О клиенте

Компания специализируется на оптовой торговле скобяными изделиями, водопроводным и отопительным оборудованием и принадлежностями на российском рынке. Помимо основной деятельности, организация работает в смежных направлениях, включая оптовую торговлю строительными материалами, изделиями из керамики, стекла и другими бытовыми товарами.

Основные продукты и услуги:

• скобяные изделия: ручки, замки, петли и крепежные элементы
• водопроводное оборудование: трубы, фитинги, сантехническая арматура
• отопительное оборудование: котлы, радиаторы и комплектующие
• консультации и сопровождение продаж

Клиент относится к среднему бизнесу, имеет филиал в Москве. Мы сотрудничаем шесть лет.

Задачи проекта

Компания обратилась к нам с проблемой, связанной с некорректной работой ЭДО: встроенные инструменты для обмена электронными документами перестали правильно функционировать в результате доработок. Из-за невозможности своевременного обновления конфигурации возникли юридические и технические риски при работе с электронными документами.

Мы предложили возможные варианты решения:

1. Сменить оператора ЭДО
2. Использовать внешний модуль для обмена документами
3. Перенести учетную запись в программный продукт «Клиент ЭДО»

При выборе решения клиент учитывал следующие критерии:

• долгосрочная надежность: решение не должно зависеть от текущей конфигурации УТ, возможность своевременного обновления ПО
• стабильность документооборота: сохранение доступа к архивным документам, возможность адаптировать документооборот под потребности контрагентов
• юридическая значимость: соответствие законодательным нормам, устранение рисков, связанных с некорректной обработкой документов
• простота интеграции: возможность синхронизации с текущими учетными системами (1С:УТ), интуитивный интерфейс для сотрудников

Клиент сделал ставку на универсальный функционал и удобство обмена документами в «Клиент ЭДО», а именно на автоматизацию процессов обработки документов и полную выгрузку и сохранение ранее отправленных документов. Это позволило бы компании избежать ограничений, связанных с обновлениями или сменой конфигурации базовой учетной системы.

Компания рассматривала и возможность сменить оператора ЭДО и подключить внешний модуль. Однако это решение имело временный характер, так как требовало последующего обновления УТ, чтобы поддерживать совместимость с модулем.

В ходе обсуждения мы сформулировали задачи проекта:

1. Перенести учетную запись ЭДО в систему «Клиент ЭДО», сохранив доступ к уже существующим документам
2. Обеспечить стабильную работу ЭДО вне зависимости от изменений в конфигурации 1С:Управление торговлей
3. Синхронизировать данные между «Клиент ЭДО» и 1С:Управление торговлей

Этапы и ход работы

Анализ ситуации

• Диагностика текущей конфигурации УТ
• Оценка объема документов, подлежащих переносу
• Выбор подходящего способа миграции данных

Установка и настройка «Клиент ЭДО»

• Установка новой системы на рабочие места клиента
• Настройка учетной записи и интеграции с учетными системами

Перенос учетной записи и данных

• Перенос учетной записи ЭДО в «Клиент ЭДО»
• Выгрузка и загрузка документов прошлых периодов

Тестирование системы

• Проверка корректности работы новой программы
• Исправление возможных ошибок в обработке данных

Обучение сотрудников

• Проведение обучающих сессий для сотрудников клиента

Полный переход на «Клиент ЭДО»

• Завершение процесса переноса и запуск в эксплуатацию

Перенос учетной записи ЭДО в «Клиент ЭДО» и настройка интеграции с текущими учетными системами заняли две недели. Из-за большого объема документов учета в 1С:УТ, которые потребовалось выгрузить и интегрировать в новую систему, компания смогла полностью работать в «Клиент ЭДО» через 2–3 месяца.

В процессе автоматизации со стороны клиента участвовал руководитель отдела продаж (он координировал внутренние процессы и обеспечивал коммуникацию с нашей командой), а со стороны Простых решений — отдел сервис-инженеров (они устанавливали «Клиент ЭДО» и переносили учетную запись) и специалист-консультант по бухгалтерии и ЭДО Мария Новикова (она переносила документы учета и адаптировал новый электронный документооборот под потребности клиента).

С какими сложностями столкнулись

Медленная выгрузка документов учета

Проблема: большой объем данных замедлял процесс переноса.

Решение: мы выгружали документы небольшими частями за определенные периоды — это ускорило процесс и снизило нагрузку на систему.

Неполное отображение данных в документах

Проблема: после выгрузки в «Клиент ЭДО» в документах отсутствовала часть информации.

Решение: мы разработали специализированные правила обмена, которые обеспечили перенос документов со всеми необходимыми данными.

Результаты автоматизации

1. Снижение затрат на поддержку УТ: устранена необходимость в дорогостоящих доработках и обновлениях УТ
2. Оптимизация документооборота: сокращение времени на обработку и согласование электронных документов позволило снизить затраты на бумажные носители и логистику
3. Снижение юридических рисков: правильность заполнения электронных документов в соответствии с законодательством

Какие процессы автоматизированы

• Интеграция с учетными системами: синхронизация данных между «Клиент ЭДО» и программой 1С:Управление торговлей
• Адаптация форматов документов: настройка выгрузки и обработки документов в соответствии с требованиями клиента

Мы успешно перенесли все необходимые данные и адаптировали систему под бизнес-процессы компании. «Клиент ЭДО» оказался аналогичным предыдущей системе обмена ЭДО, поэтому сотрудники быстро адаптировались к новой программе. Внедренный продукт использует бухгалтерия, финансовый руководитель, отдел продаж и его руководитель.

Заключение

Процесс внедрения был непростым и включал множество технических нюансов. Однако этот кейс подтверждает, что даже при сложных конфигурациях 1С, которые содержат значительные доработки, есть возможность настроить электронный документооборот без необходимости обновления основной программы.

Решение с использованием «Клиент ЭДО» оказалось оптимальным для клиента, так как этот продукт подходит для обмена документами и работы с электронным документооборотом в широком спектре конфигураций 1С, включая:

• 1С:Управление нашей фирмой
• 1С:Розница, ред. 2 (вкл. базовую версию)
• 1С:Бухгалтерия, ред. 2.0 и 3.0 (вкл. базовые версии)
• 1С:Управление торговлей, ред. 10.3 и 11 (вкл. базовые версии)
• 1С:Комплексная автоматизация, ред. 2.0
• 1С:Бухгалтерия государственного учреждения, ред. 1.0 и 2.0
• 1С:ERP Управление предприятием 2.0
• 1С:Садовод (вкл. базовую версию)
• 1С:Гаражи
• 1С:Касса
• 1С:Документооборот КОРП
• 1С:Документооборот государственного учреждения

Такая универсальность делает «Клиент ЭДО» подходящим инструментом для пользователей с различными конфигурациями 1С, независимо от уровня их доработки и специфики бизнес-процессов.

Кроме того, этот опыт подтверждает, что грамотный подход к планированию и этапам реализации проекта позволяет минимизировать риски и успешно адаптировать системы для электронного документооборота даже в сложных условиях.