Как бюджетному учреждению хранить электронные документы: интеграция 1С:БГУ 2.0 и 1С:Архив

Государственные органы, органы местного самоуправления и учреждения обязаны хранить архивные документы в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Росархива от 31.07.2023 г. № 77, в течение установленных нормативными актами сроков. Для хранения таких документов нужно использовать СХЭД — систему хранения электронных документов (п. 4 Правил).

Госорганы при создании СХЭД и оценке возможностей уже применяемых систем в целях их развития руководствуются Типовыми функциональными требованиями к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов, утвержденными приказом Росархива от 15.06.2020 г. № 69. Согласно п. 3.34 этих Требований, система электронного документооборота (СЭД) должна формировать контейнер электронного документа, содержащего контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей и визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A.

Разбираемся, как решить эту задачу штатными средствами на платформе 1С.

Прикладное решение 1С:Архив как СХЭД для БГУ

1С:Архив позовляет учреждению выполнить все «архивные» процедуры, прописанные в законодательстве. Что делает программа:

• принимает документы из систем-источников
• обеспечивает надежное долговременное хранение электронных документов
• сохраняет юридическую значимость на протяжении всего срока хранения
• формирует обязательные учетные документы архива: описи дел, реестр описей, книга учета поступления и выбытия дел, список фондов, лист фонда, акты на уничтожение и др

По истечении срока обычная электронная подпись не проходит проверку из-за отсутствия подтвержденной информации о дате подписания документа. 1С:Архив решает эту проблему: при приеме документов подпись усовершенствуется до формата CAdES-Av3 — он подходит для архивного хранения и позволяет продлевать проверяемость подписи на неограниченное время.

Какие данные передаются из БГУ 2.0 в 1С:Архив

Набор данных зависит от версии вашей конфигурации 1С:БГУ.

Из 1С:БГУ ПРОФ передаются:

• данные электронных документов внутреннего ЭДО БГУ ПРОФ
• файлы устаревшего механизма внутреннего ЭДО Библиотеки электронных документов (БЭД)
• данные электронных документов от контрагентов/контрагентам (внешнего ЭДО БЭД)
• файлы электронных документов из ЕИС, подписанных обеими сторонами
• присоединенные к объекту файлы
• сведения регламентированных налоговых и статистических отчетов

Для 1С:БГУ КОРП список шире:

• тот же перечень сведений, что и для БГУ ПРОФ
• файлы внутренних электронных документов подсистемы «Процессы обработки документов (в т. ч. дополнительных заданий)

Какие данные отображаются в 1С:Архив

В документах, принятых в 1С:Архив, отображаются:

• дата поступления в архив
• система — источник документов
• ссылка на учетный документ
• архивный шифр
• присоединенные файлы с возможностью просмотра прямо в конфигурации

Как отправить сведения электронных документов БГУ в 1С:Архив

Отправка сведений для одного документа программы:

Отправка сведений группы документов:

После успешной отправки в архив документ учета блокируется, чтобы пользователи не могли его отредактировать.

Так выглядит пиктограмма в списке документов после отправки в архив:

После истечения срока хранения архивных дел, которые содержат выгруженные сведения, уничтожения этих дел и удаления связанных с ними файлов в 1С:Архиве информация об этом поступает в БГУ. Статус документа передачи изменяется, как и пиктограмма состояния обмена в списке документов учета или элементов справочников.

Как выгрузить электронные документы или их копии

Чтобы передать документы в электронном виде, их нужно предварительно выгрузить. Есть два режима выгрузки документов из 1С:Архив:

1. Для предоставления в ФНС — выгружает определенный формат файлов (приказ ФНС РФ от 18.01.2017 № ММВ-7-6/16)

• файлы ЭДО – выгружаются в формате XML (формализованный формат для автоматической обработки в ФНС), упакованные в zip-файл с файлом-описанием по формату ФНС
• файлы не ЭДО – выгружаются файлы визуализации документов в неформализованных форматах (TIF, JPG, PDF или PNG), упакованные в zip-файл с файлом-описанием по формату ФНС

2. Все файлы:

• выгружаются все файлы 1С:Архива и ЭДО (содержимое контейнера) на диск без дополнительного описания
• внутри zip-файла предусмотрена группировка по ролям

Итоги: что выбрать

Целей внедрения электронного архива может быть много. Грамотный предварительный анализ поможет сориентироваться перед внедрением архива и сократит время на выработку решения.

Мы предлагаем разные информационные системы в зависимости от ваших целей:

• для оперативного хранения документов — 1С:Документооборот
• для хранения электронных архивных документов, особенно для долговременного и/или постоянного хранения — 1С:Архив