Как контролировать документооборот без подключения ЭДО: внедрили обработку, которая сэкономила 156 рабочих часов в год ООО «Интерсервис»
Содержание
Наш клиент — московская компания ООО «Интерсервис», которая оказывает услуги по уборке помещений.
В организации не планируют подключать электронный документооборот, обмен документами происходит традиционно:
-
распечатывают документы из базы 1С:Бухгалтерия,
-
отправляют по почте контрагентам,
-
получают подписанные.
Если контрагенты не вернут свои подписанные экземпляры, то ООО «Интерсервис» останется без первичных документов, а без них компания не сможет подтвердить факт хозяйственной операции.
Наша задача — разработать систему, которая позволила бы контролировать, пришёл ответ от контрагента или нет, и, если не пришёл, отправить напоминание.
Как решили задачу
В функционале 1С:Бухгалтерия есть типовая галочка, которую нужно ставить после получения от контрагентов подписанных документов. Эту галочку мы использовали в нашей обработке — программа формирует список контрагентов, у которых не проставлена галочка, то есть тех, от кого не пришли документы, и отправляет им напоминание по электронной почте.
Автоматическая рассылка напоминаний
-
Задаём регламентное задание, в котором указываем, как часто делается рассылка.
-
Программа автоматически формирует пакет документов для отправки по электронной почте. Пакет документов для каждого контрагента формируется свой — подтягивается из базы. Если отправили акты сверки и не получили ответ, то к электронному письму будет прикреплен этот акт сверки и первичные документы, которые указаны в этом акте.
-
Если нужно напомнить вернуть документ, то к письму прикладываются печатные формы в архиве.
Ручная рассылка напоминаний
1. Выбираем документы, по которым нужно сделать рассылку:
-
поступления,
-
реализации,
-
акты сверки,
-
счета на оплату.
2. Далее программа сформирует письма для рассылки.
Как формируется письмо с напоминанием?
Текст письма генерируется программой автоматически в зависимости от того, какие документы к нему прикреплены.
Но с счетами на оплату немного другой алгоритм:
-
сначала обработка анализирует период, до которого счёт должен быть оплачен,
-
если ещё не последний день оплаты, рассылка не отправится,
-
если документ уже оплачен, то рассылка тоже не отправится.

Отправка напоминаний вручную.

В таком формате приходят напоминания контрагентам.
Результаты внедрения обработки
Раньше приходилось формировать письма с напоминанием вручную: готовить пакет документов, писать текст письма — на эту работу уходило 3 часа в неделю. В год и вовсе получалось 156 часов (3 часа в неделю * 52 недели в году), это 19,5 рабочих дней.
Сейчас это происходит автоматически. Соответственно, у сотрудников появилось 156 дополнительных рабочих часов, в которые они могут решать более важные задачи.
Подберём программы для вашей компании, поможем внедрить и настроить. Если потребуется, доработаем программы под ваши задачи: напишем новые функции или печатные формы.
Связаться со специалистом
Нужна помощь по 1С?
Опишите задачу – мы подберем оптимальное решение.
Поможем с внедрением
Обучим работе
Настроим программы
Допишем новые функции
Будем регулярно обновлять программы и консультировать по вопросам учета
Решим проблему точечно или возьмем
Отзывы клиентов
Отзыв об обслуживании 1С от компании ООО "ЧПУ24"
Отзыв о разработке Анализ расхождений выручки НДС и Налога на прибыль в декларациях
Благодарность от ФКУ «67 финансово-экономическая служба» МО РФ
Благодарность от бухгалтера АО «Мурманский тарный комбинат»
Благодарность от клиента Виктории Валентиновны
Благодарность от бухгалтера ИП Нешпор Е.Ю.
Отзыв-благодарность от ООО «Узоры»
Отзыв от Дениса Лобанева
Отзыв от бухгалтера Татьяны Приходько
Отзывы от клиентов в 1С-Коннект
Спасибо за вашу обратную связь — она мотивирует нас становиться лучше!
Отзыв от пользователя с Инфостарта
Отзыв о расширении Работа с взаиморасчетами в 1С:УНФ — автоматический зачет авансов
Отзывы в отчетный период о работе наших специалистов
Отзыв-благодарность консультанту по торговым решениям и маркировке Юлии Моховой
Отзыв-благодарность «Простым решениям» и в частности Василию Мохову
Отзыв от пользователя в магазине расширений 1С:Фреш о нашей доработке «Дополнительный анализ расходов УСН»
Отзыв о расширении для 1С:УНФ «Экспресс-проверка учёта»
Отзыв пользователя об исправлении проблем учета в 1С:УНФ
«Благо в беспорядок не приходит»
Эту фразу я услышал в 2019 году, на семинаре у Алексея Молвинского. Мне понадобилось еще 3 года чтобы приступить к наведению порядка.
УНФ в компании используем с 2012 года, тогда мы были одними из первых на рынке, кто решил связать учет с данной конфигурацией 1С. Экспертов по продукту не было. И сами мы были еще «зеленые».
Работали с УНФ, допиливали, и в какой-то момент себестоимость поплыла так что опираться на нее уже было нельзя! Оценить масштаб проблемы не представлялся возможным, с нашей экспертностью. Начали вникать в проблематику…
И Слава Всевышнему, что наткнулись на ребят из простых решений, чья экспертность сразу для нас расставила точки над i. Пролила свет на масштаб отклонений и благодаря Сергею Мордвину определила траекторию движению к порядку.
За месяц усердной совместной работы выровняли историю с себестоимостью. Установили кучу их расширений для обеспечения корректного учета. Короче жизнь стала более понятной и прозрачной.
Вот результат:
Остались огрехи по взаиморасчетам, но устранение 20 183 строк ошибок по товарам говорит о многом!
Хочу искренне поблагодарить компанию простые Решения в лице Сергея Мордвина!
Я сам взялся исследовать данное решение 1С.
Отзыв о работе с сервисе 1С:Фреш и консультационной поддержке специалистов Простых решений
Отзыв пользователя о расширении Убираем НДС из прибыли в 1С:УНФ


MAX