Автоматизация учёта в управляющей компании: в 10 раз ускорили подготовку первичных бухгалтерских документов

В декабре 2022 года к нам обратилась управляющая компания, которая тратила до 2 недель на подготовку первичных бухгалтерских документов и хотела ускорить этот процесс.

Проблемы в учёте

Больше всего времени бухгалтер тратила на следующие задачи:

Формирование первичных бухгалтерских документов на основе данных из квитанций.

Существует стандартный функционал, который автоматизирует эту задачу, но в данном случае он не подходил, потому что:

• в организации вели две базы: расчётный отдел работал в 1С:Учёт в управляющих компаниях ЖКХ, ТСЖ и ЖСК, а бухгалтерия в 1С:Бухгалтерия, и типовой выгрузки между базами не было,

• справочники в базах отличались.

Например, в базе ЖКХ 100 договоров на 100 квартир, но все они принадлежат одному юрлицу, и это юрлицо просит оформить все 100 квартир в 1 документ или в 2–3, как ему удобнее.

Раньше бухгалтер формировала специальные отчёты, из которых вручную переносила нужные данные в базу бухгалтерии.

Корректировка реализаций из-за перерасчёта услуг ЖКХ.

Например, выставили счёт на 100 рублей, но потом выяснилось, что в тот период должны были выставить счёт на 50 рублей, потому что:

• некачественно оказали услугу: была плохая вода,

• оказали услугу не в том объёме: несколько дней не было отопления,

• начисляли по среднему значению, потому что жилец не подавал показания приборов учёта, а потом нужно пересчитать по показаниям счётчиков,

• провели ежегодные перерасчёты по отоплению и содержанию общего имущества,

• расчётчик ошибся,

• по другим причинам, которые указаны в Постановлении №354.

Нужно скорректировать реализацию, но типовой функционал решал эту проблему так: просто сокращал текущую реализацию на сумму перерасчёта. В нашем примере в текущей реализации было бы –50 рублей: 50 – 100 = –50.

Но по закону нельзя выставлять реализации с отрицательным значением, налоговая такие документы не примет. 

Раньше бухгалтер вручную вносила изменения в нужные реализации: уменьшала до нуля текущую реализацию и распределяла остаток суммы для корректировки на корректировки реализаций за предыдущие месяцы.

Создание сводной реализации на помещения по запросу контрагентов.

В типовой версии 1С:Учёт в управляющих компаниях ЖКХ, ТСЖ и ЖСК на каждое помещение генерируется своя реализация. Контрагенты просили делать сводную реализацию на все помещения, которые им принадлежат, или делить реализации по виду помещения.

Например, клиент просит сделать одну реализацию на паркинги и автоместа, а вторую на торговый центр. 

И снова бухгалтер вручную формировала нужные документы для клиентов.

Задачи автоматизации 

1. Сопоставить справочники.

2. Объединить базы, если есть техническая возможность, или настроить выгрузку.

3. Автоматизировать формирование первичных бухгалтерских документов на основе данных из квитанций.

4. Настроить автоматическую корректировку реализаций из-за перерасчёта услуг ЖКХ.

5. Автоматизировать создание сводных реализаций в разных разрезах.

Как решили задачи

Чтобы было понятно, какой контрагент из базы ЖКХ соответствует контрагенту в базе бухгалтерии. А также сопоставили справочники Номенклатуры и подразделений.

2. Настроили выгрузку из базы 1С:Учет в управляющих компаниях ЖКХ, ТСЖ и ЖСК в 1С:Бухгалтерия.

Клиент решил не объединять базы, потому что огромная база ЖКХ будет усложнять работу бухгалтера. Поэтому мы настроили выгрузку из базы ЖКХ в базу бухгалтерии по такому принципу: 

• открываем специальную обработку в программе 1С:Учёт в управляющих компаниях ЖКХ, ТСЖ и ЖСК,

• нажимаем кнопку «Выгрузить» — формируется файл,

• загружаем этот файл в 1С:Бухгалтерия.

Выгрузку данных можно сделать в любое время и за любой период.

2. Есть возможность отразить документы только по выбранному подразделению (начисления появляются постепенно, не все сразу). Чтобы быстрее отдать документы покупателям мы реализовали пожелание заказчика и добавили на типовую форму документа отображение по подразделению.

3. Автоматизировали формирование первичных бухгалтерских документов на основе данных из квитанций.

Полностью автоматизировать процесс невозможно, потому что каждый случай уникален: один контрагент просит оформлять его недвижимость в один договор, другой — в 3, потому что всем удобно по-разному.

Поэтому мы вручную сопоставили договоры из ЖКХ с договорами в бухгалтерии. А потом прописали алгоритм, который создаёт из заданных договоров ЖКХ нужные договоры в бухгалтерии.

Если появится новый контрагент с таким запросом, то УК «Высота 4884. Сервис» своими силами сможет сопоставить договоры из ЖКХ с договорами в бухгалтерии, а в дальнейшем разработанный нами алгоритм будет автоматически формировать нужные документы.

Дополнительный реквизит для объединения реализаций на один договор.

4. Настроили автоматическую корректировку реализаций из-за перерасчёта услуг ЖКХ

Сделали доработку, которая:

• уменьшает текущую реализацию до нуля, если сумма перерасчёта больше, чем сумма реализации, 

• создает корректировки на реализации за прошлые периоды, пока сумма перерасчёта не распределится полностью.
  

Например, нужно сделать перерасчёт на 100 рублей в мае:

• Реализация за май равна 50 рублям. Доработка уменьшает текущую, майскую, реализацию до 0. 

• Но остается ещё 50 рублей перерасчёта. 

• Тогда доработка создает корректировку реализации на реализацию за предыдущий период на сумму перерасчёта. Предположим, в апреле была реализация на 40 рублей. Наша доработка генерирует корректировку апрельской реализации и уменьшает сумму по услуге на 40 рублей.

• Остаётся ещё 10 рублей для перерасчёта — доработка создает корректировку мартовской реализации и уменьшает сумму по услуге на 10 рублей.

Сгенерированные корректировки реализации выводятся в табличную часть документа Отражение начислений в регламентированном учёте.

5. Автоматизировали создание сводной реализации для контрагентов.

Доработали функционал программы 1С:Учёт в управляющих компаниях ЖКХ, ТСЖ и ЖСК так, что по запросу клиента бухгалтер нажатием нескольких кнопок формирует сводную реализацию в нужном разрезе: на все помещения, по виду и т.д.

В договоре сделали табличную часть для сопоставления вида помещения и комментария, который должен заполняться в Реализации услуг, Счёт на оплату.

Дополнительный реквизит для группировки помещений для отражения в одну Реализацию услуг.

Результаты автоматизации учёта

Запрос, с которым к нам обратился клиент: сократить время на подготовку первичных бухгалтерских документов. 

Если раньше на эту задачу уходило 10 рабочих дней, то после автоматизации не больше 1 дня.

Сроки выполнения проекта: декабрь 2022 года — май 2023 года.

Планы на дальнейшее сотрудничество

В автоматическом режиме можно будет настроить расписание выгрузок, чтобы к моменту, когда бухгалтер начнёт готовить документы, в его базе уже были все необходимые сведения.

2. Доработать автоматическую генерацию сводной реализации по физлицам.

Например, в базе ЖКХ 50 000 жильцов, всем выставляем квитанции. Но для удобства бухучёта решили, что будем вести сводную реализацию по всем жильцам.