Автоматизация учета в Додо Пицца Смоленск

Чем занимается компания

Додо Пицца Смоленск является франчайзи международной сети пиццерий Додо пицца. Бухгалтерия обслуживает 20 пиццерий в 5 городах: Смоленск, Вязьма, Обнинск, Калуга, Москва.

Как работали раньше

Бухгалтерский учет по каждой пиццерии ведется в специально разработанной информационной системе Додо ИС. Развивают и поддерживают ее разработчики Додо Пицца.

Менеджер вносит все поступление в Додо ИС, а бухгалтеру приходилось дублировать их в 1С:Бухгалтерию. Получалось, что бухгалтер выполнял двойную работу.

Финансовый менеджер для расчета себестоимости берет информацию также из Додо ИС. Бухгалтеру требовалось еще и проверять все ли поступления внесены в информационную систему. Такая работа отнимала много времени у бухгалтера.

С чем обратились к нам

Для упрощения этого процесса принято решение автоматизировать процесс поступления документов из Додо ИС в 1С:Бухгалтерию. Таким образом усиливается контроль за верным учетом продуктов в системе Додо ИС и автоматической выгрузкой накладных, которые вносятся в Додо ИС.

Что сделали мы и что изменилось в работе

С Додо Пицца Смоленск мы уже много лет работаем по договору сопровождения, поэтому мы знали особенности их бизнеса и ведения учета. Заказчик работает на упрощенной системе налогообложения, что довольно непросто в 1С:Бухгалтерии. И для того, чтобы корректно формировать книги доходов и расходов необходимо ежедневно вносить отчеты производственные, учитывать материалы, готовых блюд, что очень трудоемко.

Мы решили пойти другим путем.

Первое за что мы взялись — разработка методики как вести в 1С:Бухгалтерии данную задачу, при этом не усложняя и не нагружая людей лишней информацией, чтобы это соответствовало законодательству, а 1С:Бухгалтерия полностью автоматически все это сдавала, чтобы не требовался вот такой ручной труд.

В этот момент у заказчика проверяли учет аудиторы. У них мы уточнили можно ли нашу идею воплотить, будет ли это правильным. Аудиторы подтвердили правильность нашей идеи и дали рекомендацию сделать 2 дополнительных отчета, которые будут печататься раз в квартал и подтверждать корректность списания материалов.

Вторая задача — технологии и как реализовать. Мы сделали локальный облачный вариант дописанной нами 1С:Бухгалтерии, в котором реализован достаточно сложный обмен.

Как технически это работает

Мы переносим поступления из Додо ИС поступления всех материалов, ежедневно загружаем все отчеты о продажах, при этом мы не загружаем лишней информацией о блюдах, пиццах и конкретных строках продажи. В конце квартала у нас есть специальная обработка, которая корректно списывает материалы, формирует нужные отчеты, и помогает бухгалтеру получить нужный результат. 1С:Бухгалтерия автоматически заполняет декларацию по упрощенке и позволяет сформировать книгу доходов и расходов.

Пока мы реализовывали эту задачу, у клиента открылось еще несколько пиццерий. К этому мы были готовы, так как понимали, что необходимо учесть масштабирование компании. Поэтому закладывали универсальность, например, можно указать какие пиццерии в какие базы загружать, что нужно, что не нужно, соответствие пользователей и т. д.

В итоге у нас получился симбиоз методологии и технического решения. Продукт получился универсальным и подойдет как для любого участника сети Додо Пицца, так и для небольших компаний сферы общепита или сферы услуг.

Если у вас есть задачи для автоматизации, вопросы как улучшить что-то в программе 1С или настроить обмен с другими программами 1С — напишите нам. Мы ответим на ваши вопросы и решим поставленные задачи.