Как упростить жизнь бухгалтеру ЖКХ при разнесении оплат

Загрузка реестра Сбербанка 

Чтобы пользоваться данной загрузкой, нужно:

• Заключить договор со Сбербанком
• Выбрать формат реестра
• Настроить загрузку под выбранный формат. 

Когда договор со Сбербанком заключен, и жилец оплачивает услуги ЖКХ через банк, в личный кабинет управляющей компании приходит реестр. Этот реестр очень просто загрузить в программу. 

В реестре указывается:

• Лицевой счет
• Уплаченная по нему сумма.

Следовательно, при загрузке оплата попадает на нужный лицевой счет.

Вот так выглядит реестр для загрузки оплат, который приходит от Сбербанка.

Чтобы загрузить реестр, нужно пройти в раздел Интеграция со сторонними системами - Загрузка реестров из Сбербанка.

Выбираем нужный формат, и загружаем

После загрузки мы можем сформировать 2 вида документов:

• Регистрация оплаты для отражения оплаты в разделе ЖКХ
• Поступление на расчетный счет для отражения оплаты в разделе бухгалтерский учет

Регистрация оплаты, сформированная из реестра

Формирование оплат на основании платежного документа 

С каждым годом все больше жильцов платят за услуги ЖКХ с других банков: Тинькофф, ВТБ и другие. Пока эти банки не сделали реестры, и оплаты приходят в банковской выписке. 

Оплата от собственника, на которого открыт лицевой счет

Если платит собственник, то проблем с разнесением оплат не будет.

Мы загружаем банковскую выписку

После встроенная обработка Формирование оплат на основании платежного документа отражает оплату в Коммунальный учет в блок ЖКХ. Это происходит на основании документа Поступления на расчетный счет

Оплата падает на контрагента, на которого заведен лицевой счет.

Успешно формируется документ Регистрация оплаты на нужный лицевой счет.

Что происходит, если платит за услуги ЖКХ не собственник не по реестру оплат

Проблема возникает, когда за лицевой счет платит не собственник.

Оплата не может автоматически загрузится на нужный лицевой счет и приходится делать ручную работу.

По умолчанию в программе 1С при загрузке банковских выписок, поле Плательщик  в документе Поступление на расчетный счет определятся из поле Плательщик в самой банковской выписке.

Из банковской выписки мы видим, что плательщик одно лицо, а в назначении платежа указан другой человек.

Посмотрим на кого открыт лицевой счет

Видим что плательщик не совпадает с контрагентом из лицевого счета.

Следовательно, при отражении оплаты из бухгалтерского учета в коммунальный у нас возникнет ошибка.

Автоматически мы отразить не сможем, придется искать лицевой, менять вручную плательщика и договор в банковской выписке.

И только потом повторно производить отражение оплаты в блоке ЖКХ.

А если таких платежей много, то такая задача для бухгалтера достаточно трудоемка.

Расширение: Определение плательщика из назначения платежа

Мы создали специальное расширение, которое поможет быстрее обрабатывать платежи. Больше не нужно руками искать собственника лицевого счета, программа сделает это за вас: определит по назначению платежа плательщика и договор по лицевому счету, указанному в назначении платежа.

Рассмотрим на примере:

У нас плательщик снова отличается от контрагента, на которого заведен лицевой счет. Банковская выписка имеет следующий вид:

При подключении расширения у нас появляется новый справочник в разделе Банк и Касса - Варианты разбора назначений платежа

Не всегда у нас может быть одинаковое назначение платежа и нам нужно предусмотреть все возможные варианты назначений:

В данный справочник мы данные можем вносить руками.

Вводим словосочетание, идущее непосредственно перед искомым номером в назначении платежа, и ставим галочку Использовать. В нашем примере вводим словосочетание ЛС.

Теперь при загрузке банковских выписок, если в назначении платежа будет указано ЛС, программа будет отрабатывать следующим образом:

• программа будет искать цифры лицевого счета в справочнике Лицевые счета
• если лицевой счет найден, в поле плательщик в документ Поступление на расчетный счет автоматически проставится контрагент и договор из лицевого счета

Для отражения оплаты в блоке ЖКХ, нам нужно будет снова обратиться к обработке Формирование оплат на основании платежных документов, отражение произойдет без ошибок, т.к. плательщик и договор из документа Поступление на расчетный счет совпадает с контрагентом и договором по лицевому счету.

Если плательщик — юридическое лицо

Данное расширение отрабатывает еще одну часто встречающуюся ситуацию.

Например, оплату произвело юридическое лицо, и нам нужно обязательно это отследить, чтобы случайно не пробить чек по его оплате.

Для этого мы добавили поле в документе Поступление на расчетный счет - ПлательщикЮрЛицо

Это поле заполняется автоматически Плательщиком из банковской выписки:

А в поле плательщик также указан наш собственник лицевого счета.

Для чего это нужно:

При формировании оплат из бухгалтерского учета в коммунальный, сразу будет видно кто заплатил

Если юридическое лицо, чек на эту операцию пробивать не нужно, и можно выбрать, вначале отражаем оплаты физических лиц, пробиваем чеки, а потом отражаем юридических лиц и чеки по ним не пробиваем.

Часто загрузка платежей занимает у расчетчиков большую часть рабочего времени. Это можно исправить и высвободить время для других задач:

• Заключить договор со Сбербанком и загружать реестры имеющимися обработками в программе.
• Если жильцы платят через иные банки, то пользоваться обработкой Формирование оплат на основании платежного документа
• Если много-много оплат не через Сбербанк, и плательщик не совпадает с собственником, ускорить загрузку платежей значительно поможет наше расширение.

Стоимость и помощь с настройкой расширения

• Только расширение: 11 000 ₽
• Расширение + установка + первичная консультация: 14 500 ₽

В стоимость входит год бесплатной поддержки — если обновится конфигурация или изменится форма, то мы все поправим.