Свертка базы Бухгалтерия предприятия 3.0. За и против, разбираемся

Содержание статьи:
Почему обычно хотят свернуть базу?
Плюсы
Минусы
Рассмотрим на примере
Свертка базы на облачном сервисе 1С:Фреш
Наши рекомендации

Свертка информационной базы 1С — это обработка документов и регистров, при которой происходит:

• формирование остатков по всем учетным регистрам на определенную дату (дату свертки)
• удаление документов, которые не используются в остатках и движениях по регистрам (сведений, накопления, бухгалтерии) до даты свертки включительно.

Почему обычно хотят свернуть базу?

Пользователи обычно хотят "свернуть" свою базу 1С по следующим причинам:

• Большой объем базы данных
• Медленная работа, зависание базы
• Учетный “бардак” в прошлых периодах
• Всегда так раньше делали :) Особенно часто пользовались сверткой пользователи 1С:Предприятие 7.7

⇨ Давайте разберем плюсы и минусы этой процедуры.

Плюсы

• При свертке базы уменьшается ее объем, что, возможно, позволит на какое-то время снизить нагрузку, и программа станет работать быстрее.

Минусы

• Свертку необходимо периодически повторять, так как база продолжает разрастаться.
• Все документы до даты свертки не исчезнут, а только пометятся на удаление. Некоторые из них будет проблематично удалить, т. к. эти документы участвуют в формировании остатков.
• Нужно хранить поблизости копию до свертки, чтобы смотреть там данные за прошлый период, строить отчеты. Список баз После многочисленных сверток  выглядит вот так: ООО «АБВ» 2009, ООО «АБВ» 2010 и т. п.
• В новой базе строить отчеты или изменить данные за прошлые периоды после свертки будет невозможно.
• Если обнаружатся ошибки в данных за прошлые периоды, придется исправлять данные в копии, сдавать корректировки из нее, а после — в новой базе корректировать остатки согласно изменениям.
• Свертка базы 1С — технически сложная задача и может занять большое количество времени квалифицированного специалиста.  В самом простом случае это может стоить 5 —10 тысяч рублей, а серьезные базы требуют бюджета в сотни тысяч рублей.
• Если база очень большая, для проведения свертки нужен мощный компьютер, либо придется делать сложную оптимизацию обработки.
• Главный минус в том, что легко навести порядок при помощи свертки невозможно, т. к. формируются остатки в регистрах, которые тяжело корректировать вручную даже специалистам.

Рассмотрим на простом примере

Допустим, в 1С:Бухгалтерии по контрагентам не соблюдена балансовость по 60 счете т. к. учет велся некорректного. Из-за этого неправильно формировался баланс, некорректно принимались расходы в УСН. Чтобы исправить учетный беспорядок, было принято решение свернуть базу.

После свертки:

• Документы, по которым были остатки из базы, не исчезли, они помечены на удаление. Их нельзя удалить, так как они привязаны к остаткам. 
• Сгенерировалась ручная операция в которой сформированы остатки 

⇨ Как видим, после свертки порядок сам собой не навелся. Как Выровнять остатки в базе, расскажем дальше в разделе наши рекомендации

Свертка базы на облачном сервисе 1С:Фреш 

В сервисе 1cfresh.com нет технической возможности свертки базы, но это не упущение разработчиков — просто сама по себе технология 1С:ФРЕШ по сути  представляет одну единую информационную базу, в которой работает большое количество пользователей.  Пользовательские данные при этом никак не пересекаются.

Свертка в сервисе не даст заметного эффекта по скорости работы. Размер базы в облаке не важен — в 1С:ФРЕШ за месяц появляются даже не тысячи новых документов, а сотни тысяч (если не больше). 

Если вы все же решили выполнить свертку, можно выгрузить данные из сервиса в локальную базу, провести свертку и загрузить базу обратно в сервис.

Наши рекомендации

Навести порядок

Если действительно нужно отрезать прошлые данные и получить красивые остатки, мы рекомендуем:

• Сделать свертку базы
• Удалить документы, которыми сформировались остатки после операции
• Все остатки внести документом Ввод начальных остатков.

Такая задача может быть очень сложной. Есть вероятность, что проще исправить учет в предыдущих годах, чем восстанавливать учет инвентаризацией и начальными остатками.

Улучшить скорость работы базы

Для ускорения работы 1С в простом случае могут помочь рекомендации из нашей статьи Как ускорить 1С:Бухгалтерию без дополнительных затрат Если у вас более сложный случай, это работа для специалистов, которые должны детально проанализировать проблемы базы, найти узкие места и предложить варианты решения проблем.

Свертка базы — спорная операция, как антибиотик, лучше ее вам назначит грамотный специалист, который знает что делает и понимает все последствия.