От хаоса к порядку: как загрузить чеки в авансовые отчеты через 1С:Сканер чеков

Если вы хоть раз пробовали вносить в авансовый отчет пачку чеков вручную — вы знаете, что это боль. Чеки мнутся, цифры плохо читаются, времени уходит много. Хорошая новость: 1С придумала инструмент, который убирает эту рутину, — сервис 1С:Сканер чеков.

В чем фишка:

• чеки загружаются в 1С автоматически
• меньше ошибок при вводе данных
• экономия времени

Чем больше чеков — тем больше пользы. Один-два чека можно и руками занести, а вот с десятками поможет сканер.

Два сценария работы:

1. Сканирует бухгалтер. Подотчетники приносят чеки, вы их сканируете и сразу же подгружаете в 1С. Просто и быстро
2. Сканируют сотрудники. Чеки уже готовы к добавлению в документ, и при создании авансового отчета вам остается только выбрать нужные

Второй вариант системнее, но, если хотите почувствовать эффект «здесь и сейчас», начните с первого.

Как настроить 1С:Сканер чеков для подотчетников

1. В 1С идем в раздел Главное — Мобильные приложения — 1С:Сканер чеков:

На странице появится код доступа.

Важно: чеки подтягиваются именно к тому сотруднику, на которого сгенерирован код доступа. Так не перепутаются документы разных людей.

2. Генерируем коды доступа для сотрудников: нажимаем на ссылку Коды доступа к 1С:Сканер чеков.

Жмем кнопку Добавить, выбираем из справочника Физические лица сотрудника. Программа генерирует код доступа.

3. Сотрудник скачивает приложение (QR-коды для App Store и Google Play есть в 1С: раздел Главное — Мобильное приложение — 1С:Сканер чеков).

4. В приложении вводит код или сканирует QR-код — всё, он в системе.

Дальше всё просто: нажали Чек, отсканировали QR-код на чеке — чек загружается в мобильное приложение.

Нажимаем Отправить — чек загружается в 1С.

Как загрузить чеки в авансовый отчет

В 1С:Бухгалтерии предприятия идем в раздел Банк и касса — Касса — Авансовые отчеты.

1. Создаем авансовый отчет. Программа предупреждает, сколько чеков, загруженных через 1С:Сканер чеков, не добавлено в авансовые отчеты.

2. На вкладке Товары нажимаем Загрузить.

3. Программа показывает все чеки, которые еще не попали в отчеты. В верхней части списка на вкладках можно посмотреть чеки, сгруппированные по сотрудникам, или общим списком.

4. Выбираем нужный чек, нажимаем Загрузить.

Ели номенклатуры из чека нет в программе, можно создать ее «как есть», создать свою номенклатуру или подтянуть из справочника.

Если в программе есть номенклатура с таким наименованием, она сразу загрузится в авансовый отчет.

Бонус: чеки можно загружать не только в авансовые отчеты, но и в путевые листы и в документ Расходы предпринимателя.

Итоги

1С:Сканер чеков реально экономит время, снижает количество ошибок и делает работу с авансовыми отчетами менее нервной. Начните с простого сценария — и уже через пару дней заметите разницу.