Помогли продавцу дорожной техники сократить ручной труд и увеличить продажи — рассказываем о трёхлетнем опыте сотрудничества

Наш клиент — компания ЮгАвтоХолдинг. Компания продаёт дорожную технику и занимается её гарантийным и постгарантийным обслуживанием. В штате 15 сотрудников, оборот компании — больше 300 миллионов рублей.

Управленческий учёт в Word и Excel

К автоматизации компания пришла не сразу. Долго гарантийное обслуживание и услуги для клиентов учитывали в MS Word и MS Excel. Бухгалтерский учет вели в базовой 1С:Бухгалтерии. 

Росла клиентская база, услуги по гарантийному обслуживанию выделили в отдельное направление. Поэтому нужно было подобрать удобную CRM-систему, в которой можно было бы учитывать оказание услуг и производственные работы. 

• создать общую базу контактов по стандарту. Важно было, чтобы хранилась история взаимодействий с клиентом: от звонков для заключения договоров и продаж
• учитывать работы по гарантийному и постгарантийному обслуживанию проданной техники
• учитывать складские остатки основных товаров и запчастей
• создать унифицированный документооборот с контрагентами

Как изменилась работа с переходом на 1С:УНФ

Ускорили оформление документов для продажи

В зависимости от вариантов оплаты отличаются условия договора. До работы в программе менеджеры часто допускали ошибки, составляя в MS Word договор и копируя отдельные его пункты. Эту проблему решили при помощи «Платежного календаря» в документе «Заказ покупателя» и добавления реквизита «Условия оплаты».Теперь форма договора формируется в автоматическом режиме.

На базе документа «Заказ покупателя» мы разработали процедуру оформления документов, начиная от выставления коммерческого предложения до заключения договора и заканчивая оформлением акта приема-передачи товара.

В документе «Расходная накладная» добавили реквизит «Лизингополучатель». Часто в нашей сфере в сделке выступает покупателем лизинговая организация, но для нас важно знать конечного потребителя

Разграничили доступ менеджеров к клиентской базе

В компании за каждым менеджером закреплены разные категории клиентов. Раньше у каждого менеджера был доступ ко всей клиентской базе. Это создавало путаницу и усложняло работу с клиентами.

В 1С:УНФ менеджеру видны только его клиенты и история работы с ними. Это повышает безопасность и снижает риск увода клиентской базы. 

Поскольку менеджеры не видят всю базу клиентов, они могут пытаться создать нового контрагента, который уже существует в базе, но с другим правом доступа. Чтобы исключить дубли контрагентов, поставили категорический запрет на подобные операции. 

«Заказ-наряд» сделали универсальным документом
для работы с клиентом

Гарантийное и сервисное обслуживание проданного товара отражается в системе с помощью документа «Заказ-наряд». Он одновременно является документом планирования работ, актом выполненных работ, документом реализации и документом списания. 

Гарантийный период предполагает прохождение технического обслуживания. Его состав работ и требуемые материалы зависят от наработки моточасов дорожной техники. 

Нужно было, чтобы клиент видел состав работ, перечень материалов и их стоимость. Чтобы каждый раз не вносить одни и те же материалы, создали наборы с перечнем и количеством используемых материалов. Для наборов предусмотрены вариации отражения в печатных формах цены и состава набора.

Стали быстрее вести бухгалтерский учёт с ЭДО

Электронные документы поступают непосредственно в базу 1С, бухгалтеру нужно только сопоставить номенклатуру поставщика и нашу, и нужный документ создается автоматически с заполненной информацией.

Все электронные документы хранятся в базе данных 1С. Это оказалось вовремя — товары компании попали в категорию прослеживаемых товаров, поэтому обмениваться с поставщиками и покупателями электронными документами — обязательно.

Упростили налоговый и бухгалтерский учёт
с синхронизацией 1С:УНФ и 1С:Бухгалтерии

Настроили автоматический обмен: все операции отражаются в 1С:УНФ и по настроенному сценарию переносятся в 1С:Бухгалтерию с заполненной информацией для отображения в бухгалтерском учете и составления налоговой отчетности.

Главным преимуществом синхронизации стало то, что теперь абсолютно все операции отражаются в «1С:УНФ», и она стала первичной, а «1С:Бухгалтерия» — вторичной. Это означает то, что теперь можно формировать множество отчетов для руководителя, а не для бухгалтера: о деловой активности фирмы, объемах продаж, доходах и расходах организации, товарных и финансовых запасах, взаиморасчетах и прочих показателях.

Мобильное приложение 1С:УНФ

Для управления компанией из любой точки подключили мобильное приложение 1С:УНФ. В нём можно в любой момент просмотреть управленческую отчётность о компании. Единственное требование для работы в мобильном приложении — чтобы база была опубликована на веб-сервере.

Автоматически учитываем топливо и штрафы ГИБДД

С помощью внешних доработок добавили в 1С:УНФ новые функции: автоматизировали ведение путевых листов, учет штрафов ГИБДД и формирование платежных поручений для оплаты этих штрафов.

У менеджеров и сервисных инженеров преимущественно разъездной характер работы. В служебном автопарке больше 10 машин. Ручное заполнение путевых листов и учета ГСМ при таком количестве машин было проблемой. Теперь каждый сотрудник самостоятельно заполняет путевые листы, а расход топлива рассчитывается, исходя из нормы. Руководитель всегда в курсе текущих расходов на ГСМ, а информация по штрафам учитывается при расчете заработной платы сотрудников.

Использование платежного календаря

Мы создали документы «Заявка на расход денег» по всем ежемесячным платежам и добавляем заявки на незапланированные предстоящие расходы. 

Документы «Заказ покупателя» и «Заказ-наряд» отражают в платежном календаре ожидаемые поступления. 

Заявки на расход денег утверждает руководитель, после чего бухгалтер на их основании формирует платежные поручения и выгружает их в банк-клиент. После исполнения платежа загружаем банковскую выписку в «1С:УНФ». Так мы видим всю цепочку платежа: от заявки до исполнения, а платежный календарь наглядно показывает ежемесячные платежи и ожидаемые поступления, что позволяет не допускать кассовых разрывов.

Уменьшили затраты на бухучёт и работу с клиентами

С помощью 1С:УНФ стали тратить меньше труда и времени на учёт и работу с клиентами. Каждый отдел работает со своей зоной ответственности: менеджеры продаж ведут клиентскую базу
оформляют заявки на продажи
сервисный отдел отвечает за оформление заказ-нарядов
бухгалтер отвечает за финансовую составляющую и выполняет контрольные функции

Исключили дублирование операций и сократили ручной труд. Так освободились ресурсы на решение задач по развитию компании. Как результат — рост продаж, несмотря на непростой с экономической точки зрения период. 

Вот затраты на автоматизацию с 2017 по 2020 год:

Если пересчитать эту сумму на месяцы, получится примерно 6780 р. в месяц. Зарплата для одного работника получится больше, а в нашем случае программа заменяет как минимум двух работников.