Восстановление учёта в 1С для управляющей компании: в два раза ускорили обновление программы 1С:Учёт в управляющих компаниях ЖКХ, ТСЖ и ЖСК

В кейсе рассказываем, как не стоит дорабатывать программы 1С, и в каких ситуациях лучше восстановить учёт, чем создавать его с нуля.

Управляющая компания ООО «Комплект Плюс» обратилась к нам, чтобы мы навели порядок в их программе 1С:Учёт в управляющих компаниях ЖКХ, ТСЖ и ЖСК. 

Какие проблемы были в учёте

• Жильцы в справочниках были прописаны по несколько раз из-за орфографических ошибок, двойных пробелов и т.д. 

Например, есть жилец Иванов Александр Сергеевич. Один сотрудник опечатался и добавил его в базу не как Иванова, а как Ионова, другой сотрудник начал его искать, не нашёл и завёл новую карточку на Иванова А.С. Третий сотрудник снова не нашёл его в базе и добавил Иванова Александра Сергеевича.

• Не было разделения прав доступа для разных сотрудников. 

Например, сотрудники, плохо разбираясь в программе, могли случайно внести изменения в разделы, которые влияют на корректность формирования отчётов. 

К тому же если не настроен вход под собственным логином и паролем, нельзя отследить, кто работал в программе, кто допустил ошибку. Можно было зайти в программу под чужой учётной записью и создать любые документы, внести корректировки и даже удалить.

• База была снята с обновления.

Предыдущий программист вносил все изменения непосредственно в конфигурацию программы. Мы стараемся менять конфигурацию в самых редких случаях, а весь дополнительный функционал делаем в форме внешних обработок и приложений. Потому что программа остаётся типовой и обновляется легко и быстро.

• Большое количество расширений.

Кроме изменённой конфигурации в программе было 10 расширений, за которыми было сложно следить и обновлять.

• Неудобная иерархия в системе.

Предыдущие специалисты создали множество папок, которые казались сотрудникам УК ненужными, созданными по непонятной логике.

Задачи автоматизации

1. Восстановить учёт или создать базу с нуля, чтобы работа в программе была понятной и удобной.

2. Настроить базу с учётом всех пожеланий, но так, чтобы она могла обновляться.

Что сделали

ООО «Комплект Плюс» хотели, чтобы мы создали новую базу. Но мы отговорили их от этого, потому что:

• В программе было много доработок, и клиенты сами не знали, какие из доработок нужны, а какие нет. Могла возникнуть ситуация: мы перенесём данные в новые базу без доработок, а потом выяснится, что они необходимы. Тогда пришлось бы создавать их заново. Так в итоге и оказалось — часть доработок была нужна.

• Пока мы наводили порядок в старой базе, сотрудники продолжали в ней работать — не было простоев. А переход на новую базу занял бы много времени: нужно смотреть, как было, как стало, всё проверять и подгонять.

Настроили разделение по пользователям с ограничением по правам

Теперь все сотрудники заходят в программу только под своей учётной записью, потому что у всех есть логин и пароль.

У каждого пользователя свои права доступа, чтобы сотрудник мог работать в программе только в рамках своих обязанностей и в зоне своей ответственности. Теперь не будет ситуации, что кто-то куда-то зашёл, что-то где-то исправил, и в итоге отчёты формируются некорректно, и в документах ошибки.

Ввели разные сроки запрета на редактирование документов

У отдела ЖКХ и у отдела бухгалтерии разные периоды, когда можно вносить изменения в документы.

Например, главный бухгалтер может редактировать документы в течение квартала, а бухгалтер-расчётчик выдал квитанции раз в месяц и уже не может их менять.

Это сделано для того, чтобы сотрудник, который случайно зашёл в документы, не смог внести лишние корректировки.

Удалили дубли жильцов в справочниках

Изначально мы думали, что сможем почистить базу стандартным механизмом 1С, который предназначен для удаления дублей. Но оказалось, что программно это сделать невозможно, потому что только человек поймёт, что Иванов А.С. и Иванов Александр Сергеевич — это один и тот же жилец. Только человек увидит, что программа не может найти контрагента, потому что между его именем и фамилией поставлено 2 пробела. Поэтому пришлось чистить базу вручную.

Но если бы мы переходили на новую базу, то эту работу всё равно пришлось бы делать. Так что решение восстанавливать учёт в старой базе было верным.

Настроили отражение начислений ЖКХ по каждому дому отдельно

Стандартный функционал программы 1С:Учёт в управляющих компаниях ЖКХ, ТСЖ и ЖСК предполагает, что при отражении начислений из коммунального учёта в бухгалтерский учёт всё переносится на один счёт. Все дома на этом счёте.

Главбуху для управленческого учёта нужно было понимать, сколько начислено на каждый дом и сколько оплаты с каждого дома пришло.

Для этого мы создали субсчета для каждого дома и закрепили всех жильцов этого дома за этим субсчетом.

Чтобы сразу было понятно, какой дом закреплён за субсчетом, придумали добавлять к номеру субсчёта первую букву улицы, на которой этот дом стоит. Например, к счёту, за которым закреплён дом на Домодедовской, добавляется буква Д.

Настроили отчёты для сверки отражения данных из коммунального учёта в бухгалтерский учёт

Стандартно это происходит так: в коммунальном учёте мы насчитали этому дому столько, этому столько, а потом перенесли эти данные в бухгалтерский учёт реализациями или проводками. Чтобы главный бухгалтер увидел, сколько начислено по каждому дому.

Но недостаточно просто отразить начисления из КУ в БУ, нужно проверить, корректно ли всё отразилось, чтобы не было начального и конечного остатков.

Бывают ситуации, когда главбух вносит корректировку в БУ: перекинуть долг с этого жильца на этого. В КУ сделали свою корректировку, и если эта корректировка попадёт в БУ, то долг спишется дважды.

Поэтому главбух строит отчёт по специальному регистру, который показывает, где данные расходятся.

Разбили контрагентов по группам

Справочник Контрагенты разбит по группам, к каждой группе привязан субсчёт.

Сначала сотрудникам организации приходилось каждого контрагента привязывать к субсчёту вручную. Мы предложили поместить контрагентов в группы по домам и настроить алгоритм, который будет подцеплять группы к субсчёту.

Например, при добавлении нового контрагента его сразу помещают в группу, откуда он автоматически прикрепляется к определённому субсчёту.

Привязали в базе индивидуальные приборы учёта к помещениям

Изначально в системе индивидуальные приборы учёта (ИПУ) были привязаны к лицевым счетам. Но расчетчик попросила привязать ИПУ к помещениям: в таком случае нет зависимости от лицевых счетов.

Например, супруги развелись и хотят раздельно платить за свои части квартиры. Если ИПУ привязан к лицевому счёту, то счётчик нужно привязать к лицевым счетам обоих супругов. Если этого не сделать, то по одному лицевому счёту услуги будут начисляться по показаниям, а по второму — по нормативам. И мы всегда должны следить, сколько собственников в квартире, чтобы вовремя вносить изменения в лицевые счета.

А когда ИПУ привязан к помещению, то просто задаём в настройках программы, как будут делиться показания счётчика: поровну или пропорционально долям. Например, начислено 3 куба воды, у бывших супругов доли распределены так: ⅓ и ⅔, соответственно, первый жилец будет оплачивать 1 куб, а второй — 3.

Нужно было привязать заводские номера счётчиков к помещениям. Вручную это делать долго и сложно. Поэтому мы постарались автоматизировать процесс:

• рассказали расчётчику, какие данные нужны и в каком формате, чтобы их можно было загружать в 1С,

• загрузили в программу счётчики, чтобы сотрудникам не пришлось вручную вводить новые номера счётчиков,

• автоматизировали загрузку ежемесячных показаний по одной кнопке в 1С.

Привязка ИПУ на помещения была трудозатратной, зато теперь коммунальный учёт будет более точным и корректным.

Добавили возможность прикреплять документы, на основании которых были корректировки

Расчётчик делает корректировки на основании какого-то документа. Например:

• заявление от собственника,

• внутренние документы о том, что было отключение отопления и т.д.

Заказчик хотел, чтобы ко всем документам можно было прикрепить документ, который является причиной корректировки. 

Задача выглядела простой, но оказалось, что расширениями и доработками её не решить. Пришлось незначительно менять конфигурацию, зато клиенту теперь удобно: всегда видит причину изменений документов.

Добавили расширение, чтобы определять плательщика из назначения платежа

Когда жильцы оплачивают квитанции через Сбербанк, то платёж автоматически зачисляется на лицевой счёт плательщика. Но если оплачивают через другие банки, то в УК приходит платёж с текстовой строкой, в которой указаны данные плательщика, назначение платежа, лицевой счёт.

Приходилось искать в базе контрагента и вручную заносить данные о платеже на его лицевой счёт. В УК более 1500 апартаментов, соответственно, может быть 1500 оплат через другие банки. Вносить платежи вручную — это работа на несколько часов.

Поэтому мы добавили расширение, которое автоматически определяет лицевой счёт из назначения платежа и заносит данные о платеже на этот счёт.

Подробнее об этом расширении мы писали здесь.

Удалили некорректные доработки и настроили учёт типовыми средствами

Как мы уже писали, на момент обращения к нам конфигурация программы была настолько изменена, что обновления не происходили: было непонятно, как будет работать база с таким количеством доработок после обновления.

Отключили ненужные доработки

Поэтому вместе с нашими программистами мы разбирались, какие доработки нужны, а какие нет.

Одна из таких доработок выводила в документ площадь апартаментов. При этом самому клиенту эта настройка была не нужна, поэтому мы её отключили. И как потом выяснилось — вовремя отключили.

У другого нашего клиента аналогичная доработка была активна. Но после того, как разработчики обновили типовой функционал 1С:Учёт в управляющих компаниях ЖКХ, ТСЖ и ЖСК — поменяли наименования в своих регистрах — начались некорректные начисления.

Что произошло? Например, когда жилец долго не подавал показания ИПУ, ему начислялось по среднему, потом норматив. Но когда человек всё-таки подал показания ИПУ, программа должна убрать начисления по среднему и нормативу и пересчитать оплату по показаниям. В одном месяце программа работала корректно, но на следующий месяц повторно минусовала ту же сумму перерасчёта.

Оказалось, что было дописано наименование вида сторна, которое минусовало среднюю и норматив. В документе отображается корректно, но в регистре, который программа использует для формирования документов и отчётов на следующий месяц, не отображается. 

Сократили количество расширений

10 расширений, которые были в базе, мы свернули до 2, чтобы было удобнее и проще их обновлять.

Настроили базу для автоматических обновлений

В процессе работы над проектом мы убрали практически все изменения конфигурации, поэтому программа могла обновляться в штатном режиме без рисков, что доработки после обновления повлияют на её работу.

До того, как мы объединили расширения, обновление занимало 4 часа, сейчас — около 2.

Результат автоматизации

Сроки реализации проекта: январь 2022 года — декабрь 2022 года.

За это время мы:

1. Восстановили учёт на старой базе:

• удалили дубли из справочников — учёт стал понятнее и легче,

• настроили разделение по пользователям с разграничением прав и сроков редактирования документов — меньше ошибок из-за незнания программы,

• настроили отчёты для сверки из коммунального учёта в бухгалтерский — теперь видно, всё ли корректно перенесено из коммунального учёта в бухгалтерский учёт,

• настроили отражение начислений ЖКХ по каждому дому — понятная картинка начислений и оплат по каждому дому помогает принимать управленческие решения,

• удалили ненужные доработки из конфигурации программы, которые тормозили работу программы и могли стать причиной ошибок,

• объединили 10 расширений в 2, чтобы проще их контролировать и обновлять.

2. Разработали новый функционал:

• добавили возможность прикреплять документы, на основании которых сделаны изменения, — у расчётчиков уходит меньше времени на поиск нужных документов,

• добавили расширение, которое определяет плательщика из назначения платежа — экономия нескольких часов работы сотрудников УК ежемесячно.

В результате всех выполненных работ база 1С в УК ООО «Комплект Плюс» снова обновляется в штатном режиме, при этом обновление занимает всего 2 часа. 

Сейчас мы продолжаем сотрудничество с ООО «Комплект Плюс» по текущим вопросам.