Недели без кассовых разрывов: настроили контроль Cash Flow

Клиент

Инжиниринговая компания, специализирующаяся на проектировании и поставке дата-центров.

Компания работает в высокотехнологичном B2B-сегменте: проекты длятся несколько месяцев, сделки проходят поэтапно, а оплаты от заказчиков и платежи поставщикам распределены во времени.

Учет ведется в 1С:Управление нашей фирмой.

Задача

Клиенту требовался удобный платежный календарь для управленческого контроля денежных средств.

Основная задача - видеть не только текущий остаток денег, но и прогноз на будущие недели: какие поступления ожидаются, какие платежи запланированы, хватит ли денег на обязательства и где может возникнуть кассовый разрыв.

Ключевые требования к отчету:

• детализация по недельным периодам
• отображение текущей недели и будущих недель; - расчет остатка на начало каждой недели
• расчет плановых и фактических поступлений
• расчет плановых и фактических расходов
• расчет остатка на конец каждой недели
• автоматический перенос остатка между неделями
• визуальное выделение недель с отрицательным остатком
• отдельное отображение переводов между счетами и депозитов

Главное методологическое требование: остаток на начало следующей недели должен быть равен остатку на конец предыдущей недели.

Решение

Мы разработали новый внешний отчет Платежный календарь для 1С:УНФ.

Отчет показывает движение денежных средств по неделям и помогает руководителю или финансовому директору быстро оценить финансовую ситуацию компании на ближайшие периоды.

В отчете по каждой неделе отображаются:

• остаток на начало недели
• плановые поступления
• фактические поступления
• плановые расходы
• фактические расходы
• остаток на конец недели
• отдельные строки по переводам и депозитам
  

Как работает отчет

1. Недельная детализация

Отчет строится по недельным периодам. Такой формат удобен для компаний с проектным циклом продаж и закупок: платежи часто распределены неравномерно, и месячный отчет не всегда показывает, в какой именно неделе возникнет дефицит денежных средств.

Например, в одной неделе ожидается крупное поступление от заказчика, а в другой — несколько платежей поставщикам. Платежный календарь помогает заранее увидеть, хватит ли денег на каждую неделю.

2. Разделение плана и факта

В отчете отдельно отображаются плановые и фактические движения денежных средств.

Плановые данные берутся из регистра Платежный календарь. Это будущие ожидаемые поступления и платежи.

Фактические данные берутся из регистра Денежные средства. Это реальные поступления и списания по кассе и банковским счетам.

За счет этого пользователь видит:

• что было запланировано
• что уже фактически произошло
• какие суммы еще ожидаются
• какой прогнозный остаток получится на конец недели

3. Непрерывный перенос остатка между неделями

Одна из ключевых особенностей отчета — непрерывная цепочка расчета остатков.

Логика простая:

Остаток на начало недели

+ Поступления

− Расходы

= Остаток на конец недели

Далее остаток на конец недели автоматически становится остатком на начало следующей недели.

Пример:

Неделя 1:

Остаток на начало: 1 000 000

Поступления: 500 000

Расходы: 300 000

Остаток на конец: 1 200 000

Неделя 2:

Остаток на начало: 1 200 000

Поступления: 200 000

Расходы: 700 000

Остаток на конец: 700 000

Таким образом, каждая следующая неделя зависит от результата предыдущей. Если меняется плановый платеж или фактическое поступление в одной неделе, это влияет на последующие периоды.

4. Расчет текущей недели от актуального остатка

Для текущей недели отчет берет актуальный остаток денежных средств из регистра Денежные средства на момент формирования отчета.

Это важно, потому что текущая неделя уже может быть частично закрыта фактическими операциями: часть поступлений уже пришла, часть платежей уже списалась, а часть еще остается в плане.

Отчет соединяет фактическую картину с плановым прогнозом и показывает, каким будет остаток к концу недели.

5. Прогноз будущих недель нарастающим итогом

Для будущих недель используется расчет нарастающим итогом.

Система последовательно проходит по неделям:

• текущий остаток

• расчет первой недели

• расчет второй недели

• расчет третьей недели

• расчет следующих периодов

Это позволяет построить связанный прогноз cash flow, а не набор отдельных не связанных периодов.

Отдельный учет переводов и депозитов

В отчете отдельно обработаны переводы между счетами и операции по депозитам.

Такие операции не являются обычными операционными поступлениями или расходами. Например, если компания перевела деньги с одного расчетного счета на другой, общий объем денежных средств компании не изменился.

Если такие движения смешивать с обычными платежами, отчет может искажать картину:

• поступления будут выглядеть больше, чем есть на самом деле
• платежи будут выглядеть больше, чем есть на самом деле
• оценить реальный операционный cash flow будет сложнее

Поэтому в отчете добавлены отдельные итоговые строки:

Итого платежи: депозиты и переводы

Итого поступления: депозиты и переводы

Операции с видом Перевод на другой счет выводятся отдельно и исключаются из основных итогов по платежам и поступлениям.

Что получил клиент

В результате клиент получил удобный инструмент недельного финансового планирования.

Отчет позволяет видеть:

• текущий остаток денежных средств
• плановые поступления
• фактические поступления
• плановые расходы
• фактические расходы
• прогнозный остаток на конец каждой недели
• возможные кассовые разрывы
• переводы между счетами и депозиты отдельно от операционных платежей

Финансовый директор получил единое окно контроля cash flow, а руководство — понятную картину будущих денежных потоков.

Заключение

Мы занимаемся внедрением и доработкой 1С, помогаем компаниям автоматизировать даже самые сложные и нестандартные бизнес-процессы. Наша цель — чтобы ваши сотрудники работали эффективно, а бухгалтерский и управленческий учет всегда был в порядке и не отнимал лишнего времени.