Как мы настроили загрузку данных из Додо ИС в КАМИН для расчета зарплаты

Содержание кейса:

В сети пиццерий сотрудники обычно сменяются очень быстро. Официанты, работники кухни — это часто студенты, они приходят на 2-3 месяца. У бухгалтеров и сотрудников отдела кадров много бумажной работы. Зарплата сотрудников зависит от часов работы, и данные по часам приходилось загружать в КАМИН вручную, так что если зарплата 10-го, начинать считать приходилось с 30-го числа.

Рассказываем, как автоматизировали загрузку этих данных для франчайзи сети Додо.

Зачем переносить данные и почему это нельзя сделать напрямую

Зарплата работника пиццерии обычно рассчитывается по времени, которое он проработал в этом месяце. Есть определенный тариф за час, сверхурочные, надбавка за работу в выходные.

Додо создали свою внутреннюю программу для управленческого учета, Додо ИС. С ней работают все франчайзи, в системе можно посмотреть всё, что происходит в пиццерии, в том числе, кто сколько проработал часов. Но этой информации недостаточно, чтобы рассчитать зарплату, потому что Додо ИС не учитывает надбавки и доплаты. Система рассчитывает сумму просто по количеству часов и тарифу. Бухгалтеры переносили часы в КАМИН вручную и там уже рассчитывали зарплату полностью.

Зарплатные отчеты, которые сдают каждый квартал, тоже нельзя сформировать в Додо ИС — нужно иметь эти данные в КАМИНе.

Напрямую переносить данные сотрудника в КАМИН не получалось по двум причинам.

Во-первых, среди работников много иностранных граждан, и в Додо ИС их фамилии или отчества могли быть записаны с ошибками. Как услышали, так и записали. А в КАМИНе данные должны быть строго по паспорту, из него сдается отчетность. Было и такое, что отчество записано правильно, но в нем пять слов. И при переносе могли быть ошибки, что-то бы отнесли к фамилии или имени.

Во-вторых, были проблемы с табельными номерами. В Додо ИС свои восьмизначные табельные номера, пустые места заполняются нулями. Для переноса непонятно, табельный номер 12000000 — это 12 с шестью нулями или 120 с пятью нулями. В последнее время в системе Додо ИС вообще перестали заполнять табельные номера.

Загружаем информацию в КАМИН с сопоставлением данных

Чтобы переносить данные правильно, мы написали такую загрузку: выгружаем файл из Додо ИС и загружаем в КАМИН. Во время загрузки появляется таблица сравнения, можно проверить, совпадает ли сотрудник в базе и в файле из Додо ИС. В итоге не будут появляться дубли, когда в базе один и тот же человек записан под двумя именами, правильным и неправильным. Теперь базу не приходится вычищать от ошибок.

Кроме основных сотрудников, в Додо есть ученики, с которыми работают по ученическому договору. Для них загрузка автоматически создает акт выполненных работ, саму выплату, и эти данные отправляются в 1С:Бухгалтерию, чтобы там создалась платежка. Для этого мы сделали расширение.

Бывает сложно, когда разработчики Додо ИС что-то меняют со своей стороны, а франчайзи надо скоро выдавать зарплату. Мы должны подправить свою загрузку под обновления Додо ИС, а потом пройти аудит от 1С. Франчайзи работают в 1С:Фреше, поэтому просто так доработку сделать нельзя, а аудит занимает до пяти дней. Тогда зарплату придется рассчитывать в последний момент, но всё равно это проще, чем всё переносить вручную.

Что еще мы автоматизировали для Додо:


• Автоматизация учета франчайзи Dodo Brands. Синхронизация внутренней информационной системы с 1С:Бухгалтерией
  
• Помогли франчайзи Додо пицца автоматически готовить управленческую отчётность 
  
• Интегрировали Телеграм и информационную систему Додо