Помогли франчайзи Додо пицца автоматически готовить управленческую отчётность
Автор: Анна Красавина
Содержание кейса:
Наш клиент — один из франчайзи Додо. Он владеет несколькими пиццериями в разных городах России. В конце каждого месяца управляющие франчайзи проверяют отчётность P&L (пи эн эль) — то есть управленческие отчёты и отчёты о движении денежных средств. Сколько прибыли принесла пиццерия, какие были на неё расходы.
При этом доходы и расходы учитываются не в общей сумме, а по отдельным статьям. Например, сколько денег принесла доставка курьером, сколько самовывоз, а сколько — еда в зале. Какие расходы были на ремонт пиццерий, сколько ушло на питание сотрудников или на их зарплату.
Приходилось вручную отбирать информацию
в 1С:Бухгалтерии и информационной системе Додо
Учёт франчайзи Додо ведут в двух программах: 1С:Бухгалтерии предприятия и собственной информационной системе. Между ними настроен обмен, но он не полный: часть информации автоматически попадает в 1С:Бухгалтерию из Додо ИС, часть наоборот, из 1С:Бухгалтерии попадает в Додо ИС.
В 1С:Бухгалтерии не было типовых управленческих отчётов. И не был настроен обмен нужной информацией между ИС Додо и 1С:Бухгалтерией. Всю управленческую отчётность приходилось формировать вручную:
часть данных брать из 1С:Бухгалтерии
часть данных брать из информационной системы Додо
эти данные сводить вместе в Google Таблицах.
Делать это долго и сложно: за месяц получались сотни операций и показателей, которые нужно было внести в отчёт. Клиент обратился к нам, чтобы настроить автоматический обмен между 1С:Бухгалтерией и Додо ИС, и формировать управленческие отчёты автоматически.
Настроили автоматическое формирование
управленческой отчётности
В 1С:Бухгалтерии предприятия разработали два новых отчёта
Управленческий и отчёт о движении денежных средств. Управленческий отчёт сфокусирован на балансе расходов и прибыли, а отчёт о движении денежных средств — на денежных потоках, какие суммы на что потратили.
Настроили внешнюю обработку
Чтобы нужная информация автоматически подтягивалась в отчёты, мы написали внешнюю обработку для 1С:Бухгалтерии. Она каждый день автоматически проверяет данные в Додо ИС и 1С:Бухгалтерии и добавляет их в отчёты. При необходимости можно настроить и другую периодичность: раз в неделю, 10 дней, месяц.
Добавили возможность выгружать отчёты в Google Таблицы
Информацию из управленческих отчётов можно выгружать в Google Таблицы одной кнопкой — там они появляются в таком же виде, как и были в 1С:Бухгалтерии.
Добавили в отчёты дополнительные фильтры
Отчёты можно посмотреть по конкретному месяцу, или по отдельной пиццерии, можно проанализировать отдельный город или отследить прибыль и расходы пиццерии по каждому месяцу.
Теперь рассмотрим подробнее каждый отчёт.
Управленческий отчёт
Так выглядит управленческий отчёт в 1С:Бухгалтерии:Доходы
-
В управленческом отчёте автоматически рассчитываются показатели
- Операционная прибыль (прибыль от основного вида деятельности, в нашем случае — от продажи пиццы)
- EBITDA (прибыль до вычета налогов, процентов и износа)
- Store Level EBITDA (чтобы получить этот показатель, нужно от выручки отнять операционные расходы: оплата труда, затраты на маркетинг, помещения, материалы и оборудование, роялти)
Эти данные собираются в Додо ИС в отчёте Выручка. В управленческий отчёт попадают фактические поступления, они складываются из поступлений от продаж и прочих поступлений.
Поступления от продаж делятся в зависимости от вида продаж:
доставка
ресторан
самовывоз
Это важно отслеживать, чтобы понимать, сколько прибыли и сколько убытков приносит каждый вид продаж. Например, самые высокие издержки на еду в зале: нужно платить аренду, коммунальные услуги, менять мебель и поддерживать чистоту. Самые низкие издержки на самовывоз клиента.
Расходы
Показатели расходов собираются из разных отчётов в Додо ИС и соответствующих затрат в 1С:Бухгалтерии на счетах затрат. Данные автоматически загружаются в управленческий отчёт, и уже там статьи затрат сопоставляются с конкретными показателями управленческого отчёта.
Например, есть затраты на питание персонала. Они складываются из затрат, которые внесены в 1С:Бухгалтерию по соответствующей статье затрат, и затрат, отраженных в Додо ИС в отчёте расход сырья — питание персонала:
Этот показатель автоматически переносится в 1С:Бухгалтерию в документ «Производство за месяц», откуда и попадает в Управленческий отчёт.
Управленческие расходы рассчитываются с учётом доли выручки каждой пиццерии в доходах за период. Итоговые показатели рассчитываются непосредственно в таблице отчёта.
Когда отчёт сформирован в 1С:Бухгалтерии, его можно автоматически выгрузить в Google Таблицы — каждая пиццерия на отдельном листе. Можно посмотреть и общий результат по всем пиццериям — для этого настроили типовые формулы таблиц.
Отчёт о движении денежных средств
Так выглядит отчёт, выгруженный в Google Таблицы:Отчёт показывает движение денег с учётом вида платежа и статьи движения. Например, сколько потратили на налоги и взносы, сколько на коммунальные услуги и зарплату сотрудникам.
Отчёт формируется по данным счетов учёта денежных средств (50 и 51 счета) 1С:Бухгалтерии. Чтобы в отчёте денежные потоки распределились правильно, добавили механизм дополнительных сведений к документам. Когда в программе разносят платежи и поступления денег, можно указать соответствующую статью. По этой информации данные подтянутся в нужную статью в отчёте о движении денежных средств.
Тип операции — доходы или расходы — определяется корреспонденцией счетов в проводках.
В зависимости от типа операции и статьи суммы распределяются по показателям и также выгружаются в таблицу.
В этом отчёте тоже можно анализировать конкретную пиццерию или сразу все. Можно просмотреть все пиццерии в определённом городе или в определённый месяц.
-
Мы много работаем с франчайзи Додо:
- помогли интегрировать 1С:Бухгалтерию и информационную систему Додо
- настроили автоматические уведомления в Телеграм из информационной системы Додо
- автоматизировали расчёт зарплаты сотрудникам Додо
Связаться со специалистом