Автоматизация учета франчайзи Dodo Brands. Синхронизация внутренней информационной системы с 1С:Бухгалтерией

Содержание кейса:

Мы помогаем автоматизировать учет франчайзи Dodo Brands — с нуля настроили синхронизацию данных информационной системы Додо ИС и 1С:Бухгалтерии. Параллельно решаем рабочие задачи пиццерий: организовали учет оплаты самозанятых, настроили сверку доставок со Сбербанком. Работаем с базами клиентов в отдельном облаке, которое позволяет держать свою доработанную конфигурацию.

Рассказываем, с какой задачей к нам обратились клиенты.

Настроили синхронизацию данных Додо ИС и 1С

Ядро франшизы Dodo Brands — собственная информационная система Додо ИС, которую разрабатывали практически с основания сети. В нее поступает вся информация с рабочих мест пиццерий: что заказали, сколько нужно продуктов, куда поехал курьер. Это мощный сервис для автоматизации работы франчайзи, но для ведения бухгалтерского учета данные нужно переносить в 1С.

Своему первому клиенту среди франчайзи Додо мы помогаем с 2014 года. Пока у клиента работала одна пиццерия, достаточно было сопровождения 1С:Бухгалтерии — бухгалтера копировали данные из Додо ИС вручную. Но когда появилась сеть пиццерий, перенос данных занимал бы слишком много времени. Нужно было с нуля настроить синхронизацию. Сейчас данные загружаются с сайта Додо ИС в 1С:Бухгалтерию 3.0, в зарплатную программу 1С:Камин 5.0 и в гугл-таблицы для управленческого учета.

Клиенты ведут бухгалтерию в 1С:Фреш, поэтому мы развернули для франчайзи отдельное облако на технологии Фреш, в котором сделали необходимые доработки. Сейчас так работают уже с 10 облачными базами Додо франчайзи.

Подробно про механизм интеграции рассказываем и показываем на видео:

Автоматизировали оплату самозанятым и контроль доставок

В ходе доработок сделали загрузку и учет зарплаты самозанятых, это актуально для многих франчайзи. Курьеры часто работают как самозанятые — поставщики услуг по доставке. Теперь поступления услуг на оплату создаются автоматически и на основании приходов формируются платежные поручения в банк.

Решили еще одну задачу по работе с курьерами — настроили сверку со Сбербанком для контроля доставок. Были случаи, когда недобросовестные курьеры оставляли деньги за доставку себе. Например, клиент заказывал пиццу с оплатой по карте, а потом расплачивался наличными. Курьер не отражал это в программе — там по-прежнему была указана оплата по карте. А наличные курьер забирал себе. Если в течение дня происходит несколько сотен доставок, отследить такие случаи вручную сложно. Теперь можно сверить отчета по эквайрингу (сколько перевели за смену, по конкретному терминалу) с информацией, которую указывают курьеры.

Упростили учет расходов

Сейчас расходы считаются один раз в месяц после инвентаризации. Проверяют, столько продуктов купили, сколько осталось — а разницу можно указать как расход. Согласовали эту схему с аудиторами и по их рекомендации составили два дополнительных отчета, которые подтверждают корректность списания материалов.

Ключевые результаты проекта

• Организовали работу в отдельном облаке с возможностью делать доработки.
• С нуля настроили синхронизацию данных информационной системы Додо ИС с 1С:Бухгалтерией 3.0, 1С:Камин 5.0 и гугл-таблицами для 5 франчайзи — всего для 33 пиццерий. В ближайшем будущем начнется работа с еще двумя франчайзи.
• Доработали загрузку данных под совмещение налоговых режимов — в таком случае из Додо ИС переносятся два отчета по продажам.
• Упростили учет расходов для франчайзи с налоговым режимом УСН (Д-Р).
• Автоматизировали оплату самозанятых курьеров и курьеров-нерезидентов, для них формируются специальные платежные поручения.
• Для франчайзи из Германии настроили отчеты по выгрузке соответствии с местным законодательством — в разрезе разных видов оплат.
• Разработали прогнозирование закупок: на основании расходов на прошлой неделе программа считает, что надо закупить на следующей неделе.

Настроим синхронизацию для франчайзи Додо — или поможем автоматизировать процессы в любой компании

• Настроим перенос данных в 1С
• Доработаем под ваш режим налогообложения
• Упростим работу в целом и решим точечные задачи