Наш клиент производит, поставляет и обслуживает дизельные электростанции по России. Учёт ведут в программе 1С:УНФ. Основные инструменты — Заказы покупателей, Заказы поставщикам, Производство и Заказ-наряды.

Клиент купил расширение Экспресс проверка ведения учета в УНФ, с помощью которого выявил множество проблем в учёте.

Это расширение часто покупают клиенты, у которых есть проблемы в учёте: расширение помогает исправить запущенный учет и дает руководителю уверенность в цифрах. Недавно мы писали кейс, в котором руководитель решил большинство проблем сам. Тогда исправили ошибок в учёте на 19 миллионов рублей =)

Какие проблемы были

Самые большие проблемы в учёте были с себестоимостью — тысячи проблем на много миллионов рублей:

• отрицательные остатки на складе
• зависшая себестоимость — нулевое количество на складе, а себестоимость зависает
• проблемы с резервами
• расхождения между данными по складу между регистрами себестоимости и складскими остатками

Из-за этих проблем невозможно понять сумму валовой прибыли компании, непонятно, в какой плюс (или минус!) выполняются заказы.

Так выглядели результаты проверки после того, как исправили примерно половину проблем в учете (изначальные результаты, к сожалению, не сохранились)

Из-за чего появились проблемы?
В процессе общения выяснилось, что подобные проблемы появились из-за нескольких факторов:

• С 2016 года вели учёт в программе 1С:Управление торговлей, при этом особого контроля за остатками и резервами не было
• С начала 2022 года решили перейти на 1С:УНФ. При этом разработчики перенесли все документы из 1С:УТ в 1С:УНФ с начала деятельности компании
• Получилось так, что перенесенные в 1С:УНФ документы ломали себестоимость, не получалось понять валовую прибыль

Чтобы навести порядок в учёте и исправить ошибки на миллионы рублей, нужно было решить несколько задач:

• исправить прошлые периоды
• наладить учет, чтобы ошибки не допускались в текущем периоде
• научить пользователей клиента принципам работы с себестоимостью в 1С:УНФ
• получить достоверную валовую прибыль

Ход проекта

Ход проекта можно отобразить простой картинкой =)

Отрицание

Изначально нам и клиенту казалось, что больших проблем нет и всё можно легко исправить. Например, достаточно грамотно перепровести Закрытие месяца. Исходили из предположения, что в учете все в порядке, достаточно автоматических типовых алгоритмов, которые легко и быстро исправят все проблемы. К сожалению, это не помогло.

Закрытие месяца решало далеко не все проблемы. Более того, в какой-то момент Закрытие месяца просто переставало работать и ругалось ошибкой на английском языке.

Такая ошибка возникает, если в учете есть отрицательные остатки. Без исправления этих остатков алгоритм не может отработать на уровне Базы данных (SQL-сервера).

Гнев

Конечно, и у заказчика, и у нас первая реакция — поругаться.

• Как можно было так вести учет и ничего не контролировать?
• Как можно было просто перенести все документы с 2016 года? Это явно сложная операция, типовых переносов нет, был заказан перенос у 1С программистов за сотни тысяч рублей.
• Как сейчас исправить учет за 6 лет в УНФ? Получить нормальный учет в 2022 году нельзя без исправления всех проблем себестоимости.

Но гнев непродуктивен, поэтому начали думать, что делать дальше.

Торг

Когда мы погрузились в проблему, стало понятно, что вручную ситуацию не исправить. Требуется корректировка первичных документов, исправление дат, резервов и т.п.

Попутно мы выявили проблемы в доработках и переносе данных. Некоторые перенесенные документы нельзя было перепровести: возникала ошибка. Приходилось писать обработки, использовать хитрые обработки документов и даже корректировки движений документов.

Поэтому возникла мысль каким-то образом автоматически исправить проблемы до 2022 года и с 2022 уже аккуратно налаживать учет.

Что не помогло решить проблему?

Свертка базы

Первая и простая мысль — сделать свертку данных. То есть обрезать базу и на начало 2022 года оставить только остатки. А дальше все будет хорошо.

К сожалению, свертка базы часто не помогает решить проблему. При свёртке все проблемы учета, минуса и прочее заносятся в один общий документ «Корректировка регистров», в котором потом просто не разобраться. Более подробно о проблемах свертки мы разбирались в нашей статье.

Что будет если свернуть базу?

• Магии не случится
• Будет огромный документ со всеми остатками
• Остатки будут на тех же кривых аналитиках. Чтобы их исправить, надо будет как-то править документ остатков, а там будет 10-20 тысяч строк — вручную не исправишь
• Будет куча старых документов с 2016 года, помеченных на удаление, которые потом нельзя удалить. Они сохраняются, чтобы сохранилась аналитика
• «Обнулить» остатки, сделать инвентаризацию и начать аккуратный учет — нереально. Инвентаризация может занять месяцы, слишком много остатков
• Непонятно, какую себестоимость поставить на получившиеся остатки

От этой идеи пришлось отказаться: итоге свертки мы бы получили те же самые проблемы, только исправить их было бы сложнее.

Написать магическую обработку, которая все исправит

Следующая мысль — написать хитрый алгоритм, который сделает документ Корректировка регистров и все исправит «хирургическим путём».

Мы изучали проблемы по отчетам себестоимости и придумали алгоритмы, которые исправляли много проблем. Но в процессе исправлений выяснилось, что вариантов проблем слишком много. Придумать алгоритм, который все исправит сразу, невозможно.
А то, что мы исправляли автоматически — ломалось при исправлении других проблем. А если тронешь задний период, все исправления текущим периодом становятся неактуальны.

От обработки тоже пришлось отказаться.

Поэтому мы пошли старым проверенным путем — анализировать и исправлять проблемы вручную. В ходе исправления проблем смогли сделать несколько обработок, которые помогали автоматически исправлять некоторые ситуации и облегчить дальнейшую работу. 

Депрессия

Итак, мы начали исправлять проблемы вручную.
У нас был проверенный инструмент — Экспресс проверка учета, который показывает проблемы, которые нужно поправить, и делает это удобнее, чем просто анализ проблем в Закрытии месяца.

Мы выявляли проблемы отчетом, из него переходили в типовой отчет Запасы и там уже исправляли остатки:

• снимали или ставили резервы
• меняли даты документов, например, даты Приходных накладных от поставщиков, это не хорошо, но других приемлемых вариантов исправлений не было
• исправляли счета учета в документах
• исправляли ошибки логики и доработок
• делали оприходование товаров, которые на текущий момент так и оставались в минусах
• получали новые проблемы, которых раньше не было из-за хитросплетений цепочек документов.
  С удивлением пришлось узнать, что в типовой УНФ в документ Инвентаризация не попадают Номенклатуры у которых установлен признак Недействительная. А у нас как раз тысячи недействительной номенклатуры с минусами. пришлось дорабатывать этот момент.
• перезакрывали месяцы по 10 раз (кстати, в этом нам помогала наша разработка, которая позволяет закрывать месяца за период)

Не знаю, чтобы мы делали без Экспресс проверки (но сам себя не похвалишь, никто не похвалит =))). Наверное, пришлось бы потратить раза в 3 больше времени или в 10. Причем, пришло в голову много идей по доработке Экспресс проверки, которые тоже позволили ускорить процесс.

Но какой ценой =(
Казалось, что если исправление нескольких месяцев 2016 года занимает несколько дней работы специалиста-эксперта, то исправить все данные до 2022 года — не понятно как.
Оператора не посадишь, заниматься исправлением самому — звучит удручающе и расточительно.

Мы погрузились в депрессию.

Принятие

Никакого другого выхода не было — только исправлять ошибки вручную. Нужно засучить рукава и продолжать работать.

• разделили работы на несколько человек

• подключили к исправлению бухгалтерию заказчика

• взяли в команду разработчиков, которые помогали с локальными исправлениями и придумывали небольшие алгоритмы оптимизации

• стали дорабатывать Экспресс-проверку для более удобной и быстрой работы

Алгоритм, довольно банальный:

• Берем месяц
• Делаем его закрытие
• Строим Экспресс-проверку
• Выявляем проблемы и исправляем
• Делаем закрытие
• Строим Экспресс-проверку…
• Выявляем и исправляем следующие проблемы, в том числе привнесенные исправлениями (из-за сложных цепочек документов)
• И так пока все проблемы не будут решены

Да, это неприятно, дорого, но волшебной пилюли нет. Если много лет учет не велся и его никто не контролировал в какой-то момент нужно хорошо поработать.

Грубо говоря, на исправление одного месяца требовалось 2-3 часа внимательной работы экспертов УНФ. Крик души! Пожалуйста, не запускайте учет, не выключайте контроль отрицательных остатков =)

Мы все понимаем, на старте бизнеса важен сам бизнес, а не его корректный учет, но когда-то придется все же учет налаживать. Просто к этому надо быть готовым.

Стадии автоматизации мы подробно рассматривали на нашем вебинаре.

Что сейчас?

Мы выровняли себестоимость, взаиморасчеты, баланс и прочие проблемы на начало 2022 года.

Что мы сделали, чтобы не допустить беспорядка в будущем
Самое важное — мы настроили строгий контроль остатков при проведении документов.
УНФ в типовом варианте контролирует остатки только на текущую дату. Мы установили собственную доработку, которая позволяет контролировать остатки на дату документа (как в 1С:Бухгалтерии) 

Дальше мы пересмотрели некоторые процессы и доработки, убрали лишние, доделали свои.

Сколько времени и денег на это ушло

Основные работы по исправлению себестоимости у нашего ведущего специалиста заняли примерно 3 недели и 100 часов работ. Исправили больше 6 000 документов — руками и специально написанными доработками, перезакрывали месяца и были исправлены сопутствующие проблемы (разнесение первички по счетам учета затрат, закрытие финансового результата, выравнивание баланса и т.п.). 

В результате получили вот такую картину.

Кроме этого мы серьезно доработали механизмы автоматических проверок, для быстрого выявления проблем.

100 часов, это примерно 250 000 рублей. Много это или мало? Для текущей задачи — скорее мало. В нашем случае работы выполнялись экспертом по УНФ, нормальная трудоемкость для подобной работы с учетом выравнивания 5 лет работы может быть и 200 и 300 часов.

Конечно, если включить в работу сотрудников заказчика, то бюджет будет соразмерно уменьшаться, но сроки будут скорее всего сильно больше.

Какая следующая задача?

После успешного решения проблем себестоимости перед нами стоят следующие сложные задачи

• наладить обмен с 1С:Бухгалтерией
• дальше выстраивать управленческий учет
• улучшать процессы и повышать доверие к цифрам УНФ.

Тут, к сожалению, тоже типовой инструкцией не обойтись. Нужно будет дополнительно пересматривать процессы работы в УНФ, сделать некоторые доработки-исправления данных, налаживать инструменты контроля.

Но нам не страшно, это наша работа =)