Как в1С:Бухгалтерии настроить роль «Менеджер по продажам» или Как обезопасить учет, если в программе работают менеджеры?

В стандартной Бухгалтерии ред 3.0 можно увидеть следующие права доступа:

Давайте рассмотрим новую роль Менеджер по продажам. Если пользователю задан профиль Менеджер по продажам, то он сможет редактировать только:

• счета покупателям;
• накладные на продажу товаров покупателям и акты на оказание услуг;
• возвраты товаров от покупателей;
• данные о ценах номенклатуры.

Можно формировать отчеты Остатки товаров и Счета, не оплаченные покупателями. Также ему доступны для просмотра и редактирования Справочники: Контрагенты, Номенклатура, Договоры и Валюта.

Менеджер по продажам, в общем случае, выполняет следующие должностные обязанности:

• осуществляет прием и обработку заказов клиентов, оформляет необходимые документы
• выясняет потребности клиентов в продукции, реализуемой компанией, и согласовывает заказы с клиентом в соответствии с его потребностями и наличием ассортимента
• ведет отчетность по продажам и отгрузкам клиентам компании
• ведет клиентскую базу

На скриншоте представлены разделы, которые доступны пользователю Менеджер по продажам в программе 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0. Можно убедиться, что в программе реализован весь функционал, необходимый для работы менеджера.

Рассмотрим  возможности, доступные менеджерам по разделам.

Главное

В персональных настройках доступен выбор организации, подразделения и склада, которые будут использоваться для подстановки во вновь созданные документы и отчеты по умолчанию, а также настройки электронной почты.

Продажи

В разделе Продажи менеджер сможет выписывать Счета покупателям. Менеджер по продажам может создавать документ, изменять его, отправлять на печать и помечать на удаление.

Со всеми документами, которые представлены ниже менеджерам доступны вышеперечисленные действия.

Реализация (акты, накладные)

Возвраты от покупателей

Склад

В разделе склад Менеджер по продажам сможет установить Цены для номенклатуры и посмотреть Остатки товаров.

Справочники

В разделе Справочники Менеджер по продажам сможет просматривать и вносить изменения, а также создавать и удалять элементы в Справочниках: Контрагенты, Номенклатура, Договоры и Валюты.

Администратор может изменить возможности пользователя с профилем Менеджер по продажам, скопировав стандартный профиль и добавив новые ограничения. Это удобно, если стандартного набора прав недостаточно, чтобы ограничить права  менеджера. Например, если мы хотим, чтобы менеджер не видел любой из разделов, доступных ему или не мог формировать определенные отчеты. Нужно зайти в Администрирование - Настройки пользователей и прав - Профили групп доступа.

Создаем новый Профиль доступа посредством копирования текущего для того, чтобы скопировались все доступные действия Менеджера по продажам. Мы будем видеть все права и сможем откорректировать их. Перед нами открываются Доступные действия (роли). Мы можем убрать или поставить нужную галочку, тем самым ограничить или добавить дополнительные права на выполнение действий пользователю.

Вводим нужное Наименование, то есть название нового профиля доступа и сохраняем. После этого можем присваивать любому пользователю новый Профиль групп доступа.

Как же обезопасить учет, если в программе работают менеджеры?

Один из способов, который может нам в этом помочь - это настройка доступа на уровне записей.

В базе может вестись учет по нескольким организациям, и бывает необходимость, чтобы пользователи видели данные только по конкретным организациям. Как раз для таких случаев и существует настройка доступа на уровне записи. Заходим в раздел управления профилем, кликаем по профилю Менеджер по продажам и переходим на закладку Ограничения доступа.

Вид доступа выберем Организации, Значения доступа выберем Все разрешены, исключения назначаются в группах доступа. Нажимаем Записать и закрыть.

Таким образом, можно ограничить пользователю просмотр документов по другим организациям.

Также существует Дата запрета редактирования - функционал программы 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0, позволяющий ограничить ввод и изменение документов на определенный период времени. Запрет можно устанавливать даже для конкретных пользователей и организаций в базе данных, чтобы никто не мог внести изменения.

Где найти дату запрета редактирования в 1С?

Данная функция расположена в разделе Администрирование, далее Настройки пользователей и прав. Если у вас еще не включена в 1С дата запрета редактирования, то установите необходимый флаг. Станет доступна гиперссылка Настроить, по которой можно перейти к настройке.

Для начала необходимо определиться, будем ли мы разграничивать права на изменение по пользователям или будем использовать дату для всех.

Для примера выберем вариант По пользователям. Теперь стало возможно указание индивидуальной настройки для каждого из сотрудников. По кнопке Подобрать выбираем пользователя и указываем дату, до которой нужно ограничить право редактировать документы.

Также можно настроить дату запрету по конкретным организациям, выбрав внизу настройку Другие способы указания даты запрета.

Описанный выше способ не всегда удобен: он требует постоянного администрирования. То есть каждый месяц/квартал/год дату нужно будет устанавливать вручную.

Установка динамической даты запрета

В 1С есть способ упрощения — установка динамической даты запрета. То есть программу можно настроить так, что система автоматически будет передвигать дату запрета. Пример — на конец года, месяца, квартала, недели, дня.

Или же индивидуальная настройка:

Выбираете в графе Пользователь, группа пользователей сотрудника, которому необходимо установить Дату запрета.

Затем в графе Другие способы указания даты запрета выбираем функцию По разделам и объектам:

Выбираем Бухгалтерский учет и с помощью клавиши Подобрать выбираем нужную организацию. Далее в колонке Дата запрета нажимаем Произвольная дата - Больше возможностей и устанавливаем дату, которая будет автоматически устанавливаться.

Иногда возникает потребность запретить сотрудникам те или иные действия в программе. Для этого существует широкий набор возможностей для редактирования прав, которые представлены в данной статье. Надеемся, что теперь, зная эти настройки, вы с легкостью сможете гибко настроить права и не переживать за свой учет.