружены, осталось только проверять!

Не воспринимайте этот перенос как универсальный. Всего не предусмотреть, у каждой организации могут быть свои нюансы. Если вы принимаете решение о переходе, будьте готовы проверять перенесенные данные и исправлять их в процессе, если обнаружите какую-либо неточность.

Результаты

Компания еще работает над своими внутренними процессами, окончательный переход на КАМИН ожидается в течение нескольких месяцев. Так как в организации много сотрудников, переход на КАМИН значительно сократит количество ручного труда при начислении различных выплат и сэкономит время бухгалтерам компании.

Если вы хотите перейти с программы СБИС на программу КАМИН, мы можем вам помочь! У нас есть большой опыт, готовые инструменты и технология проверки данных. Чтобы узнать стоимость перехода, оставьте заявку.

Оставить заявку