1С:БГУ 2.0: отпуска в бюджетном учёте

Право на использование отпуска у сотрудника накапливается каждый месяц. Организация при этом формирует резерв на оплату отпусков сотрудников.

Резерв отпусков — это источник выплаты отпускных, компенсаций за неиспользованный отпуск и уплаты взносов во внебюджетные фонды, который работодатель создаёт в текущем периоде для использования в будущем. В бухгалтерском учёте резерв на оплату отпусков формируется, чтобы обязанность работодателя по выплате отпускных, которая накапливается каждый месяц, была равномерно распределена на расходы.

Законодательство допускает рассчитывать резерв отпусков ежемесячно, ежеквартально или ежегодно. Например, если ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется сотруднику продолжительностью 28 календарных дней, то право на отпуск накапливается у сотрудника каждый месяц по 2,33 дня.

Как отразить резерв отпусков в 1С:БГУ 2.0

Рассмотрим документы и проводки по операциям, которые связаны с резервом отпусков. Например, на 31.01.2023 года в организации рассчитан резерв отпусков. Для отражения этой операции в БГУ 2.0:

• создаём документ Начисление резервов по отпускам (Учёт и отчётность — Заработная плата — Начисление резервов по отпускам); 

• в табличной части указываем сумму накопленного резерва отпусков, а также суммы резервов по страховым взносам;

• в графе Отражение в учёте указывается счёт, через который начисляем резерв (109.00 или 401.20).

На закладке Бухгалтерская операция документа указывается счёт 401.60, а также его реквизиты.

Одновременно с операциями по начислению резерва отпусков нужно сделать операцию по принятию отложенных обязательств. В программе это реализовано галочкой Принять отложенные обязательства

Проводки, которые сформированы документом Резервы по оплате труда

Для ведения резервов отпусков советуем использовать один элемент субконто Резервы и оценочные обязательства, а не разделять на Резерв отпусков и Резерв взносов по отпускам. Чтобы увидеть детализацию резерва отпусков, нужно сформировать оборотно-сальдовую ведомость по счёту 401.60 с группировкой по КЭК.

Как оформить очередной отпуск в 1С:БГУ 2.0

В июле сотрудник идёт в отпуск за счёт накопленного резерва. Оформляем документ Отражение зарплаты в учёте, в котором автоматически принимаются денежные обязательства.

Осталось разобраться с отложенными обязательствами.

При начислении отпускных за счёт резерва отложенные обязательства становятся обязательствами текущего года. Это значит, что сумму отпускных со счёта 506.90 нужно перенести на счёт 506.10, а сумму со счёта 502.99 — на счёт 502.11. Таким образом мы сформируем проводку по принятию обязательства текущего года на сумму отпускных.

Обычно в начале года организация принимает обязательства на всю сумму заработной платы за год. Чтобы не было задвоения сумм обязательств по отпускам, необходимо сторнировать проводку по принятию обязательств на сумму отпускных.

Как оформить отпуск авансом в 1С:БГУ 2.0

В предыдущем примере мы рассмотрели ситуацию, когда сотрудник сначала нарабатывает дни отпуска, а затем идёт в отпуск. Иногда сотруднику может быть предоставлен отпуск авансом. Например, сотрудник отработал 6 месяцев, то есть заработал право на 14 дней отпуска, но по семейным обстоятельствам ему необходимо взять 21 день отпуска. 

В Письме Минфина от 05.06.2017 № 02-06-10/34914 содержатся указания о том, что начислять отпускные за период, который работник ещё не отработал, нужно по кредиту счёта 302.00 и дебету счёта 401.50. Списывать расходы будущих периодов нужно по мере того, как сотрудник отрабатывает дни отпуска. Проводится это ежемесячно по кредиту счёта 401.50 и дебету счетов 109.00 или 401.20.

В БГУ 2.0 начисление отпуска авансом проводится в документе Отражение зарплаты в учёте. Здесь же принимаются денежные обязательства.

Списание же расходов будущих периодов необходимо выполнять в будущих месяцах. Размер списаний будет соответствовать возникающему праву на отпуск. Для отражения необходимо использовать документ Списание расходов будущих периодов, сумму в котором нужно указать вручную.