О клиенте

Компания производит и продает текстильные изделия. Основные товары — это мужская и женская одежда, униформа для различных отраслей, включая медицинскую и промышленную, и домашний текстиль.

Клиент относится к среднему бизнесу и имеет несколько филиалов, включая производственные мощности и складские площадки. Основные рынки — Россия, страны СНГ и крупные маркетплейсы, такие как Ozon, Wildberries и Lamoda. Компания работает как с розничными покупателями через маркетплейсы, так и с корпоративными клиентами по заказам на крупные партии продукции.

Мы сотрудничаем с компанией около трех лет.

Задачи

Модуль Диадок работал стабильно, но в связи с расширением каналов продаж через маркетплейсы возникли новые требования к оформлению электронных документов (УПД). Эти задачи потребовали доработки модуля, чтобы:

• учесть специфические условия маркетплейсов для заполнения УПД. Например, заполнение дополнительных полей, заполнение колонок в УПД иной информацией
• автоматизировать загрузку и обработку документов, так как ручная работа с документами стала занимать слишком много времени из-за увеличения объемов

Если бы компания не нашла решение, это могло привести к:

• срыву договоренностей с маркетплейсами: невыполнение требований к оформлению электронных документов могло привести к штрафам или расторжению контрактов
• снижению операционной эффективности: ручная обработка документов увеличивала затраты времени и повышала вероятность ошибок
• потере конкурентоспособности: отсутствие автоматизации в условиях растущего объема заказов могло замедлить выполнение обязательств перед клиентами
• росту финансовых потерь: нарушения документооборота, вызванные ошибками, могли привести к увеличению налоговых рисков и снижению репутации компании

Клиент обратился за помощью по вопросам интеграции и доработки модуля Диадок через техподдержку Диадок. Ему предложили решение, учитывающее особенности работы с маркетплейсами, а также поддержку нестандартных форматов документов. Благодаря нашему опыту работы с электронным документооборотом и наличию специалистов по ЭДО, мы выступили в роли посредников, помогая настроить и доработать необходимый функционал для успешной работы клиента с маркетплейсами.

Другие решения клиент не рассматривал, так как компания Диадок предоставляла услуги по доработке своего модуля.

При подготовке к реализации важно было учесть условия:

• клиент не работает в облачной версии 1С (1С:Фреш), а использует локальную версию
• сроки реализации должны быть короткими и точно соответствовать планируемым срокам работы, так как клиент нуждался в быстром внедрении доработок, чтобы не прерывать процесс отгрузки товаров на маркетплейсы
• специфические форматы документов и требования каждого из них для работы с маркетплейсами. Точное и детальное техническое задание было ключевым моментом для успеха проекта

Этапы и ход работы

Анализ текущей ситуации

• Провели аудит используемой версии 1С и модуля Диадок
• Изучили бизнес-процессы клиента, включая специфику документооборота для работы с маркетплейсами
• Выявили основные проблемы: ручную обработку документов, сложности с заполнением УПД по требованиям маркетплейсов

Формирование технического задания

• Определили цели и задачи проекта
• Составили детализированное ТЗ, которое включало:
• описание доработок для модуля Диадок
• требования к формату данных для маркетплейсов
• указание на необходимость работы в локальной версии 1С
• Утвердили план реализации и сроки

Разработка решений

• Разработали подключаемый модуль Диадок для формирования электронных исходящих документов УПД в соответствии с требованиями маркетплейсов

Тестирование

• Провели тестирование доработок на базе клиента:
• проверили корректность выгрузки исходящих электронных документов
• протестировали формирование УПД и других документов
• смоделировали ситуации реальной нагрузки
• выявили и устранили мелкие недочеты

Обучение сотрудников

• Организовали обучающие сессии для сотрудников клиента:
• продемонстрировали работу с новым функционалом
• предоставили документацию и инструкции

Внедрение в рабочую среду

• Внедрили обновленный подключаемый модуль Диадок в основную базу клиента
• Повторно провели первые отгрузки с использованием новых настроек для маркетплейсов

Сопровождение

• Оказывали поддержку в течение первого месяца после запуска со стороны технической поддержки Диадок: отвечали на вопросы сотрудников, вносили незначительные изменения в систему

Мы уделили особое внимание следующим блокам:

1. Настройка формирования УПД под требования маркетплейсов. Клиенту было важно, чтобы электронные документы, особенно УПД, автоматически заполнялись в соответствии с индивидуальными требованиями маркетплейсов (например, заполнение штрихкода в поле Код товара в электронном документе УПД, заполнение дополнительных полей информацией для маркетплейсов, определенная структура документов xml для комиссионеров). Для этого был разработан модуль, который учитывал специфику каждого маркетплейса и позволял избежать ошибок при заполнении документов.
2. Интеграция с локальной версией 1С. Учитывая, что клиент работал в локальной версии 1С, доработки делались с акцентом на совместимость с существующей конфигурацией.
3. Скорость обработки документов. Клиенту было важно минимизировать время обработки документов, особенно в периоды высокой загрузки при работе с маркетплейсами. Ставка делалась на создание автоматизированных обработок, которые исключили ручное выполнение рутинных операций. Эти ключевые блоки стали залогом успешного решения задач клиента и его удовлетворенности результатом проекта.

Работа над проектом длилась один месяц, и уже к концу этого срока клиент смог полноценно отгружать товар на маркетплейсы с учетом новых требований.

В процессе автоматизации участвовали директор компании-клиента (он отвечал за организационную часть проекта, согласование сроков и контроль над внедрением), а со стороны Простых решений — специалист-консультант по бухгалтерии и ЭДО Мария Новикова (она отвечала за техническую реализацию, настройку и тестирование доработок модуля Диадок, а также за обучение сотрудников клиента).

Продукт использует отдел продаж и руководитель.

С какими сложностями столкнулись

Сжатые сроки выполнения проекта

Проблема: клиент хотел быстро внедрить доработки, чтобы избежать проблем с отгрузками на маркетплейсы.

Решение: мы сформировали четкую поэтапную структуру проекта, что позволило разделить задачи по приоритетам, и наладили параллельный процесс разработки и тестирования.

Результаты автоматизации

1. Снижение затрат на ручной труд: благодаря автоматизации обработки документов (включая УПД и другие формы), клиент сократил затраты времени на ручной ввод и проверку данных.
2. Уменьшение количества ошибок: автоматическое заполнение документов в соответствии с требованиями маркетплейсов снизило вероятность ошибок, которые могли привести к возвратам электронных документов.
3. Ускорение обработки заказов: время обработки документов сократилось в три раза, что позволило ускорить отгрузки. Это улучшило видимость товаров на сайтах.
4. Увеличение пропускной способности: с внедрением доработок клиент смог обрабатывать больше заказов без увеличения штата сотрудников, что позволило масштабировать бизнес.

Автоматизированные процессы:

1. Формирование электронных документов (УПД): полностью автоматизировано создание универсальных передаточных документов (УПД) в соответствии с требованиями маркетплейсов, настроено автоматическое заполнение всех обязательных полей, включая уникальные параметры для каждого маркетплейса.
2. Автоматическая обработка исходящих документов: исключен ручной ввод данных и проверка на соответствие.
3. Интеграция с маркетплейсами: автоматизирован процесс передачи данных о заказах и документах между 1С и системами маркетплейсов, исключена необходимость вручную загружать или выгружать файлы.

Автоматизация полностью оправдала ожидания клиента и даже превзошла их в некоторых аспектах:

• внедрение автоматизированных процессов позволило сократить время обработки УПД и других документов в три раза, что соответствовало целям клиента. Это позволило ускорить отгрузки на маркетплейсы и избежать задержек
• полная автоматизация исключила человеческий фактор при заполнении и обработке документов. Клиент отметил, что количество ошибок снизилось практически до нуля, что соответствовало их ожиданиям
• разработанное решение оказалось полностью совместимым с локальной версией 1С клиента
• клиент добился значительной экономии рабочего времени сотрудников. Средства, сэкономленные на устранении ошибок и ручной обработке, позволили направить ресурсы на развитие бизнеса

Заключение

Модуль Диадок позволяет автоматизировать обмен электронными документами с маркетплейсами на различных конфигурациях 1С, включая как типовые, так и доработанные локальные версии. Это универсальное решение помогает клиентам решать множество проблем, связанных с обработкой документов, требованиями маркетплейсов и снижением временных затрат.

Наша компания, выступая в роли посредника и эксперта по ЭДО, не только помогла клиенту решить технические задачи, но и обеспечила бесперебойное взаимодействие с техподдержкой Диадока. Мы взяли на себя задачу коммуникации, что значительно упростило процесс для клиента и сократило сроки реализации проекта.

Каждое решение в рамках проекта разрабатывалось с учетом потребностей клиента:

• особенности конфигурации их локальной базы 1С
• индивидуальные требования маркетплейсов
• желание клиента минимизировать ручной труд и избежать задержек, технических проблем, обеспечив стабильную работу с маркетплейсами и успешное масштабирование бизнеса

Мы готовы стать посредником между техподдержкой Диадока и вашей компанией.

Что вы получите?

• Экономию времени: вам не нужно вести длительные переговоры и согласования
• Ясность: мы говорим на языке обеих сторон — понимаем задачу вашей компании и знаем, как решить ее с техподдержкой Диадока