Как учитывать затраты бюджетных и автономных организаций в 1С:БГУ

Бюджетные и автономные учреждения, согласно приказу Минфина № 157, обязаны учитывать затраты на оказание услуг с использованием счета 109.00. Однако на практике многие организации допускают ошибку, отражая эти расходы на счете 401.20. Такой подход не позволяет корректно определить, сколько затрат включается в стоимость услуг.

Почему это важно? Представьте: ваша организация оказывает медицинские, образовательные или арендные услуги. Без правильного учета на счете 109.00 невозможно точно рассчитать их стоимость и эффективность. Это может привести к ошибкам в финансовой отчетности и нарушению требований законодательства.

В этой статье мы подробно разберем, как правильно организовать учет затрат на счете 109.00. Вы узнаете, какие расходы нужно учитывать, как распределять их между видами услуг и как автоматизировать этот процесс в 1С:БГУ.

Какие расходы учитываются на счете 109.00?

Счет 109.00 предназначен для учета расходов, входящих в себестоимость производимых товаров, работ и услуг. К оказываемым организацией услугам могут относиться медицинские услуги (диспансеризация, анализы, прием врачей различных отделений), образовательные услуги (обучение учеников/студентов, курсы повышения квалификации, подготовка к ЕГЭ, дополнительные курсы), аренда помещений и другие услуги, с которых организация получает доход.

Так как организация может получать доход с оказываемых услуг только по КФО 2 и 4, то и расходы по этим КФО должны относиться на счет 109.00. По КФО 5 счет 109.00 не может применяться, так как учреждение не может производить товары, работы или услуги по КФО 5. Средства, поступающие по КФО 5, выделяются на конкретную цель, вследствие чего все расходы по КФО 5 должны быть отнесены на счет 401.20.

По КФО 2 и 4 на счет 401.20 могут списываться только:

• расходы по КФО 4 на содержание недвижимого и особо ценного движимого имущества
• расходы по КФО 4, если порядок формирования государственного (муниципального) задания не предусматривает их включение в себестоимость услуг
• расходы по КФО 2, которые по оценке учреждения искажают себестоимость товаров, работ и услуг и не связаны с приносящей доход деятельностью:
• пени и штрафы по налогам
• возмещение убытков и вреда
• нерегулярно выплачиваемые пособия и взносы на них
• оплата за счет КФО 2 любых работ, услуг или товаров, которые полностью предназначены для деятельности по выполнению задания
• не распределяемые затраты

Какие субсчета открываются к счету 109.00?

В связи с тем что не все затраты можно напрямую отнести на конкретные услуги, к счету 109.00 открываются субсчета второго порядка:

• 109.60 — Себестоимость готовой продукции, работ, услуг
• 109.70 — Накладные расходы производства готовой продукции, работ, услуг
• 109.80 — Общехозяйственные расходы

Учет на счете 109.60

На счете 109.60 учитываются прямые расходы, входящие в себестоимость одного конкретного вида товаров, работ или услуг, а именно расходы только на товары, работы и услуги, которые производит сама организация. Одной из наиболее частых ошибок является указание на счете 109.60 услуг вида «Электроэнергия» или «Бензин». Если вы не оказываете услуги по электроснабжению или не производите ГСМ, вы не можете выбирать такую номенклатуру на счете 109.60.

Степень детализации услуг для списания затрат организация устанавливает самостоятельно. В зависимости от потребностей организации можно делить услуги на «Анализы», «Прием врача», «Диспансеризация», а можно указать общую, например «Медицинские услуги».

Бывают затраты, которые невозможно отнести на конкретную услугу: обслуживание оборудования, электроэнергия, зарплата административного персонала, аренда помещений и пр. Для этого используются счета 109.70 и 109.80.

Учет на счете 109.70

На счете 109.70 учитываются накладные (общепроизводственные) расходы, входящие в себестоимость нескольких видов товаров, работ или услуг. Распределять накладные расходы можно одним из следующих способов:

• пропорционально прямым затратам по оплате труда. Распределение применяется, когда основной объем затрат — это заработная плата работников и сама зарплата не сильно отличается при оказании различных услуг
• пропорционально материальным затратам. Распределение применяется в случаях, когда основной объем затрат — это расходы на материальные запасы и сырье и сумма затрат не сильно отличается при изготовлении различных видов товаров и оказании услуг
• пропорционально объему выручки от реализации продукции (работ, услуг). Распределение выполняется по номенклатурным группам пропорционально выручке от реализованной продукции, выполненных работ, услуг
• пропорционально иным прямым затратам
• пропорционально другому показателю, характеризующему результаты деятельности учреждения

Расходы на счете 109.70 в конце отчетного периода распределяются на счет 109.60.

Учет на счете 109.80

На счете 109.80 учитываются общехозяйственные (управленческие) расходы, не связанные напрямую с производством товаров, работ или услуг, а именно:

• административно-управленческие расходы
• содержание общехозяйственного персонала, не связанного с производственным процессом
• амортизационные отчисления на полное восстановление и расходы на ремонт основных средств управленческого и общехозяйственного назначения
• арендная плата за помещения общехозяйственного назначения
• расходы по оплате информационных, юридических, аудиторских и консультационных услуг
• другие аналогичные по назначению расходы

На счете 109.80 учитываются распределяемые и нераспределяемые общехозяйственные расходы. Распределяемые расходы в конце отчетного периода закрываются на счет 109.60, нераспределяемые — на счет 401.20. Перечень и долю нераспределяемых расходов организация определяет самостоятельно и указывает в своей учетной политике.

Как распределить общепроизводственные и накладные расходы в БГУ 2.0?

Для распределения общепроизводственных и накладных расходов в БГУ 2.0 необходимо произвести настройку в учетной политике организации. Для этого на вкладке Главное нажимаем на поле Организации. В открывшемся окне выбираем нашу организацию.

На закладке Учетная политика во вкладке Производство необходимо проставить флажки Распределять накладные расходы производства и/или Распределять общехозяйственные расходы. Для настройки методов распределения затрат нажимаем на поле Методы распределения общих затрат.

В окне Методы распределения общих затрат можно отдельно настроить методы распределения накладных и общехозяйственных расходов. При нажатии кнопки Добавить в одном из двух столбцов откроется окно настройки, где важно указать дату начала применения настройки и выбрать метод, который будет применяться. Также можно настроить определенные методы по отдельным КФО с помощью кнопки Добавить в окне настройки.

Для нашего примера для накладных расходов мы выбрали базу распределения Оплата труда, а для общехозяйственных — Прямые затраты.

Важно: при выборе в качестве базы распределения Оплаты труда в программе появляется возможность добавить КОСГУ взносов и дополнительных выплат (212, 213, 214). Если установить на них флажки, суммы выплат по этим КОСГУ будут включаться в базу распределения расходов. В примере мы установили флажок на КОСГУ 213.

Теперь отразим затраты. Начнем с прямых затрат по выплате зарплаты. Создаем документ Отражение зарплаты в учете. Все затраты по начислению зарплаты и взносов мы отнесем на счет 109.60. Мы отнесли расходы по начислению заработной платы и взносов на Платное обучение и Предоставление общежития.

Отразим накладные расходы от поступления услуг. Для этого создаем документ Поступление услуг, работ. Во вкладке Бухгалтерская операция в поле Типовая операция выберите Накладные, общехозяйственные расходы и издержки обращения (109.70, 109.80 — 302.00) и в поле Счет дебета — 109.70.

Теперь отразим общехозяйственные расходы от поступления услуг. Для этого создаем документ Поступление услуг, работ. Во вкладке Бухгалтерская операция в поле Типовая операция необходимо выбрать Накладные, общехозяйственные расходы и издержки обращения (109.70, 109.80 — 302.00) и в поле Счет дебета — 109.80.

Для распределения накладных расходов на счете 109.70 и общехозяйственных расходов на счете 109.80 на прямые расходы на счете 109.60 необходимо сформировать документ Закрытие счетов производственных затрат (Услуги, работы, производство — Регламентные документы (затраты) — Создать — Закрытие счетов производственных затрат).

В открывшемся документе для его формирования заполните поля Период и Организация и установите для поля Отражать в флажок бух. учете или налог. учете в зависимости от того, в каком учете нужно отразить закрытие счетов производственных затрат. Также в документе можно задать отбор по КФО и ИФО.

После произведенных действий при нажатии кнопки Заполнить документ табличная часть документа автоматически заполнится. В документе заполнится раздел Распределение общих затрат, так как учреждение, согласно учетной политике, распределяет накладные и общехозяйственные расходы на себестоимость продукции, услуг.

Согласно нашим настройкам распределения накладных и общехозяйственных затрат, после проведения документа сформировались следующие проводки:

Чтобы списать прямые затраты от оказания услуг со счета 109.60 на текущий финансовый результат, применяется документ Списание затрат по услугам (Услуги, работы, производство — Регламентные документы (затраты) — Создать — Списание затрат по услугам).

Чтобы заполнить табличную часть документа, укажите КФО, по которому будет проходить списание затрат, и на закладке Затраты по услугам нажмите кнопку Заполнить. После заполнения табличной части затратами по счету 109.60 необходимо указать счет списания затрат. Это можно сделать:

• заполняя каждую строчку вручную
• групповым заполнением с помощью кнопки Установить счет списания

Проведем подготовленный документ. У нас сформировались следующие проводки:

Мы свели операции и проводки по учету расходов в таблицу:

Заключение

Учет производственных затрат — непростая, но интересная тема. Работа в 1С значительно упрощает этот процесс.