О клиенте и задаче

ЖСК «ДОНЕЦК» предоставляет коммунальные услуги населению. Организация ведет учет лицевых счетов, производит начисления и формирует квитанции.

Кооператив использовал программу «Домовладелец», но после смены бухгалтера решил перейти на 1С:Учет в управляющих компаниях ЖКХ, ТСЖ и ЖСК, так как новый сотрудник до этого не работал в «Домовладельце» и столкнулся с трудностями:

• в программе не было возможности настраивать различные отчеты с подробными сведениями или фильтрами
• с функционалом программы в целом было неудобно работать

В марте 2023 года компания обратилась к нам с просьбой перенести все данные из «Домовладельца» в 1С:Учет в управляющих компаниях ЖКХ, ТСЖ и ЖСК (ред. 3.0).

Что мы сделали

Чтобы переход был быстрым и бюджетным, мы решили перенести данные с помощью Excel-таблиц и остатками — внести задолженности и переплаты по жильцам на 1 января 2024 года. Мы также решили не переносить историю по документам за прошлые годы, так как это в несколько раз увеличило бы бюджет.

Организация выгрузила из «Домовладельца» информацию для переноса:

• зданий — 1
• лицевых счетов — 174
• услуг — 12
• льготников — 104
• нормативов — 1 услуга

После подготовки данных мы приступили к заполнению базы в 1С:Учет в управляющих компаниях ЖКХ, ТСЖ и ЖСК:

• создали здание
• загрузили лицевые счета с количеством проживающих и общей площадью, паспортные данные ответственных собственников и проживающих/ зарегистрированных
• создали услуги, тарифы и нормативы
• настроили услуги: мы ориентировались на расчеты, которые выводились в квитанцию в «Домовладельце», так как бухгалтер сменился и формулы расчета были не до конца известны
• загрузили льготников
• настроили льготы для Московской области
• настроили нормы для льгот
• загрузили остатки в коммунальном и бухгалтерском учете
• доработали квитанцию под нужды и требования жильцов ЖСК
• восстановили начисления и оплаты за 1-й квартал 2024 года в бухгалтерском и коммунальном учете
• настроили обнуление в КУДиР дохода УСН по коммунальным услугам
• настроили обмен с мобильным приложением

С какими трудностями столкнулись

Сбор актуальных данных

Данные в программе «Домовладелец» были неактуальны, поэтому после автоматической загрузки мы восстанавливали учет под реальные данные. Мы скорректировали площади помещений и данные о собственности.

Настройка льгот

Помимо общих настроек, клиенту для некоторых льготников нужны были индивидуальные. Мы собрали все возможные случаи расчета льгот и создали индивидуальные настройки.

Восстановление учета за 1-й квартал

В программе 1С:Учет в управляющих компаниях ЖКХ, ТСЖ и ЖСК (ред. 3.0) можно вести бухгалтерский и коммунальный учет в одной базе, и клиент решил воспользоваться этой возможностью.

Чтобы отчетность за 2023 год можно было автоматически сдать уже из программы, нужно было занести все оплаты, которые поступили от жильцов за 1-й квартал 2023 года.

Для этого мы настроили:

• загрузку реестров и банковских выписок
• автоматическое обнуление коммунальных услуг в КУДиР (согласно 335-ФЗ, ТСЖ имеют право не принимать в доходы оплату коммунальных услуг)
• проверочные отчеты по сверке взаиморасчетов с жильцами в бухгалтерском и налоговом учете

Затем клиент загрузил все оплаты и сверил бухгалтерский и коммунальный учет с помощью отчетов, которые преднастроили наши специалисты.

Настройка бухгалтерского учета

Настроили счета учета отражения затрат для учета ЖСК и привели в порядок ОСВ после перехода на новую программу: закрыли счет 000 и загрузили корректные остатки по бухгалтерским счетам.

Результаты

В результате нашей работы:

• клиент ведет бухгалтерский и коммунальный учет в программе с современным функционалом, который знаком бухгалтеру
• требуемые в работе аналитические отчеты доступны для настройки пользователем, и ему не нужно обращаться каждый раз к разработчику программы за настройкой или доработкой

Автоматизация позволила сократить:

• время на выставление квитанций и счетов на оплату
• время и бюджет на построение аналитических отчетов для бухгалтерского и коммунального учета

Мы автоматизировали процессы:

• учета лицевых счетов и жильцов
• расчета коммунальных и жилищных услуг
• расчета льгот
• выгрузки данных в мобильное приложение
• отражения данных коммунального учета в бухгалтерском
• печати платежных документов в требуемом формате

Если вам понравился этот кейс, читайте также: 

совместили учетные системы Бухгалтерии и ЖКХ после слияния компаний